淺析鎮江市房地產檔案信息化管理

張秋香

（鎮江市云臺居住房產管理處 212000）

房地產檔案，是產權產籍管理活動中形成的權證、契約、文件、圖表、賬冊等不同形式和載體的記錄，是政府、企業在生產、經營和管理活動中掌握市場主動的重要參考依據。隨著國內信息化的飛速發展及房價的上漲，房企與百姓對地產信息的關注度也在不斷提高，其重要性不言而喻。

一、房地產檔案信息的特點

總體來說，目前房地產檔案信息具有以下特點：

1、涉及范圍與內容廣。它既包括前期準備過程中形成的材料，包括可行性論證、勘察設計等；也有建設過程中形成的材料，包括施工建設、竣工驗收、交付使用等；還有服務過程中形成的材料，包括銷售、售后等。從檔案內容看，涵蓋了文書檔案內容、工程技術內容、經濟核算內容等。

2、涉及部門與領域多。涉及發改、土地、規劃、房管、市政、管網配套等多個部門。而房屋的結構、產權關系、水電氣暖、寬帶等配套設施的基本信息對購房者具有重要的作用。

3、重要性高。房地產具有價值高的特點，在單位或個人財產構成中都占有重要地位。因此，房地產檔案的有無，記載是否準確全面，保管的好壞，都將對產權人產生一定的甚至是巨大的影響。

二、鎮江市房地產檔案信息化的發展現狀

目前，我市已經基本建立了房地產檔案管理的初步信息化辦公。各部門、各單位已經能夠利用云計算及大數據條件為房地產檔案管理服務。通過各自不同的錄入、審批、決策系統，數據能夠得到很好的歸類與查閱，實現資源共享。但由于房地產檔案信息本身的特點，即范圍廣、來源雜，各單位的數據無法共享互聯，為房地產檔案的準確獲取及更好利用造成了很大不便。政府、企業的房地產檔案管理工作還存在以下問題：

1、檔案信息準確度不夠高。由于歷史問題的存在，過去制作的圖紙、音像資料經過長期保存后，質量受到影響。這些數據材料可能存在不同的使用難題，如圖紙清晰度不高，音像材料噪音嚴重，數據材料內容不完整，來源不明，準確度不夠等問題。同時，由于不同時期對資料的要求標準不同，部分需要的信息材料已經無法獲取，使得檔案材料的質量無法進一步提高。這些原因共同造成了早期的房地產施工、審批資料質量較低，數據準確度不高。

2、檔案信息整理歸檔操作難度大。由于數據的不夠準確，數據種類的繁雜，對信息化管理造成了極大的處理難度，如不同材料的數據結構不同，側重點不一樣，或是部分必要數據失真導致無法成功歸檔。雖然云計算及大數據已經在部分單位得到了初步應用，但對于絕大部分單位而言，處理各類不同的數據結構，對錯誤信息進行有效剔除，房地產數據管理遇到了不少麻煩。

3、“信息孤島”問題嚴重。在許多單位，數據檔案存在不同的數據管理工具。同時，各單位之間，因保密的關系數據無法實現有效及時地共享。由于房地產檔案的自身特點，其涉及面廣，資料來源雜，數據范圍廣泛，檔案資料的各類信息在許多單位無法完全取得，也無法總體聯系起來。這就造成了各單位檔案管理產生很大的片面性。

三、強化房地產檔案信息化管理的措施

目前，部分單位缺乏房地產檔案管理，造成了“無檔可查，資料不全或檔案斷層”等問題。因此必須要正視存在的問題，提高認識，強化措施，在以下幾個方面加強管理：

1、加強組織領導和制度建設。相關單位要高度重視檔案管理的重要性，把檔案管理作為一項基礎性、常態化工作，納入到單位工作的重要日程。應按照對各自檔案實行集中統一管理的原則，配備分管檔案工作的責任人及專職（兼職）檔案員，負責搜集、整理、編目、立卷、移交等檔案工作。并制定相應的檔案管理規章制度，嚴格按標準進行考核獎懲，確保工作有章可循。

2、加強基礎設施和軟件系統建設。即建立包括檔案信息操作系統和操作設備、軟件數據庫等在內的各項設備體系和操作工具，是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件。檔案管理工作是機構管理工作的重要組成部分，機構領導應充分認識到檔案信息化管理工作的重要性，不斷加強提高設備性能，促進信息化的深入開展。隨著技術水平的進步，基礎設施和應用系統的更新換代工作應與機構日常設備維護做好對接，確保工作的有序推進和不斷提高。

3、加強數據應用研究。應用主要包括檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，直接影響檔案信息化建設和信息服務的使用效果。在工作中要加強對如何提高各類資料的質量和應用效果的研究，不斷挖掘現有資料的信息化價值，提高其有效性和安全性。

4、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。房地產檔案管理是一項專業性較強的工作，需要檔案工作人員不僅具備較強的邏輯思維能力和文字表達能力，能夠從大量檔案中提煉有用信息，還要具有一定的計算機操作知識與房地產法律法規、運作流程、檔案管理業務的相關知識。同時，檔案工作人員應具備高度的事業心和責任心。因此，人才的培養至關重要。

綜上所述，房地產建設是城市建設的組成部分，加強房地產檔案的信息化水平是房地產檔案工作者的重要工作。房地產檔案管理作為房地產建設的重要依據，對房地產建設具有極好的推動作用，它不僅服務房地產權屬登記管理，同時在市場經濟中發揮著不可低估的作用，而且在城市住房建設和管理過程中也發揮著極為重要的作用。