淺談加強干部人事檔案管理與利用

王秀琴

摘 要：近些年，企事業單位越來越重視干部人事檔案管理與利用。在干部的人事任免、退休、協議解除勞動合同中，往往要通過查閱干部人事檔案來確定相關信息。本文從川慶井下干部人事檔案專項審核工作中發現的問題入手，分析問題產生的原因，并從制度建設、人員管理、信息化建設等幾方面制定措施，進一步加強干部人事檔案的管理與利用。

關鍵詞：人事檔案；管理；信息化建設

一、干部人事檔案的重要性

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，干部人事檔案則是人事組織部門按照黨的干部管理政策，在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部的文字材料，與個人薪酬變化、職務變化緊密掛鉤，具有法律效用。干部人事檔案具有全面、真實、動態等基本特點，是歷史、全面了解干部的最重要信息源，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。

1.干部人事檔案是記載干部成長軌跡的重要依據。干部人事檔案收錄了干部的履歷、學歷職稱、入黨入團資料、人事任免等十方面的材料，記錄了干部成長、思想發展的歷史，能展現干部家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容。

2.干部人事檔案是人事組織部門用人的重要依據。人事組織部門為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準確地了解員工，通常會將考察現狀與查閱檔案材料中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等原始材料有機結合。同時在用人過程中形成的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總，歸入本人檔案，作為正確選拔和配置干部的重要依據。

3.干部人事檔案對干部自身有憑證的作用。由于檔案具有其真實性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依據和憑證作用，所以它有極強的法律效益。對于個人來說，無論是戶口遷移、財產繼承、就業、考研、公招、公考、出國政審還是職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續辦理以及各項證明的出具等等手續都將以檔案材料的審核為重要依據。

4.干部人事檔案在規范干部人事工作中起著檢查監督作用。干部人事檔案作為干部人事工作的主要信息載體，真實記錄著干部人事工作的重要過程，如組織部門對干部聘任、人事任免是否符合政策規定，是否符合程序規定等問題，都能通過審查干部人事檔案來發現和糾正。

二、人事檔案管理中存在的問題及原因分析

按照中組部和上級管理部門干部人事檔案審核工作安排，川慶井下對公司810名干部人事檔案進行了審核，共發現各類問題1241項（見圖1），大致分為以下幾類。

1.檔案材料不齊全。通過此次檔案專項審核，發現檔案資料不齊全占問題總數的69%，主要表現在干部考核表缺失、職稱評審材料不全、轉干審批表缺失。通過數據分析（見圖2），以上缺失材料集中在2001-2008年之間。

2.資料不規范。此次檔案審核發現另一個問題就是檔案資料填寫不規范，如干部本人未按要求填寫相關資料，部分資料無部門審批意見，無負責人簽字，甚至無公章。

3.檔案轉遞不及時，存在“人檔分離”現象。此次檔案審核中發現仍有2人早期檔案未及時轉入，主要為學籍檔案缺失，經排查2人學籍檔案在上級檔案管理部門找到。

4.信息填寫不規范，存在前后矛盾甚至涂改現象。檔案資料填寫不規范，部分人員檔案中存在信息前后不一致現象；個別信息存在涂改現象。

5.傳統紙質檔案存在管理風險。干部人事檔案因紙質材料所特有的缺點，大大增加了原始文件的保護難度，在保存、查閱過程中還可能存在被人為抽取、換撤、涂改等現象。

出現以上問題主要原因一是對材料歸檔制度宣貫不夠，很多部門和個人對檔案材料的規定缺乏了解。二是檔案管理部門對人事檔案重視程度不夠，制度執行不嚴，在工作中缺乏主動性。三是干部人事檔案資料信息收錄時間早、相關資料跨度長，當事人存在部分信息記憶不準，誤填錯填并時有涂改更正現象。

三、加強干部人事檔案管理的對策和意義

1.嚴格干部人事檔案轉接歸檔制度。加強人事檔案轉遞管理，重點做好以下三方面工作，一是檔案轉出方按照人事組織部門的要求，及時、準確、安全、全面地進行人事檔案轉遞工作，杜絕誤轉、自帶等現象的發生；二是檔案接收方做好人事檔案的催交工作，對單位內部新增人員及時與原單位溝通，對新增人員的人事檔案進行接收；三是檔案管理方在日常檔案管理過程中，做好新增入檔資料的催交工作，必須建立材料收集歸檔、索取催要、收集登記等制度，使收集工作制度化、規范化，保證將所形成的應歸檔的材料及時地、不遺漏地集中到干部人事檔案管理部門。

2.加強責任心教育，提高全員檔案意識。要加強檔案管理人員的責任心教育，檔案管理人員要根據材料形成的時間規律、信息規律、變化規律及時索取材料，廣泛收集。同時提高全員的檔案意識，檔案管理部門要及時將干部檔案歸檔的標準和最新政策向相關部門進行宣傳，并明確歸檔項目類別，從源頭上避免信息填寫不一致、隨意涂改等現象。

3.實行干部人事檔案分類管理。在現有的干部管理框架內，應對干部人事檔案應進一步分類管理，對科級管理人員和一般管理人員的人事檔案應區別對待，從檔案管理日常管理、檔案查閱上提升對科級管理人員的檔案管理標準。避免個別人員因為職務便利或利益因素更改檔案中重要信息。

4.加強干部人事檔案信息化管理。目前川慶井下已經通過ERP系統應用，將各種檔案資源轉化導入文檔目錄數據庫，并探索通過數字化掃描技術，將檔案原件以數字化的形式予以存儲，通過這種途徑可提高工作效率，減少紙質檔案的翻閱次數，延長使用壽命。同時電子信息與原始干部人事檔案相互印證，加強檔案監管，從體制上、技術上杜絕檔案被人為更改等現象發生。