數字校園平臺下的高校辦公OA系統研究與應用

莫莉敏

摘 要 本文首先闡述了高校OA數字辦公信息系統的建設意義，介紹了OA辦公自動化系統的概念及主要技術；其次針對當前高校數字化辦公的特點進行了詳細闡述；再次就是對數字化校園基礎平臺對OA辦公系統的應用進行了剖析與講解；最后，對高校OA數字辦公信息系統的發展方向進行了前景展望。

關鍵詞 OA辦公系統；JAVA技術；數據

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）184-0076-02

1 高校OA數字辦公信息系統的建設意義

高校的傳統辦公模式中，院校各個部門之間缺少必要的信息鏈接通道，導致各個機構、部門的信息傳達不順暢，難以實現信息暢通和資源的共享的目的，在這種情況下，高校的辦公事務難以高效、協作完成。目前，我國高校的辦公事務以及基本管理職能不斷增多，高校校區數量也不斷增多，改進辦公模式，建設高校OA數字化辦公系統已迫在眉睫。

2 OA 辦公自動化系統的概念及主要技術

OA辦公自動化系統，是通過對電子計算機技術的有效結合，而建立的新型辦公管理軟件系統，其可以通過對組織日常工作的綜合管理，從而進一步實現企事業單位的現代化發展，并日益成為我國目前被廣泛應用的辦公系統之一。自我國1985年所召開的辦公系統化規劃會議后，OA系統在多層次的技術方面都得到了快速的發展，并已經成為企業發展中不可或缺的重要組成部分。目前，我國所廣泛應用的OA辦公自動化系統主要包括以下幾大主流技術：1）net+關系型數據庫技術，即net+RDB技術，其主要可以實現對組件的綜合搭配，實現個性化應用的自助搭配；2）SUN的JAVA+RDB技術，JAVA技術作為當前國內被廣泛應用的核心技術之一，其具有安全性、穩定性以及開放性等優點，其完全順應了當前互聯網社會的發展需求，而目前我國市場中的OA系統軟件中，有90%以上都采用JAVA技術；3）IBM Lotus Domino技術，IBM作為OA系統內的初始技術，擁有極強的穩定性，底層架構的安全性也廣受使用者的青睞；4）Suo基于saas的j2ee服務，其主要是利用了2006年所成立的 Suo公司，在以服務為主要技術理念的基礎上，實現了業務綜合流程的自動化，并加強了與第三方ERP的集成整合，從而形成了完整的報表體系，并為企業決策所服務。

3 高校數字化辦公特點

3.1 兼具實用性和便捷性

高校數字化辦公系統的構建，具有較強的實用性和便捷性。該系統具有較強的兼容性，能夠適應高校不同性質、不同組織方式的工作流程，并依據特定的行為方式運轉起來。該系統對高校組織結構的調整具有兼容性，可以承載大型關系數據庫系統。該系統是一個開放體系，客戶使用端可以依據本校的實際辦公特點進行系統的調整和修改，如用戶能夠在圖形化界面上通過快捷方式進行辦公流程的制定、修改以及控制使用狀態，還可以在實際的系統應用過程中，依據本校系統構建規模配置合適的管理員。該系統具有完善的工作流編輯器，基本涵蓋高校辦公事務的所有流程。

3.2 兼具標準性和協同性

高校辦公系統的開發應用實現了數據的協同應用。該系統嚴格遵循教育部及其他規定的信息管理規范和標準，進行標準花和協同化設計，可以實現上下級教育機構的公文信息交換，并且該系統也能夠滿足高校內部辦公的基本需求。另外，高校辦公系統構建標準數據接口，提高了數據交換的便捷性，方便與校內其他系統進行數據交互，便于高校領導查詢辦公數據。

3.3 兼具有效性和人性化

高校數字化辦公系統具有信息發布功能，能夠有效發布各項信息，其整體設計具有較強的人性化。辦公系統中任何信息只要滿足權限要求，都能夠發布到信息閱覽平臺中，而受到權限控制，用戶登錄系統盡可以看到相應權限內的信息。同時，系統信息閱覽平臺與高校門戶網站通過集成作用，可以實現門戶信息與OA系統信息的同步傳輸或發布。另外，系統還設計有人性化的在線幫助，及時幫助用戶了解、掌握搜索引擎的使用方法，讓用戶能夠全文檢索數據，滿足用戶的實際需求，而在高校用戶搜索過程中，實現模糊查詢和精確查詢的雙重查詢，以便于用戶擴大搜索范圍，獲得所需的資料。

3.4 兼具靈活性和安全性

高校數字化辦公系統具有靈活的權限控制和完善的安全機制。可以在授權平臺上實現人和權限的有效匹配。安全機制則是確保辦公系統安全的必要保障，系統的安全機制由3部分構成，分別是網絡登錄驗證、數據庫登錄驗證、應用管理模塊，系統客戶端通過分級授權和驗證機制，保障了辦公數據傳輸等安全性。這種多層次的安全機制可以充當辦公系統的防火墻，提高了系統的安全性，同時也有利于防范病毒、黑客的非法攻擊。

4 數字化校園基礎平臺中OA辦公系統的應用

OA辦公系統的建設前提是要構建數字化校園，通過信息技術來滿足高校辦公信息的運轉需求，以此實現數字資源的合理應用。數字化校園本質上屬于信息虛擬教育環境，是在傳統的校園空間上，實現環境（包括設備、教室等），資源（如圖書、講義、課件等）以及應用（包括教、學、管理、服務、辦公等）的全部數字化，有效拓展現實高校的時間和空間維度，提升高校辦公以及管理效率和質量，擴展高校的業務功能，最終實現數字化的構建目的。

高校的數字化校園項目建設上，身份認證、數據中心及信息門戶平臺的建設是最為關鍵的3個環節，重視三大信息平臺的建設，可以滿足現代高校信息服務和網絡應用的要求，有利于構建數字化的網絡環境。OA辦公系統以數字化校園平臺技術為基礎，其信息服務的廣度、深度以及集成功能均顯著提高，與傳統的OA辦公系統存在本質區別，高校OA辦公系統的內容可以說涵蓋了高校的所有行政辦公事務，其平臺的建設推進了高校自動化辦公進程，另外系統內容的廣度不斷擴展，具體表現在以下多方面，如領導辦公日程、日常公文處理、信息傳輸統計與發布、督查督辦、印章管理等都充分應用了該系統。

由于高校OA辦公系統涵蓋范圍較廣，行政內容較多，因此其具體的工作流程定義也隨之增多，因此在系統的核心發文流程梳理、推廣中，依據可行的流程圖：如圖所示。擬稿人將擬稿后發送給部門負責人審核，審核通過后，發送給黨政辦公室主任審核，如果需要修改，退回擬稿人進行修改。黨政辦公室主任核稿完畢以后，發送給擬稿人，擬稿人按照審核意見將該文件發送給相應負責的院領導進行會簽和簽發。考慮到實際工作中擬文人作為文件負責人，設置了“擬文人轉辦”環節，主要是擬文人在文件流轉過程中能夠依據各位領導批示的意見進行下一步操作，該環節完成后，將擬文發送給工作人員登記編號、成文套紅以及排版打印，后發送給文印室，該室工作人員依據相關標準進行成文分發，后結束整個發文流程，對成文進行歸檔。

5 高校數字OA辦公系統前景展望

數字OA辦公系統是高校數字化校園建設的重要部分，是一個循序漸進、持續發展、逐步認識的過程。在今后的建設中，堅持以需求為導向，以應用促發展，理性地發現和解決問題，從應用需求和財力實際出發，與時俱進，有計劃、分步驟地實施，帶動學校的信息化工作。展望數字OA辦公自動化系統發展的未來，必將取得更加豐碩的成果。