圖書館檔案管理數字化建設研究

郭峰

摘 要：高校圖書館的檔案管理工作是高校檔案管理的重要組成部分，而隨著信息時代的來臨且飛速發展，越來越多的工作都可以使用信息技術來完成，高校的圖書檔案管理更是如此，用數字化進行檔案管理已經成為當前的發展趨勢，是高校圖書檔案管理的一個重要可行的手段。本文以高校圖書館的檔案管理為例就在信息時代飛速發展的形勢下如何做好圖書檔案管理工作進行了研究。

關鍵詞：信息時代；高校；圖書檔案管理

一、圖書檔案數字化的作用

（一）進一步開發利用了圖書檔案資源，創新了檔案服務機制

利用信息技術進行圖書檔案管理工作的重要目的就是進一步開發圖書檔案資源，創新檔案服務機制。只有在這中情況下，才能將圖書檔案的資源優勢發揮到很好的程度，才會有可能在檔案管理方面實現突破與創新，使圖書檔案能夠更好地為高校圖書館工作以及其他的各項工作服務，讓檔案充分的顯示其該有的活力。在檔案管理工作數字化的形式下，通過建立圖書檔案管理網頁，就可以有效地進行網上服務，實現檔案信息的網上檢索，既節省了檢索時間和人力，又可以為學校的領導決策、組織教育教學、學校科研學術活動以及圖書館內的其他各種工作提供快速有效地檢索信息，從而大大提高了學校的整體辦事效率和辦事水平。而且，通過開展網上在線服務，圖書館的檔案管理工作這可以在檔案管理網頁上編寫相應的專題，提供電子信箱、數據庫查詢等各類服務，其目的之一就是讓學校的其他部門與圖書館的檔案管理部門實現網上電子信息通訊，能夠隨時隨地的及時快速的交流各種信息。

（二）提高了圖書館檔案管理工作的效率

信息時代高速發展的今天，任何事情都會講究效率，高效率的完成一件事情無論從何種角度來說，都是非常重要的。圖書檔案管理工作更是如此，若沒有數字化的實現，圖書檔案管理本是一件非常繁瑣的工作，不僅消耗人力，更需要占用相當多的時間才能保證高質量的完成。而信息時代的到來，圖書檔案數字化的實現，使這些問題很好的得到了解決，因此，就需要考慮工作的效率問題。圖書館檔案的數字化管理大大提高了檔案管理的工作效率，通過數字化的管理，圖書檔案管理人員能夠有效地開展檔案查找、咨詢工作，很大程度的提高了檔案管理工作人員的辦事效率與辦事水平。

（三）保證了圖書檔案文獻的質量

圖書的檔案管理工作在圖書館的各項工作中都有著至關重要的作用，對于高校的整體發展更是有著潛移默化的影響。但是，很多高校普遍對圖書檔案管理工作的重要性認識不夠，并沒有專門的工作人員來負責相關的工作，大多是臨時工作人員捎帶兼管，因此，常常會導致圖書檔案管理工作非常被動落后，很多的檔案材料得不到充分的整理與利用，不能發揮其存在的價值，甚至有些工作資料由于沒有專人負責，就會隨著領導人員的換屆等原因而分散到不知何處，當某項工作需要這些資料的時候，必須臨時去各處尋找，浪費很多的時間與精力，使工作效率難以提高。這些問題都是可以通過檔案管理的數字化來進行解決的。通過數字化管理，可以將分散在各部門的文件檔案資料集中統一起來，這樣便不會出現難以查找等現象。還可以發現不完整的檔案材料，并通過各種途徑進行補齊。另外，對于一些因時間較長而出現褪色模糊、污損殘缺等的字跡圖案，還可以進行修復，保證其清晰度。還有一個很大的優點就是，圖書檔案數字化以后，數字化的副本可以進行異地保存，這樣即使發生天災人禍，也能最大程度的保持檔案的完整性，有利于保存檔案的原件。因此，無論從什么角度來看，圖書檔案的數字化對于其工作效率的提高都有著很大的促進作用。

二、圖書檔案數字化管理建設途徑

（一）建立圖書館檔案指南資料庫

讀者常常會處于各種需要，而對圖書館的檔案資料進行查閱。建立一個圖書檔案指南資料庫，旨在通過介紹圖書館檔案部門的狀況以及館藏檔案文獻情況等，使進入該數字檔案系統的讀者能夠按照該數據庫的引導，快速并準確的查找到自己所需要的資料，實現其存在的價值。

（二）建立專門的資料庫

為了方便讀者，可以建立專門的史料匯編、專題文件匯編資料庫。該資料庫可以通過不斷地積累與添加以及應用網絡編輯系統，進行異地聯合編譯，使同一匯編材料不斷被充實，能夠更加的齊全，從而提高檔案的使用效率，節省了大量的檢索時間。

（三）建立開放檔案用戶目錄數據庫

建立開放檔案用戶目錄數據庫在數字化檔案管理工作中是非常重要的，它是數字化檔案管理工作能夠高效有序進行的基礎，是開展館藏檔案數字化工作的前提。該數據庫的主要任務是對經過確認不合機密的檔案信息資料進行匯編，在校園網或其他經授權的信息網絡上供人免費查詢使用。

三、結語

當今社會是一個信息的社會，任何事物都在朝著信息化的方向去發展，圖書檔案管理工作，在過去是一項十分繁瑣的，耗費人力與精力、時間的工作，且還很容易出現差錯。但隨著信息化的普及，圖書檔案管理也向著數字化的方向邁進。本文以高效圖書館的圖書檔案管理為例，分析了圖書檔案管理的現狀，并由此提出了一些針對目前存在問題的解決和改進措施，旨在使數字化能夠更好的應用于檔案管理工作，能夠發揮其更大的價值。