輔導(dǎo)員日常工作與麥客表單的嵌合機(jī)制略談

聶樹平+簡靜川+樊威+楊秋月

摘要：移動互聯(lián)網(wǎng)、可穿戴設(shè)備等全方位嵌入和改變著當(dāng)下的高校校園教育情景，學(xué)生對智能化手機(jī)的使用習(xí)慣加深，此種情況促使麥客表單類信息提取、收集工具與輔導(dǎo)員工作相互結(jié)合的必要性、可操作性。文章分5類概述了輔導(dǎo)員工作情景下表單的運用，并示范性列舉了4個表單設(shè)計及其要點，作為輔導(dǎo)員日常工作與麥客表單的嵌合機(jī)制的例子。

關(guān)鍵詞：輔導(dǎo)員；表單；智能化；移動互聯(lián)網(wǎng)；嵌合機(jī)制

一、麥客表單與輔導(dǎo)員工作嵌合的必要性、重要性

常言道，“上面千條線，下面一根針”，對于高校思想政治輔導(dǎo)員來說，其日常工作包含的面非常之廣，新生教育，學(xué)生基本情況信息統(tǒng)計與整理及實時維護(hù)，班團(tuán)干部，學(xué)生寢室數(shù)據(jù)采集與維護(hù)，學(xué)生成績，獲獎情況及違紀(jì)情況調(diào)查以及班級事務(wù)管理，班級團(tuán)隊建設(shè)，涉及學(xué)生黨員的黨建業(yè)務(wù)，安全教育，心理教育等。由于橫向到邊，縱向到底的工作要求，以上各方面工作對大學(xué)生的成長都不可或缺，在輔導(dǎo)員的職業(yè)生涯中舉足輕重，其中一些指標(biāo)的權(quán)重甚至達(dá)到對輔導(dǎo)員工作考核的一票否決程度。

在很長一段時間里，輔導(dǎo)員常規(guī)的工作軟件是WORD，PDF，EXCEL以及郵件，QQ等，這些軟件加上各種會議，各種紙質(zhì)文件、報表的處理構(gòu)成了輔導(dǎo)員工作的日常事務(wù)；而在工作中，對以上各種事務(wù)的處理，對學(xué)生及學(xué)生干部的培養(yǎng)，訓(xùn)練等，都離不開這些軟件和工作方式，可想而知，每天上班在不同的QQ群，郵件中往返穿梭般地接受信息，接收、處理、輸出信息，耗費了多少時間；甚至在某些時候，即便人在辦公室，只要一停電，或電腦一出故障，就完全不能開展工作。歷史和顯示表明，瑣碎的事務(wù)，造成了輔導(dǎo)員陷身事務(wù)，窮于應(yīng)付，長此以往，不堪重負(fù)，極大地挫敗輔導(dǎo)員群體的工作積極性，創(chuàng)造性。

好在BAT的崛起，為新入行的年輕輔導(dǎo)員提供了更多可以選擇的互聯(lián)網(wǎng)工具，無論是群體溝通，單獨對話，還是信息采集，報表傳遞，各種軟件層出不求；而此前的這個群體工作少慢差費的現(xiàn)象也正在逐步發(fā)生一些良性變化現(xiàn)象，至少越來越多的輔導(dǎo)員同人認(rèn)識到大數(shù)據(jù)的重要性，從數(shù)據(jù)的采集，分析，使用到保護(hù)，無論是教育界內(nèi)部，還是計算機(jī)行業(yè)的一些公司都在開發(fā)各種工具幫助我們提高效率。

在這些工具中，麥客表單就是非常典型的代表。從2015年10月中旬開始，我們嘗試著探索利用麥客表單，來優(yōu)化輔導(dǎo)員日常工作，并同時將此工具下沉，要求所帶班級學(xué)生干部盡量使用這個工具，帶動更多的學(xué)生善用工具。我們相信，利用好表單類工具，能夠讓我們的工作更加事半功倍，騰出時間去思考職業(yè)化、專家化等輔導(dǎo)員工作的發(fā)展性問題。

二、麥客表單運用于輔導(dǎo)員工作情景功能概述

（一）麥客表單簡介及其對輔導(dǎo)員工作的特殊貢獻(xiàn)

簡要地說，麥客CRM是一款非常輕量化、簡潔化的表單制作、聯(lián)系人管理和精準(zhǔn)信息傳遞工具，是目前最方便常見，最容易被用戶接受，也是數(shù)據(jù)呈現(xiàn)最友好的信息收集載體。這樣說的依據(jù)是：（1）該工具不需要在電腦安裝動輒幾百M的軟件，而是在網(wǎng)站上直接通過拖拽、修改文字、拉動圖片等完成表單構(gòu)擬；（2）即便出門在外只有一部手機(jī)也可以在微信公眾號的自定義菜單中進(jìn)行同類操作，這可以讓我們的工作時間，地點等更加靈活；（3）而且這個表單制作之后，可以通過二維碼、鏈接等形式提供給需要填報者，填報人隨時隨地能在手機(jī)端操作，而表單設(shè)計者則在結(jié)束時間內(nèi)一鍵導(dǎo)出所有填報結(jié)果。

集體到輔導(dǎo)員工作情景，麥客表單有以下特殊功用，如可以幫助輔導(dǎo)員用于信息收集的各類場景，如報名申請，投票調(diào)研，留言反饋，團(tuán)隊協(xié)作等；而且此表單可以和微信相互整合，在微信上關(guān)注其服務(wù)號后，可以綁定輔導(dǎo)員工作的麥客賬號，只要在能使用微信的地方，輔導(dǎo)員就能隨時通過這個麥客表單服務(wù)號查找自己的所有發(fā)送過的表單的反饋情況，且每一個填寫者都自動被建立為聯(lián)系人，保證輔導(dǎo)員就算新接班級也可以通過一個表單簡單精準(zhǔn)地收集到所有學(xué)生的微信ID，手機(jī)號碼等，保證在有需要時聯(lián)系到自己所有的學(xué)生。

（二）輔導(dǎo)員巧用麥客表單中的聯(lián)系人功能及其時間軸功能

在傳統(tǒng)的工作環(huán)境中，學(xué)生信息采集的主要字段一般就是學(xué)號，姓名，班級，性別，民族，身份證號，政治面貌，家庭地址，聯(lián)系電話，QQ號碼，聯(lián)系郵箱，困難生類別；這個信息雖然感覺包含了主要信息，但是會讓人感覺每次需要采集、篩選的時候都要手動查找，效率有待提高，且有賴于紙質(zhì)記錄，導(dǎo)致輔導(dǎo)云無論查課開會都得帶著工作筆記本，頗為不便。

現(xiàn)在通過表單里的聯(lián)系人功能，就能更快地定位，篩選和查找。在輔導(dǎo)員工作場景中，聯(lián)系人包括但不限于學(xué)生，家長或其他監(jiān)護(hù)人，以及其他輔導(dǎo)員同事，校內(nèi)其他教職員工等，其信息采集時可以一次性包括以下信息字段，如姓名，稱謂，聯(lián)系方式（郵箱，手機(jī)，電話，傳真），社交賬號（QQ、微信、微博等），當(dāng)然，如果是家長等，還可加上職業(yè)信息（如公司，職位，地址，網(wǎng)址），身份信息（如姓名，性別，城市等），在聯(lián)系人姓名左上角有二維碼名片的一角，點擊之后微信掃碼，其信息將自動保存到本地手機(jī)上，避免了傳統(tǒng)錄入聯(lián)系方式時手工操作的低效現(xiàn)象。

更為有價值的是麥客表單中的聯(lián)系人時間軸——也就是以時間流的方式記錄了輔導(dǎo)員和該聯(lián)系人之間的一切動態(tài)痕跡，這對那些需要梳理其從前到后所有行動軌跡，信息溝通記錄的重點關(guān)注對象，如學(xué)籍異動、學(xué)業(yè)警示、遭受處分同學(xué)的歷史表現(xiàn)及現(xiàn)實教育反饋情況的總體梳理和匯總，這種功能在其他軟件是無法實現(xiàn)的。

（三）輔導(dǎo)員運用麥客表單的五大類別所對應(yīng)的常見情景

根據(jù)2015年以來筆者在麥客表單上的設(shè)置、收集、處理信息的經(jīng)驗，麥客表單大致可以在以下五個方面的教育情景中得到運用，簡表梳理如下——（如表1）

三、輔導(dǎo)員利用表單替代和補(bǔ)充傳統(tǒng)工作的案例

（一）利用表單召開安全工作電子班會的探索

安全工作是一切工作的基礎(chǔ)，在工作中，無論如何強(qiáng)調(diào)都不過分，但是又不容置疑，如果每次上面要求開會就將學(xué)生弄到一起開班會，長期以往也會形成審美疲勞。為此，可以形成類似的電子班會，其設(shè)計原理是，在表單中分兩塊，一是基礎(chǔ)信息采集，包含學(xué)生的姓名，班級，學(xué)號；因為同一個輔導(dǎo)員下可能有同姓名者，故必須加上班級以及學(xué)號；且學(xué)號字段便于后期排序檢查哪些學(xué)生未及時點擊查看并提交；二是相關(guān)文件精神的精準(zhǔn)傳達(dá)，此部分務(wù)必主要既要保持文件傳達(dá)的嚴(yán)肅性，精準(zhǔn)性，又要適當(dāng)進(jìn)行改造，接地氣，所以可以嘗試將傳達(dá)文件中適合本年級本學(xué)院的核心條款設(shè)置成三道單選題；題干即文件中需要學(xué)生層面必須遵守的條款，題枝有兩項，分別是“未閱讀”“已閱讀并完全理解”；在表單提交結(jié)束后導(dǎo)出相關(guān)反饋表格，對未填寫者補(bǔ)充傳達(dá)或提醒其重新填寫；對已填寫者查看有無錯誤或不當(dāng)選項。

例如本人在某年清明節(jié)之前的安全教育傳達(dá)會，就采用了此種形式，確保學(xué)生在校期間任何情況下都能憑自己的手機(jī)號登錄微信后進(jìn)行文件學(xué)習(xí)，并且提交后得到了及時的回饋，根據(jù)信息推知，學(xué)生的總體反饋率達(dá)99%；差錯率為1.51%，具體差錯是2位同學(xué)各點錯了一個選項；另一位同學(xué)錯寫了學(xué)號；如果是傳統(tǒng)的班會式學(xué)習(xí)，即便老師在講臺上講，學(xué)生開小差者甚多，也未必能保證傳達(dá)效果，相對而言，此種傳達(dá)形式，可以確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)率達(dá)到97.51%；并且根據(jù)后臺信息反饋，可以精確定位未完成信息填報或出差錯人員名單，為后續(xù)教育提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（二）利用表單進(jìn)行文件學(xué)習(xí)傳達(dá)班會

部分文件傳達(dá)過程中，因其嚴(yán)肅性，規(guī)范性，不允許作任何發(fā)揮，以免誤導(dǎo)。此種文件和電子班會有相似之處。但是有些文件比較長，此種情況可以模擬網(wǎng)絡(luò)課程傳遞PPT學(xué)習(xí)的方式，將包含文件內(nèi)容的PPT轉(zhuǎn)換成圖片。然后在文件學(xué)習(xí)傳達(dá)表單中，將所有內(nèi)容用逐頁呈現(xiàn)的圖片形式進(jìn)行呈現(xiàn)，一個頁面呈現(xiàn)一頁P(yáng)PT，且頁腳有一個單選題，共有兩個選擇項，分別是“已經(jīng)閱讀并了解”“未閱讀”，強(qiáng)化學(xué)生的記憶和認(rèn)知。在表單結(jié)束后導(dǎo)出所有反饋結(jié)果，并對其中反饋異常的同學(xué)進(jìn)行單獨溝通與后續(xù)跟進(jìn)。此種表單在填寫，匯總反饋完畢后要將所有的數(shù)據(jù)保存，并將表單文件轉(zhuǎn)換成PDF后打印一份作為保存；以便上級查驗。

（三）利用表單改進(jìn)綜合測評加分支撐材料提交

綜合測評是高校學(xué)生每學(xué)年的大事，其重要性不言而喻。但是整個綜測過程又包含著前后相繼的幾個環(huán)節(jié)，諸如德智體原始成績的導(dǎo)入導(dǎo)出，系數(shù)換算，以及各種加分項目的系數(shù)換算，支撐材料收集，分?jǐn)?shù)核對，以往這種情況需要幾上幾下，幾次反復(fù)，才能做好這些環(huán)節(jié)。而運用表單功能，則極大地簡化此項工作。具體而言，將以往爭議最多的加分部分單獨列出，設(shè)置一個表格，姑且命名為某班綜測加分部分原始材料收集表格，按照學(xué)業(yè)、榮譽(yù)、任職、實踐等幾個方面，分別以下拉菜單或單選或多選形式，讓學(xué)生以選擇題形式，積木式，自主式點選自己符合的加分項目，在這里，每個加分項目及其對應(yīng)的級別和加分幅度，以及各種限制條款，排序規(guī)則，都要按照本校的《學(xué)生手冊》來設(shè)置，務(wù)必以官方文件為設(shè)置的基礎(chǔ)框架（如在此基礎(chǔ)上有出入或彈性空間較大者，請盡量西化并做好公示等多個環(huán)節(jié)，以免后續(xù)被動）。由于表單等可以直接上傳附件，其附件形式包含WORD，JEPG，RAR等多種格式，此項工作可以節(jié)省傳統(tǒng)的收集、整理、核算等90%乃至更多的時間精力。關(guān)于綜測的另一部分，則是相關(guān)德智體美等幾個方面數(shù)據(jù)的自動計算和提交，因涉及面廣量大，宜更細(xì)致地設(shè)定一些下拉菜單或多選，讓學(xué)生結(jié)合自己情況進(jìn)行點選，最后一鍵導(dǎo)出，就能自動生成各部分明細(xì)分?jǐn)?shù)及總體分?jǐn)?shù)；此種情況下，綜測小組或輔導(dǎo)員只需對導(dǎo)出后的結(jié)果進(jìn)行分?jǐn)?shù)檢查及核算即可，此舉也可節(jié)省出大量時間與精力。

（四）利用表單做好寒暑假離校返家信息登記與提交

總所周知，輔導(dǎo)員系統(tǒng)的安全工作考量比重非常之大，而學(xué)生層面則往往對此不夠重視，尤其是寒暑假離校，往往是安全工作的重點關(guān)注時間段，特別是延期離校，在外旅游，久不歸家，導(dǎo)致安全管控風(fēng)險等持續(xù)增大。利用表單進(jìn)行解決的辦法是，按照表單設(shè)計原理，從考試結(jié)束的最后一科或?qū)W校規(guī)定放假的第一天開始算，一般48小時以內(nèi)，設(shè)置一個定時表單，此表單中只需要學(xué)生輸入自己的姓名和電話，以及上傳一張所在地照片，截止時間結(jié)束后，可以一鍵導(dǎo)出，查看所有反饋有無異常，對有異常或未反饋者，讓班干部根據(jù)此前的信息收集做初步的電話調(diào)查了解其原因。此舉也能極大地減少工作量。

總之，根據(jù)我們的工作經(jīng)驗，表單對輔導(dǎo)員工作有很好的輔助作用，建議更多的輔導(dǎo)員同仁一起來利用此類工具，以便我們的工作更加順利。當(dāng)然，關(guān)于麥客表單的功用還有很多地方值得輔導(dǎo)員去開掘，筆者深信，只要我們以學(xué)生的角度出發(fā)，根據(jù)數(shù)據(jù)采集和信息流向，工作流程等合理設(shè)計表單，優(yōu)化表單外觀，是能夠讓我們的工作更加輕量化，移動化，智能化的，我們就可以更進(jìn)一步地解放我們的時間和空間探索更多更有價值的學(xué)生工作中的問題！