檔案管理的安全保密及信息化檔案管理分析

韓春霞

[摘 要]隨著信息技術的飛速發展，各行各業也逐漸實現了信息化的管理，但是在檔案管理的過程中其信息化管理工作很難獲得有效的開展，究其原因，主要是管理人員對信息技術的掌握不夠深入，且檔案管理行業中缺乏較為專業的信息技術人才，這就使得信息化檔案管理工作出現了較多的問題。因此文章對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理進行了深入的研究，分析了檔案管理安全保密及信息化檔案管理的作用以及存在的問題，從而提出了有效應對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理問題的策略。

[關鍵詞]檔案管理；安全保密；信息化檔案管理；策略分析

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.193

1 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的作用

檔案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技術、計算機技術以及網絡技術，其主要是以檔案資源為主要對象，以管理檔案的有關理論為指導，依托檔案工作，結合國家檔案管理以及信息社部門的相關要求，而展開的收集、整理、開發、保管以及利用檔案的工作。目前，檔案管理安全保密信息化是其主要的發展趨勢，同時也是保障社會文明進步的重要前提。在我國的檔案管理史中，最重要的環節就是檔案管理安全保密工作。所以檔案管理業發展實現可持續的基本保障就是檔案管理安全保密工作，而信息化檔案管理對于其安全保密工作具有十分重要的作用和意義。

2 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問題

2.1 管理技術、人才缺乏

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理過程中，工作人員管理技術缺乏，專業信息技術人才缺乏，管理經驗以及管理意識缺乏等，是目前檔案管理工作面臨的首要問題。而由于檔案管理人員缺乏相關的信息技術以及管理知識，使得檔案的保密工作、管理工作以及查閱工作等，出現了各種各樣的問題。同時由于信息管理軟件未能獲得廣泛的應用和推廣，加之相關管理工作缺乏一定的統一性，因此使得信息化檔案管理不能獲得有效的推進。而在檔案管理工作中，由于缺乏完善的、規范性的標準，使得檔案管理行業的發展也面臨較大的挑戰。同時在實現信息化檔案管理的過程中，信息技術以及管理知識的相對缺乏，使得卷案管理以及檔案管理等工作的開展受到了阻礙。因此必須引進大量的檔案管理專業人才，同時不斷增加專業信息技術人才，才能促使信息化檔案管理能夠達到較高的水平。

2.2 檔案管理性質理解不正確

檔案管理工作不僅僅是簡單保存各種形式、各種工作的文檔以及歷史記錄，同時它也是領導考察工作的重要憑證和制定決策的基礎依據，甚至還是基礎設施建設以及科學研究的重要參考資料。盡管檔案管理工作具有非常重要的作用和意義，但是在該領域中，相應的管理人才非常少，主要原因有兩點：一是針對檔案管理的工作內容，很多人的理解都不正確，這就使得開發和利用檔案資源方面出現了一定的缺陷。二是針對檔案管理工作的性質，人們的理解也缺乏一定的正確性，且最初開展檔案管理工作的目的主要是提供一定的資料服務，且對象是單位上的一些工作人員。但目前檔案管理工作的功能以及業務等不斷在拓寬，且檔案保密、開發、保管以及查閱等，也屬于檔案管理的范疇。另外很多人在找工作的過程中，比較喜歡見效早、上手快的工作，且普遍認為檔案管理工作沒有光明的前途，因此很多人不愿意從事檔案管理的相關工作。

2.3 信息化檔案管理理念缺乏

目前在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面臨的重要問題。同時管理技術落后、管理模式陳舊，未能順應時代發展，采用先進的信息技術以及網絡技術管理檔案，也是其面臨的重要問題。目前，國內各大行業，如銷售、設計、餐飲，甚至是快遞行業，都逐漸應用到了信息化技術，但是在檔案管理領域中，信息化發展則非常緩慢。在開展檔案管理工作的過程中，信息化檔案管理未能獲得良好推進，則需要相關工作人員堅持不懈地進行建設，且要采取有效的措施不斷地解決信息化檔案管理過程中面臨的各種問題。

3 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的策略

3.1 增強管理人員的專業素質

針對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理中存在的問題，首先相關部門需要采取一定的措施，不斷增強管理人員的綜合素質以及專業素質，即組織其進行定期的管理技術教育和培訓，不斷增強其檔案管理責任意識，使管理人員能夠形成一個具有嚴明紀律的工作隊伍，從而為檔案管理提供更好的管理服務。而在對管理人員開展教育培訓的過程中，需要不斷增強其檔案管理安全保密意識，并對信息化檔案管理加強建設，同時根據我國檔案管理的相關規定，制定出嚴格的檔案管理安全保密制度，并對安全保密人員加強實踐和教育，從而增強其應用水平，以便達到信息化檔案管理的基本要求。

3.2 樹立信息化檔案管理意識

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，檔案管理機構、工作人員以及相關機構需要對該項工作的發展前景進行明確，并且要對檔案管理工作的具體性質進行正確的認識和解讀，特別是針對檔案管理的安全保密工作，必須對管理人員加強安全保密意識的培養，避免不法分子通過各種途徑對檔案信息進行非法竊取，從而避免給社會帶來嚴重的經濟損失。同時在加快建設信息化檔案管理的過程中，還需要科學地規劃檔案信息管理工作，增強檔案信息管理的安全性，避免檔案信息喪失其應有的價值。例如企業在對檔案信息管理進行推進的過程中，不能對信息技術人才進行大量的招攬，同時也不能招攬一些不具備檔案信息管理經驗和技術的人才，因為這些人才往往缺乏相應的檔案管理素質，而已經招攬的人才，則必須對其進行集中培訓和教育，不斷增強其信息化檔案管理的意識，增強其檔案管理安全保密意識。

3.3 加快實現信息化檔案管理

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，相關的管理結構必須具有較為長遠的發展目光，且對于檔案管理行業的競爭規律以及發展趨勢具有較為清晰的認識。同時既要加強研究檔案管理安全保密的技術性，也要對傳統檔案管理制度以及技術進行不斷的創新和改革，以確保檔案管理的絕對保密性。同時要將檔案管理信息軟件與檔案管理的實際內容進行有效的匹配，不斷增強信息化檔案管理的效率。另外要將信息化檔案管理工作進行有效的落實，不斷制定出先進的檔案管理信息化制度，以便快速推進我國檔案管理事業發展的進程。例如，由于當前信息化檔案管理的相關軟件相對較少，因此在實現檔案管理信息化的過程中，其面臨著較大的阻礙。因此必須對信息化檔案管理的標準加以明確，以確保真正意義上實現信息化的檔案管理。

4 結 論

綜上所述，近些年，檔案管理行業的發展受到了較大的限制，且人們對于檔案管理工作也沒有表現出較大的興趣和重視。隨著信息技術的不斷發展，檔案就是信息資源，且管理檔案等同于整理和收集信息資料。因此實現信息化的檔案管理具有十分重要的意義和作用。而為了有效地增強檔案管理的效率，則需要加快建設信息化檔案管理，同時借助各種有效的措施，對這兩個支點加強研究和鞏固，并結合當前先進的檔案管理模式和管理經驗，不斷豐富管理工作人員的管理經驗和技能，從而確保檔案管理實現良好的信息化。

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