試論加強(qiáng)電子檔案的管理與利用

郭昕迪

（浙江科技學(xué)院 浙江杭州 310023）

摘要：由于硬盤(pán)，光盤(pán)等性質(zhì)的存儲(chǔ)技術(shù)的成熟，并且其安全和可靠性得到顯著提高，所以電子檔案已存在于社會(huì)各行各業(yè)方方面面。因?yàn)榧堎|(zhì)和電子存儲(chǔ)是兩個(gè)不同概念，因此兩者的管理差別很大，發(fā)揮的作用使用程度也不同。本文主要依據(jù)實(shí)際情況，說(shuō)明電子檔案的管理、安全和作用。

關(guān)鍵詞：電子檔案；安全；管理；利用

檔案是指各類已經(jīng)固定了的信息，可以是個(gè)人也可以是組織，是自文字發(fā)明以來(lái)就一直存在的。60年代國(guó)際上出現(xiàn)了一臺(tái)真正意義的電腦，從此相關(guān)技術(shù)一步一步完善。存儲(chǔ)介質(zhì)最開(kāi)始是軟盤(pán)，然后是硬盤(pán)、光盤(pán)等。信息被廣泛存儲(chǔ)在這些設(shè)備上，這就是電子檔案的由來(lái)。其中的文字記錄、圖案等都與紙質(zhì)檔案中的信息相同。因?yàn)橐粋€(gè)是紙張，一個(gè)是智能存儲(chǔ)設(shè)備，所以管理不能一概而論，但都必須保證信息的正確、完整以及保密和安全。

一、電子檔案的現(xiàn)實(shí)情況

以紙記錄的信息，使用長(zhǎng)久，今天都還廣泛存在并使用。近幾十年來(lái)，由于智能科技的發(fā)展，特別是硬盤(pán)和光盤(pán)技術(shù)的日漸強(qiáng)大，特別是在可靠性上得到提升，如已經(jīng)有水火不侵的硬盤(pán)，所以電子檔案在國(guó)內(nèi)和國(guó)際上各個(gè)行業(yè)都浙浙被采用，并有取代紙成為主要的記錄方法的趨勢(shì)。不過(guò)，國(guó)內(nèi)乃至國(guó)外，電子檔案也才剛剛實(shí)行了幾十年，并且廣泛使用的時(shí)間也才十年左右。沒(méi)有成熟的可靠的一種管理方法，供大家學(xué)習(xí)和參考，所以在應(yīng)用過(guò)程中，可能會(huì)產(chǎn)生一些不可控問(wèn)題。還一個(gè)問(wèn)題是我國(guó)現(xiàn)階段人才的缺少，使得電子檔案的運(yùn)用，存在一定制約。

不過(guò)由于紙記錄信息的先天劣勢(shì)，比如需要的紙張?zhí)貏e多，需要裝訂和包裝，空間占用大，尋找和查閱費(fèi)時(shí)，易發(fā)生火災(zāi)等等，使得越來(lái)越多的的行業(yè)放棄紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)向使用電子檔案。易存，易放，易調(diào)取用于查閱是電子檔案的最大優(yōu)勢(shì)。雖然有這樣那樣的優(yōu)勢(shì)，但現(xiàn)在許多企業(yè)使用電子檔案仍處于初級(jí)階段，也就是只是保存和查閱兩種功能用得最多。整個(gè)的信息體系并沒(méi)有建立，與之配套的管理規(guī)則也沒(méi)有形成，有些連基本安全的規(guī)則都沒(méi)建立。要解決這些問(wèn)題，需要大力培養(yǎng)一批專業(yè)化的人才，同時(shí)對(duì)各行業(yè)的管理檔案的人員作電子化的強(qiáng)化訓(xùn)練，并大力宣講相關(guān)技術(shù)，提高他們的水平。

二、加強(qiáng)電子檔案安全問(wèn)題的建議

不管那種類型的檔案，安全都應(yīng)當(dāng)是第一位。比如紙質(zhì)檔案室一般都會(huì)上鎖，還需專人值守，防火防水等等。電子檔案面臨的安全問(wèn)題非常巨大，由于網(wǎng)絡(luò)日益普及，電子黑客越來(lái)越多，只需一條網(wǎng)線一臺(tái)電腦，他們就可能突破各種系統(tǒng)盜取或者改變相關(guān)信息。這方面的問(wèn)題，是現(xiàn)在各行業(yè)檔案電子管理面臨的首要難關(guān)。而電子檔案另一個(gè)大問(wèn)題為是否能真實(shí)還原紙質(zhì)檔案的信息。電子檔案的建立有一個(gè)錄入的過(guò)程，此過(guò)程中如何保證相關(guān)信息不改變，是管理者需要采取必要措施防范的。

規(guī)章制度任何時(shí)候都是保障安全的一道防火墻。檔案相關(guān)的人員需加強(qiáng)制度培訓(xùn)，強(qiáng)化安全規(guī)則，什么人可以查看什么時(shí)候查看檔案都要按規(guī)矩行事。不得因制度的繁瑣，造成過(guò)程增加帶來(lái)不便而跳過(guò)一些手續(xù)；或者因?yàn)槿藛T的熟悉，而省掉必要的一些條件。對(duì)于存放檔案的電腦或服務(wù)器，要建立必要的防火墻，要按時(shí)檢查。有密碼鎖的檔案，至少需兩人各持有部分密碼，以防密碼的泄漏和檔案的更改。我們還需作好備份工作，特別是當(dāng)有改動(dòng)時(shí)，備份的資料也要作對(duì)應(yīng)修改。

三、強(qiáng)化使用途徑

檔案的存在，是為了存有信息，以供需要的人查看和使用。比如說(shuō)人們?cè)趯?xiě)作歷史論文時(shí)，就可以需要用到歷史方面的文獻(xiàn)檔案，這時(shí)就需要當(dāng)相關(guān)檔案保管室去查閱。而對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)是存在于智能設(shè)備中的，那么怎樣讓人方便快捷查詢到，是提高其使用次數(shù)的關(guān)鍵。一般來(lái)說(shuō)，需要建立相關(guān)信息系統(tǒng)，設(shè)制相關(guān)頁(yè)面，提供介入的智能終端，以便人們查詢和進(jìn)行相關(guān)操作。只有這樣，才能發(fā)揮電子檔案的各種優(yōu)點(diǎn)，而其使用途徑有主要是以下兩點(diǎn)：

（一）可以提供下載和復(fù)制

通過(guò)智能終端設(shè)備，用戶通過(guò)權(quán)限進(jìn)入信息平臺(tái)，除了看相關(guān)檔案外，還可以下載檔案，以便使用到如研究等方面。下載過(guò)程相當(dāng)于復(fù)制，能夠給用戶正確的相關(guān)信息，促進(jìn)了檔案的使用。電子檔案采用的文件格式須是常用的，大眾常見(jiàn)文件形式，使得用戶查看無(wú)障礙。為了保證相關(guān)安全，信息平臺(tái)必須記錄用戶的相關(guān)信息，以備出現(xiàn)泄密時(shí)，追查責(zé)任。

（二）遠(yuǎn)距離傳遞信息

網(wǎng)絡(luò)的存在可以方便很多事情，對(duì)于使用電子類檔案也是如此。當(dāng)人處于外地時(shí)，如果要使用一些信息，可以通過(guò)電話申請(qǐng)等形式后，電子檔案管理人員就可以用郵件等形式，發(fā)給使用人，大大提高效率且方便。很多時(shí)候，一個(gè)企業(yè)或者國(guó)家事業(yè)單位各自檔案的系統(tǒng)都是相對(duì)獨(dú)立，外部人員沒(méi)法查詢和閱讀。我們可以將這些系統(tǒng)外接上網(wǎng)絡(luò)，并設(shè)立相關(guān)權(quán)限。但外部人員得到相關(guān)權(quán)限后就能進(jìn)入系統(tǒng)查閱，并作權(quán)限內(nèi)的操作。這樣我們就實(shí)現(xiàn)在可以在世界任一個(gè)有網(wǎng)絡(luò)地方的信息傳遞。當(dāng)然，這也加大了信息外泄的風(fēng)險(xiǎn)，需要研究如何做出防范。

四、加強(qiáng)電子檔案管理利用的作用

智能化的現(xiàn)實(shí)的趨勢(shì)，電子檔案也不例外。需要我們適應(yīng)社會(huì)需求，實(shí)行好，管理好電子檔案。要從觀念上改變，并加強(qiáng)學(xué)習(xí)，做好安全防范，盡可能完美發(fā)揮電子檔案的最優(yōu)勢(shì)。以下我們來(lái)說(shuō)明其主要的二點(diǎn)作用：

（一）節(jié)省和環(huán)保的作用

一般來(lái)說(shuō)紙是樹(shù)造成的，樹(shù)林的減少會(huì)造成水土的流失。從這一層面上來(lái)看，原來(lái)的紙記錄信息就不是環(huán)保的。因?yàn)橛眉埍４嫘畔ⅲ埖男枨罅糠浅４蟆６诹硪环矫妫堎|(zhì)檔案的成本也很大，如必須要有專門(mén)的樓案袋，又要有架子放置檔案袋，有專門(mén)的房間，隨著檔案的增多，又要開(kāi)設(shè)另外的房間，加上維護(hù)和安保等人力成本，費(fèi)用就比較高。而電子檔案不僅占的地方小，而且易于存放，或許一個(gè)角落就可以。人力處理紙質(zhì)檔案時(shí)，如添加相關(guān)信息進(jìn)原來(lái)檔案，就需要去檔案室找出后，進(jìn)行相關(guān)添加。而電子的只需幾個(gè)按鍵，然后進(jìn)行相關(guān)更改就可，工作的進(jìn)度快且強(qiáng)度也比較小。

（二）有利于滿足人們的認(rèn)知需求

當(dāng)今的年代，我們稱之為信息時(shí)代，人們有這樣那樣的信息需求，也被信息所包圍。檔案作為信息的一種保存體，很多民眾都希望查閱并使用。如一些關(guān)于歷史而又被解密的檔案，人們的好奇心誘使他們?nèi)ラ喿x和了解。這樣電子檔案的特質(zhì)就能很大程度上符合人們的預(yù)期。民眾可以足不出戶，利用網(wǎng)絡(luò)就能查閱想要的內(nèi)容，并且可以復(fù)制和使用這些信息。比如寫(xiě)論文或者寫(xiě)歷史文獻(xiàn)等等。民眾的需求，就是檔案管理發(fā)展的推動(dòng)力，加強(qiáng)這方面的工作，隨應(yīng)時(shí)代符合社會(huì)前進(jìn)的方向，有利于知識(shí)的傳播和繼承。

結(jié)語(yǔ)

今天這個(gè)時(shí)代，是智能化的信息世界。在加強(qiáng)電子檔案方面，我們的眼光要放得更長(zhǎng)遠(yuǎn)，要預(yù)期到社會(huì)的發(fā)展和民眾的需要。加強(qiáng)電子檔案的管理和利用，做好信息的歸類、更改、保存和傳播，將繁雜的工作制度化，提高效率的同時(shí)，注意信息的安全。做好電子檔案的現(xiàn)代宣傳工作，讓更多人認(rèn)識(shí)檔案、使用檔案。當(dāng)然我們也要具體情況具體分析，建立符合自己的檔案制度，培養(yǎng)更多的人才隊(duì)伍，制定相關(guān)法律法規(guī)等，這樣我們的電子檔案管理和利用一定會(huì)上一個(gè)新的臺(tái)階。

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