以專項審核為契機完善干部人事檔案功能相關問題研究

潘曉蓉

摘要： 干部人事檔案工作是干部管理工作的重要內容，是選好用準干部的必要條件。本文根據目前部分企業干部檔案管理現狀，分析了檔案管理中存在的問題，并以中組部檔案專項審核為契機，提出完善干部人事檔案功能、提高干部檔案管理水平相關措施。

Abstract： Cadre personnel file work is an important content of cadre management work， and is the necessary condition to select cadre. Based on the current situation of the cadre file management of some enterprises， this paper analyzes the existing problems in the files management， and puts forward the relevant measures to improve the cadre personnel file function and the management level of the cadre file.

關鍵詞： 專項審核；干部人事檔案功能；完善措施

Key words： special audit；cadre personnel file function；improvement measures

中圖分類號：D630.3 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）17-0017-02

0 引言

干部人事檔案記載了干部的基本信息，反映了組織對干部的基本評價，是組織人事部門考察和選用干部的重要依據。隨著干部人事制度改革的深化，干部選拔的方式方法有了很大改進，但要全面、歷史地了解和考察干部，堅持公道正派的選人用人，查閱干部檔案始終是一條最基本的途徑。這是因為，干部人事檔案具備特有的信息儲存和證據功能，能夠動態地記錄干部的政治思想、品德作風、個人經歷、工作表現及主要業績等，是組織全面了解干部的第一手資料，同時也是組織客觀評價、正確使用干部的基本憑證和重要參考。

1 干部人事檔案專項審核產生的背景

一段時間以來，各地干部人事檔案中年齡越填越小、學歷越填越高、工齡越填越早的現象屢被曝光，對社會造成負面影響。而從目前實際情況看，不少企業干部人事檔案中仍然存在著材料不齊全、不規范，信息記載不準確，甚至是涂改造假等現象，嚴重影響了干部選拔工作的公信力。針對這些問題，中共中央組織部出臺了相關文件，組織開展干部檔案專項審核集中整治工作，要求各級組織人事部門進一步加強干部檔案從嚴管理，對干部人事檔案工作提出了更新更高的要求。

2 專項審核指出的干部人事檔案管理問題

第一，一些企業對干部檔案管理的重要性認識不夠。具體表現在：一是檔案意識不強，沒有按要求配備專職檔案管理人員，管檔人員多是身兼數職，難以將主要精力用于檔案工作，致使檔案工作常常“讓位”于其他業務工作，存在滯后性。二是檔案管理場所不達標，檔案室硬件設施配備不齊全，檔案保管條件比較落后。三是檔案管理人員更換頻繁，隊伍不穩定，綜合素質及業務能力有待加強。四是檔案管理基礎薄弱，相關制度還不健全。

第二，檔案材料缺失嚴重，檔案宗卷質量不高。具體表現在：一是檔案材料收集不全、材料不完整。如干部任免審批表、干部考察材料、審計材料、獎懲材料等重要歸檔資料缺失嚴重，影響了干部檔案的查閱使用。二是檔案材料不完整。如干部履歷表中本人沒有簽名，考察材料無落款，審批組織沒有蓋章等等，造成材料失去原有價值。三是檔案材料沒有按要求及時歸檔和分類整理，沒有形成完整有序、規范的、高質量的檔案宗卷。

第三，干部的“三齡二歷”問題較為突出，尤其是出生時間和學歷，出現前后記載不一致甚至是涂改造假現象，干部檔案材料的真實性及信息準確性亟需加強。

第四，檔案數字化管理滯后。目前，多數企業干部人事檔案僅局限于紙質材料，日常干部人事檔案的提供利用也主要是以實體檔案為主，缺乏完整的檔案數據庫系統或專門的管理軟件。雖然實體檔案能直觀的反映出干部的個人信息，但由于使用時需調取、翻閱、查找相關內容，加大了工作時間及難度，從而導致檔案管理工作效率降低，同時也不利于紙質檔案材料的保護。

3 干部人事檔案管理功能完善措施

3.1 提高思想認識，創新管理理念

思想決定行動。現代企業要想真正做好干部檔案工作，就必須從思想上高度重視。要進一步轉變思想更新觀念，正確認識到干部檔案對組織和個人的重要性，堅持把干部檔案管理納入企業重要的工作日程，并作為一項常規性工作來抓，堅決杜絕“說起來重要、抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現象；要加強干部檔案室的基礎設施建設，加大人力物力投入，配齊配強硬件設備，確保檔案材料的安全；要強化干部檔案管理隊伍，堅持標準、嚴把入口，選派政治可靠、作風正派、責任心強的黨員干部從事檔案管理工作，并根據實際需要，及時充實力量、優化結構、加強培訓，不斷提高檔案管理人員的業務素質及工作水平，保持隊伍相對穩定；要建立健全干部檔案制度，嚴格日常管理，完善工作機制，使干部檔案在材料收集、整理、查借閱、轉遞等各個環節都有章可循、有據可依，逐步實現干部檔案的制度化、規范化管理。

3.2 從嚴管檔，確保檔案信息的真實性和準確性

真實性和準確性是干部檔案的靈魂，也是維護干部工作嚴肅性的基本保證。企業的組織人事部門，可根據實際工作需要，隨時對干部檔案進行集中審核，并在審核過程中注意以下幾點：首先，要增強審核人員的責任意識和業務水平，嚴格按照政策規定和程序要求辦事，堅持原則、從嚴把關，切實維護檔案審核工作的權威性和嚴肅性。其次，可借助審核工作對干部檔案進行一次全面“體檢”，重點核實干部的“三齡二歷一身份”，通過檔案初審、問題匯總、材料調查、組織把關等方法，真正查實核準干部檔案信息。同時，對于“三齡二歷”等信息記載不一致或存在涂改現象的，要以相關政策法規為依據，本著尊重歷史、尊重事實的原則，認真查閱原始資料，多方調查核實后重新給予認定。再次，要加強干部檔案相關法律制度建設，強化干部檔案工作流程和監管環節，營造風清氣正的選人用人環境。最后，要建立檔案審核的長效機制，做到檔案材料“凡進必審”，嚴把檔案材料的“真實關”、“準確關”和“質量關”，以確保檔案信息的真實性和準確性。

3.3 動態管檔，提升檔案信息的充實性和完整性

為保證干部人事檔案數據信息的充實性和完整性，檔案管理部門要與形成檔案材料的相關部門，建立材料收集聯系制度及移交機制，定期或不定期地向有關部門和干部本人收集材料，使檔案材料的收集做到經常化、規范化、制度化，確保干部檔案信息時刻處于動態的更新當中。同時，檔案管理部門要做好檔案材料的接收登記工作，對于缺少的檔案材料，要及時查詢、找補；對于能體現干部個人能力素質及個性特點的材料，更要積極收集，以此加強個性化的檔案信息建設。

比如：在形成管理型干部的檔案信息時，可以將其工作風格、群眾認可度等信息記錄在檔案相應材料中；而對于技術型干部而言，可將其學術研究與技術推廣成果等材料進行歸檔，有效提升干部人事檔案信息的完整性與多樣性[3]。

3.4 大力推進檔案數字化建設

現代企業中，要想提高檔案管理人員的工作效率，就不能僅僅采用依靠業務人員手工操作檔案這種傳統的模式來管理檔案，而應在條件允許的情況下，利用現代化數字技術對檔案進行管理，開發適應性較強的干部檔案系統或專門的管理軟件，以達到高效工作的目的。首先，企業管理者應樹立正確的數字化管理理念，加大對檔案數字化建設的各項投入，依靠研發人員積極建設干部檔案管理系統。其次，檔案管理部門要以高質量、高標準的干部人事檔案為基礎資料，運用數字化計算機技術實現對檔案信息的實時錄入與審查。再次，檔案管理人員可通過高速掃描儀器將文本檔案按照原貌轉換成圖像文件，并編制目錄索引，同時建立相應的數據庫，通過構建完善的檔案目錄結構及強大的檢索功能，保證數字化檔案管理工作的便捷性與有效性。最后，檔案管理人員還要對數字檔案進行備份處理，避免出現材料受損或造假的現象，有效提升了信息資源的安全性[4]。

4 結語

本文將中組部檔案專項審核作為契機，全面分析了干部人事檔案管理中存在的問題，并提出幾點問題的解決措施，以期現代企業干部檔案管理部門可以轉變傳統的工作觀念，提高檔案管理整體水平。

參考文獻：

[1]徐正華，曹慧，尹淵博，等.以專項審核為契機完善干部人事檔案功能[J].珠江水運，2015（24）：84-85.

[2]代紅.從干部檔案審核工作看干部人事檔案功能的完善[J].北京檔案，2012（11）：30-32.

[3]鄒黔榮.淺談如何管理好達標后的干部人事檔案——以黔東南民族職業技術學院為例[J].黑龍江檔案，2013（6）：90.

[4]邰曦.干部人事檔案審查工作的難點與對策[J].產業與科技論壇，2016，15（20）：212-214，215.