Office自動(dòng)化技術(shù)在辦公中的應(yīng)用

段悅

[摘 要]Office辦公軟件是一套得到廣泛應(yīng)用的辦公軟件，無論是大公司的辦公人員還是正在進(jìn)行辦公軟件操作學(xué)習(xí)的學(xué)生都普遍使用Office辦公軟件進(jìn)行相關(guān)操作。但是人們?cè)谶M(jìn)行利用Office辦公軟件工作的過程中往往使用的都是最基礎(chǔ)的Office功能，對(duì)于其辦公自動(dòng)化方面功能的開發(fā)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，文章就從Office辦公軟件自動(dòng)化技術(shù)開發(fā)的角度來進(jìn)行簡(jiǎn)單的介紹。

[關(guān)鍵詞]Office；辦公軟件；自動(dòng)化技術(shù)；辦公應(yīng)用

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.191

由于Office辦公軟件中的自動(dòng)化相關(guān)技術(shù)可以讓電腦上的應(yīng)用程序中的特定的部分功能進(jìn)行調(diào)用，讓這些辦公軟件被當(dāng)作某一個(gè)Office中的對(duì)象，進(jìn)而提供給另外的使用者指定應(yīng)用程序，并且能通過某個(gè)應(yīng)用程序來進(jìn)行其他應(yīng)用程序的管理和操縱，可以避免只能使用window操作系統(tǒng)中附帶的基礎(chǔ)“復(fù)制、粘貼”等功能來進(jìn)行數(shù)據(jù)的調(diào)用，方便辦公人員使用Office軟件這個(gè)調(diào)用程序中的功能進(jìn)行引用的過程就是Office自動(dòng)化技術(shù)，辦公人員如果能進(jìn)行自動(dòng)化技術(shù)開發(fā)，在辦公的時(shí)候就可以提升辦公效率。接下來，筆者將從三個(gè)方面簡(jiǎn)單介紹如何在Office辦公軟件的使用過程中開發(fā)自動(dòng)化技術(shù)。

1 利用Excel自動(dòng)化技巧，提高工作人員辦公效率

Office辦公軟件中的Excel表格軟件在辦公方面有著廣泛的應(yīng)用，人們可以利用Excel制表功能將數(shù)據(jù)進(jìn)行比較合理、清晰的展現(xiàn)，提升辦公人員處理數(shù)據(jù)的效率，所以許多公司制作報(bào)表都需要使用Excel表格功能，因此辦公人員在開發(fā)Office辦公軟件相關(guān)自動(dòng)化技術(shù)的時(shí)候就需要對(duì)Excel表格軟件有很深刻的了解，由于使用Excel辦公軟件的時(shí)候在利用局域網(wǎng)把公司中有業(yè)務(wù)關(guān)系的部門和機(jī)構(gòu)進(jìn)行連接，就可以十分輕松地形成一個(gè)小型辦公場(chǎng)所、辦公人員利用Excel辦公軟件進(jìn)行制表數(shù)據(jù)之間的流暢接收，迅速地將辦公所需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，提升辦公效率。由于Excel辦公軟件具備強(qiáng)大的運(yùn)算分析能力，在學(xué)習(xí)使用的時(shí)候，學(xué)習(xí)者能夠十分輕松地掌握相關(guān)操作，容易上手。在Excel辦公軟件中，最常用的就是函數(shù)功能，能夠給辦公人員從相對(duì)煩瑣枯燥的計(jì)算任務(wù)中解放出來，通過Excel辦公軟件中事先設(shè)置好的函數(shù)公式實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的運(yùn)算。辦公人員們要利用好Excel辦公軟件的強(qiáng)大自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理能力，提升辦公效率。

工作者們可以在進(jìn)行相關(guān)公司中的工作量信息統(tǒng)計(jì)的任務(wù)過程中使用Excel辦公軟件自帶的比較全面的數(shù)據(jù)運(yùn)算功能，對(duì)于公司中每個(gè)月工作信息，在其中輸入相關(guān)統(tǒng)計(jì)而得到的數(shù)據(jù)，選擇相關(guān)正確的運(yùn)算公式來進(jìn)行精確、迅速的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，讓檢查公司相關(guān)工作表格的人員一目了然，對(duì)于整個(gè)公司工作的管理方向和出現(xiàn)問題都有一個(gè)清晰的導(dǎo)向。在一些企業(yè)和人事單位，經(jīng)常會(huì)為了進(jìn)行整體工作的部署而進(jìn)行公司情況的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，如果使用WPS和Word等辦公軟件來完成這項(xiàng)數(shù)據(jù)處理工作可能會(huì)出現(xiàn)軟件不兼容的情況，但是使用Excel辦公軟件就能比較準(zhǔn)確而快速地提升統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)工作效果，在進(jìn)行辦公的時(shí)候，如果事先進(jìn)行所需信息檢索設(shè)定，Excel辦公軟件就能把人們需要的信息進(jìn)行自動(dòng)篩選，將辦公人員最需要的信息優(yōu)先呈現(xiàn)給人們。

2 掌握相關(guān)自定義功能，提高工作人員辦公效率

辦公軟件的普及讓人們能夠十分輕松地處理需要的數(shù)據(jù)，公司和單位的辦公效率都大大提升，但是每個(gè)人的辦公習(xí)慣都有所差別，在進(jìn)行操作的時(shí)候如果能將Office辦公軟件進(jìn)行自定義設(shè)置，將Office辦公軟件進(jìn)行最適合自己操作習(xí)慣的修改，不僅僅讓Office辦公軟件自動(dòng)化特點(diǎn)更加凸顯，還能讓辦公人員感受到Office辦公軟件人性化的一面。由于Office辦公軟件在人們的工作中的廣泛應(yīng)用，微軟公司就不斷推出新的Office辦公軟件版本，導(dǎo)致辦公界面會(huì)出現(xiàn)變化，人們?nèi)绻軌蚶米远x功能進(jìn)行Office辦公軟件操作的設(shè)定，就能在辦公中更加自如，增強(qiáng)Office辦公軟件用戶體驗(yàn)。接下來就給讀者介紹幾種常見的Office辦公軟件自定義功能設(shè)定方法。

第一種比較常用的Office辦公軟件自定義功能設(shè)定就是對(duì)自定義功能區(qū)進(jìn)行設(shè)定，由于在辦公中Office辦公軟件分成了選項(xiàng)卡、命令卡和組的三級(jí)管理模式組成的界面，而人們常用的辦公指令都排列在Office辦公軟件的頂端，在進(jìn)行辦公的過程中如果用戶命令存在于多個(gè)選項(xiàng)卡之間，辦公人員就可以使用新建選項(xiàng)卡的方式來進(jìn)行辦公指令重新排列的目的，在人們常見的Word辦公軟件中，就可以把常用的設(shè)置格式功能、圖形設(shè)置等功能放置在相同的新建選項(xiàng)卡中，先打開一個(gè)“自定義功能區(qū)”，然后尋找到主選項(xiàng)卡中的新建，在新建的選項(xiàng)卡中把自己常用的辦公指令進(jìn)行排列，完成Office辦公軟件自定義功能設(shè)定。

第二種常見的自定義功能區(qū)設(shè)定就是將添加命令進(jìn)行自定義，由于系統(tǒng)本身帶有默認(rèn)組，在人們完成添加操作以后不能夠?qū)@些系統(tǒng)默認(rèn)組中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改或者刪除。這時(shí)候就需要自定義添加指令來進(jìn)行系統(tǒng)默認(rèn)組中的數(shù)據(jù)的修改或者刪除。人們需要重復(fù)自定義功能區(qū)設(shè)定中的操作，新建一個(gè)選項(xiàng)卡，在這個(gè)選項(xiàng)卡中進(jìn)行辦公指令的“重命名”操作，然后在命令選擇列表中設(shè)置好所有的設(shè)定的命令進(jìn)行全選，如果在上一步操作中進(jìn)行了“字體”的重命名，就需要選擇所有相關(guān)的字體辦公命令，然后進(jìn)行自定義添加操作，將相關(guān)的字體格式都完成添加，這樣就可以對(duì)系統(tǒng)默認(rèn)組中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改或者刪除。

3 熟練常用辦公軟件技巧，提高工作人員辦公效率

工作員工如果能夠熟練掌握Office辦公軟件的一些常用技巧，在辦公的時(shí)候就能比其他人有著更高的效率，也能夠保持自己在激烈的工作崗位競(jìng)爭(zhēng)中得到更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力，從而更加熟練掌握相關(guān)知識(shí)技能。計(jì)算機(jī)辦公軟件自動(dòng)化技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用不僅僅是為了單單的人員技能的提高，更反映著一個(gè)公司企業(yè)對(duì)于辦公自動(dòng)化管理的思想，在很多傳統(tǒng)企業(yè)中由于管理層次的嚴(yán)格，自動(dòng)化管理機(jī)制并沒有得到最好的應(yīng)用，而在一些利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行主要辦公的公司中，其交流途徑就顯得更為流暢，在公司內(nèi)部的各個(gè)部門之間互相有所感應(yīng)，整個(gè)企業(yè)在運(yùn)作中也就有了更為整齊、規(guī)范的特征，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)管理水平的提升。因此，在如今的企業(yè)運(yùn)作中，需要提升辦公人員對(duì)于Office辦公軟件技巧的熟悉，提升公司內(nèi)部運(yùn)作效果。

在進(jìn)行Office辦公軟件操作的時(shí)候，辦公人員可以通過自定義設(shè)定來將著重號(hào)添加到Word工具欄中，在“命令”一欄尋找到“DotAccent”命令，然后將著重號(hào)拖拉到工具欄上，在以后的Office辦公軟件相關(guān)操作中就能夠通過點(diǎn)擊“著重號(hào)”命令來實(shí)現(xiàn)添加。在工作員工使用Office辦公軟件的時(shí)候，常常會(huì)被要求制作目錄，以此保證瀏覽者能夠一目了然文件中的內(nèi)容，人們可以將Word文檔中大標(biāo)題設(shè)置為標(biāo)題2，然后將下一級(jí)標(biāo)題依次降級(jí)，然后在“插入”菜單中選擇標(biāo)有“目錄”字樣的標(biāo)簽，在設(shè)置的時(shí)候選中頁(yè)碼和右對(duì)齊選項(xiàng)，利用系統(tǒng)默認(rèn)的二級(jí)格式模板，在點(diǎn)擊了“選項(xiàng)”以后彈出的“目錄選項(xiàng)”，然后在已經(jīng)設(shè)置過的“2、3”小標(biāo)題中輸入“1、2”，然后刪除標(biāo)題后面出現(xiàn)的數(shù)字，就可以成功完成數(shù)秒之內(nèi)自動(dòng)生成目錄的設(shè)定了。辦公人員如果能夠熟練掌握相關(guān)Office辦公軟件技巧，就能大大提升辦公效率，節(jié)約了時(shí)間的同時(shí)也能更好地認(rèn)識(shí)Office辦公軟件的巧妙之處。

總之，在進(jìn)行Office辦公軟件自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用的過程中需要辦公人員對(duì)于Office辦公軟件本身有一定的深度認(rèn)識(shí)，才能更好地應(yīng)用Office辦公軟件自動(dòng)化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在辦公過程中巧妙利用自動(dòng)化功能完成Word或者是Access等常用辦公軟件的數(shù)據(jù)處理。節(jié)約辦公人員進(jìn)行電腦文案操作的時(shí)間，提升工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]梁紅月.以知識(shí)管理為核心的第三代OA系統(tǒng)[J].北京郵電大學(xué)學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2015（2）：105.

[2]李小遐.宏在Excel 2010中的應(yīng)用[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2014（3）：77-78.

[3]王晶.利用VBA及Office自動(dòng)化技術(shù)輔助人事辦公[J].信息技術(shù)，2015（10）：80.