論信息管理在無錫市專利資助申報系統管理平臺中的應用

王敏

（無錫市企業科技創新服務中心，江蘇 無錫 214121）

摘 要： 該文圍繞無錫市專利資助申報操作流程和管理，結合無錫市專利資助申報系統的流程，簡要介紹了無錫市專利資助申報系統（以下簡稱“資助系統”）的功能，指出了資助系統目前存在的問題，并給出了資助系統下一步改進和優化的建議。

關鍵詞： 信息管理 專利資助 申報系統

一、引言

無錫市的專利資助數目多、專利資助金額大，為了高效、及時、準確的管理專利資助申報工作，同時也能為專利權人提供便民化、簡潔化、智能化的服務，無錫市知識產權局將信息管理系統應用到專利資助申報工作中。資助系統也為專利資助管理工作人員提供了統計分析和數據處理等重要功能，能幫助專利資助管理部門不斷提高工作效率并降低出錯幾率，從而為進一步加強專利資助申報項目的信息化管理提供了強有力的管理工具。

二、系統簡介

1、注冊。

無錫市內符合資助范圍的擁有專利的專利權人均可登錄無錫市知識產權服務中心官網，登錄“無錫市專利資助申報系統”前臺進行申報專利資助。已注冊的帳號，可以直接登錄；未注冊過帳號，則需要以公司的組織機構代碼號（或者個人的身份證號）注冊申請，完善相關信息，無錫市知識產權服務中心通過資助系統后臺對新注冊的帳號進行審核并激活。

2、申報。

申報包括網上資助系統申報和紙質材料申報。專利權人登錄系統主界面。點擊專利資助展開以進行專利資助填報進入圖1，點擊右側相應類型的專利點擊填報即可申報資助，按照系統要求填報專利資助申報表，并上傳附件材料，專利權人確認無誤后點擊“申報”提交申報申請，在線申報完成后，還需按照系統提示的地址把對應的紙質材料報送到無錫市知識產權服務中心，等待專利資助審核專員審核。

3、審核。

審核包括初審和復審。初審是專利資助審核專員收到專利權人遞交的紙質材料后，結合系統填報情況，針對專利資助申請符不符合資助要求和范圍，到資助系統后臺進行審核，對于符合的予以審核通過，并遞交復審。對于不符合的退回，請專利權人進行修改完善。復審專員針對資助類型、資助金額、資助材料進行再把關、再核對，復審通過的專利最終形成復審匯總表，并報送到上一級管理部門無錫市知識產權局和無錫市財政局。

4、下發。

無錫市知識產權局和無錫市財政局收到復審匯總表后分別進行審批，然后無錫市財政局把相應款項撥款到各區財政局，各區財政局再把對應款項撥款到各區科技局，最終各區科技局通知該區專利權人領取專利資助款。

三、系統改進建議

近幾年，無錫市每年的專利資助申報項目數都是30000件左右，而且呈現逐年遞增的趨勢，資助系統的上線，給專利資助申報項目的管理提供了很大便利，但是在使用中，系統也暴露出了諸多問題。以下是作者對系統的幾個改進建議：

1、數據智能排序、搜索功能

系統前臺，專利權人進行資助填報后，專利記錄隨機排列，當記錄條數較多時，查看或者比對某條專利時很不方便，只能采取一條條查看、一頁頁查找的最傳統的、效率最低的搜索方式。系統后臺，待初審數據龐大，當某專利權人的部分紙質材料送來后需要審核時，需要輸入專利號到海量專利數據中去查找，無疑效率很低、很繁瑣。同理，在已初審、待復審、綜合查詢等模塊均存在查找專利不方便、不高效的問題。

因此，作者建議在資助系統增加數據智能排序、搜索功能，系統以專利填報的時間、專利類型等聯合條件精準搜索查詢，且將搜索結果按某一條件智能排序，增加方便性和易用性。

2、數據智能關聯、提取功能

系統前臺，資助填報時，需要一個數字、一個數字的輸入專利號，一個漢字、一個漢字的輸入完整的專利名稱，這種傳統的輸入方式不僅效率低，最主要的是容易出錯，相應地也增加了專利審核人員的工作難度。系統后臺，專利的審核是獨立的，即同一件專利在不同階段的資助審核沒有累計統計，比如同一個專利號有發明申請階段的資助申請、發明授權階段的資助申請、發明年費（前三年年費3次資助）階段的資助申請，同一專利號在系統中最多只可以出現5次，那么在初審某一階段專利時，沒有申請次數和已資助金額的提醒，這樣容易出現重復申請資助、重復審核、重復資助的情況。

因此，作者建議在系統增加專利號和專利名稱與國家庫里的數據進行智能關聯功能，專利號可模糊搜索、自動提取相對應專利權人的相應專利號，能將極大提高專利填報的效率和正確率；增加專利號申請次數統計的專利號關聯功能，相應專利號已資助金額的智能提取功能，這樣能避免專利的重復審核和重復資助，從而極大的減少了工作中的差錯。

3、數據智能刷新、搜索功能

系統前臺，專利填報提交后的記錄狀態即為審核中，直至該件專利復審后該條記錄才會被刷新成審核通過狀態，而此情況會被專利權人誤解為該件專利正在被審核，而沒及時報送紙質材料，從而延誤了專利資助申請的有效期。系統后臺，待初審、待復審功能模塊，按照某條件搜索出若干條記錄后，當處理掉其中一條記錄后，數據會被全新刷新，而不得不反復搜索，大大降低了工作效率。

因此，作者建議在系統增加專利狀態形象化變化的數據智能刷新、搜索功能，記錄狀態有待審核、審核中審核通過形象化變化。待審核狀態提醒專利權人需要遞交紙質材料、正等待審核，審核中狀態提醒專利權人紙質材料已收到、在審核中，審核通過提醒專利權人該件專利已完成審核；增加數據智能刷新、搜索功能，能連續的一條條的處理專利記錄，而不重復搜索、刷新數據庫，直到處理完備。

4、市級資助與省級資助專利智能比對、補差功能

專利市級資助與省級資質不重復資助，并且就高不就低。在每批次的市級資助時，需要將該批次的幾萬件專利與省級已資助過的幾萬件專利進行比對，篩選出重復的，按照高資助額那邊進行補差資助，同樣每年的省級資助時，也需要將該批次的幾萬件專利與系統中已資助過的更多的幾萬年專利進行比對，篩選出重復的，按照高資助額那邊進行補差資助。目前這種高強度、高準確性要求的工作只能靠人眼比對、人工篩選、手動補差完成。

因此，作者建議在系統中增加市級資助與省級資助專利智能比對、補差功能，每批次市級資助或者省級資助時，只需要導入兩張需要比對的表，系統就能智能的篩選出重復項，并能智能增加一列相應的補差額。這樣會極大的提高工作的準確性和高效性，并極大程度的減少了工作的錯誤率。

5、多標簽頁并行處理功能

資助系統的多個功能頁面不能同時打開、并行存在，當在處理某一事務時，又恰需要調用其他模塊輔助或者其他事務更為緊迫需要處理時，這時正在做而沒結的工作項，不得不被其他功能頁面覆蓋轉而去處理其他，回頭還得再回來處理原先的頁面，各功能頁面間可能會因工作需要周而復始的交替覆蓋，這將極大的降低了工作效率，并增加了工作的繁瑣。

因此，作者建議在系統中增加多標簽頁并行處理功能，可以同時打開多個處理頁面進行并行處理，可以在多個頁面間來回交替處理，從而為用戶提供了更人性化、更合理化、更便捷化的服務，也為管理部門的專利資助管理帶來截然不同的信息化管理體驗。

四、結束語

綜上所述，無錫市專利資助申報系統下一步應增加數據智能排序、搜索功能，數據智能關聯、提取功能，數據智能刷新、搜索功能，市級資助與省級資助專利智能比對、補差功能，多標簽頁并行處理功能，用戶權限特定化設置功能，用戶信息管理人性化功能等。只有不斷使用系統、不斷完善系統的功能，并對系統進行優化升級，才能不斷提高管理部門的工作效率并降低出錯幾率，從而加強專利資助申報項目的信息管理。