計算機技術在辦公自動化中的應用

李幸艷

辦公自動化是指在企業的基本辦公流程中引入計算機信息化系統，包括對企業基本信息的錄入、更新及維護，以及日常文件流轉、信息傳遞等工作。不斷對計算機技術進行開發、利用及更新，有助于提升辦公自動化的水平。本文在分析辦公自動化基本概念和現存問題的基礎上，對如何加強辦公自動化的應用進行了分析和闡述。

【關鍵詞】辦公自動化 計算機技術 應用

1 基本概念

辦公自動化是指在企業的基本辦公流程中引入計算機信息化系統，包括對企業基本信息的錄入、更新及維護，以及日常文件流轉、信息傳遞等工作，也就是說企業的內部信息全部實現在計算機系統中的傳遞、處理及存儲。通過應用辦公自動化系統，能夠大大提升企業內部信息處理和工作效率，同時能夠為企業的決策和發展提供安全可靠的參考信息。一般來說，辦公自動化系統主要是由工作人員、組織架構、辦公信息、企業或單位內部制度以及一般性的工具、技術和環境等組成。

在辦公自動化系統的運行過程中，是以工作人員為核心的以計算機技術為輔助工具的，目的是對企業內部的資源和信息進行有效的整合、傳遞以及利用、存儲。與傳統的辦公方式相比較，辦公自動化能夠系統的、有效的對工作人員和工作信息、資源等進行有機整合，為企業資源的有效利用、工作人員的能力發揮以及企業的發展等提供了便利的條件。本文在分析辦公自動化基本概念和現存問題的基礎上，對如何加強辦公自動化的應用進行了分析和闡述。

2 辦公自動化的主要應用形式

2.1 搭建網絡信息平臺

辦公自動化依托計算機技術和網絡通信技術，因此能夠構建網絡信息交互平臺。網絡溝通方式大大降低了辦公過程中的溝通成本，使異地溝通、即時溝通等成為了可能。同時也實現了不同層級的員工之間有效的溝通，還可以利用留言板、討論區等形式提供了一線員工反應意見和建議的渠道。另外，依托網絡信息平臺還能優化一些工作流程和環節，提高工作效率。數字化方式的信息存儲，給企業的信息查詢、分析和應用等提供了可能。

2.2 利用計算機功能提高工作效率

計算機強大的功能能夠大大提升工作效率。例如圖片處理功能，能夠使工作的展示和溝通手段更多樣化；文字處理功能，例如word、ppt、excel等，為企業內部制度、信息和通知等的分發、流轉、編排等提供了高效的手段，也大大節省了紙張和印刷工作，為企業節省了成本；電視電話會議等，能夠實現異地辦公人員的即時會議，減少了差旅等費用；視頻監控等功能為有效的監督和管理提供了實現的可能。大量的計算機技術為辦公自動化提供了服務，從而能夠大大提升企業的辦公效率。

3 辦公自動化中計算機技術應用存在的問題

3.1 工作人員素質相對較低，應用辦公自動化系統的能力有限

在我國絕大多數單位和企業中，從事一線企業日常辦公處理工作的人員普遍能力有限，對于一些辦公自動化系統以及系統中應用的先進技術很難理解和掌握，因此不能夠有效地利用辦公自動化系統。

3.2 辦公自動化管理制度落后

一些單位對辦公自動化系統的理解和認識程度不夠，沿用傳統的內部辦公管理制度約束辦公自動化系統的運行，有些雖然建立了新的辦公流程管理制度，但是制度流于形式不能夠對系統進行有效管理。

3.3 辦公自動化運行環境較差

辦公自動化系統的應用目的是提高企業內部的辦公效率，但由于目前一些系統的運行環境較差，不能夠滿足系統高效運行的要求，反而在一定程度上阻礙了企業內部的辦公效率。

4 改進辦公自動化中計算機技術應用水平的幾點建議

4.1 構建完善、科學的管理制度

企業在構建制度的過程中，要充分借鑒和參考國內外的先進經驗，同時以自身的企業特點出發，才能構建完善、科學的管理制度，為更好地發揮辦公自動化的功能提供基礎。

4.2 提供辦公自動化運行的基本環境

企業要為辦公自動化的運行提供必要的基本環境，適當的采購和安裝一些殺毒軟件、應用軟件以及防火墻等安全設備，從而能夠保證辦公自動化系統的安全、高效運行。基本環境的構建必須結合企業的特點以及企業員工的具體計算機操作水平，通盤考慮。

4.3 不斷提升員工的計算機操作水平

企業要重視提高員工的計算機操作水平，包括基本的windows操作系統的使用，以及ppt、word、excel等日常辦公軟件的培訓。另外也可以不斷引入具有較高計算機操作水平的員工，還可以定期邀請相關專家進行知識和技能的培訓。

5 辦公自動化中計算機技術的發展

隨著科學技術的不斷發展以及智能化、便捷化計算機技術的不斷提出，辦公自動化中的計算機技術由傳統的實現辦公流程自動化和輔助日常辦公的開展等基本要求，逐漸向知識管理、人機交互、智能化處理等發展。另外，隨著網絡技術的不斷發展，使用視頻會議、遠程醫療會診、電子商務等也逐漸成為辦公自動化中的重要內容。

5.1 移動辦公

隨著計算機技術的發展，便攜式終端包括移動筆記本、平板電腦以及智能手機的廣泛應用，移動辦公成為了辦公自動化的發展趨勢。在利用3G網絡的基礎上，能夠實現實時的信息交互、任務處理、知識管理等。

5.2 業務導向

辦公自動化從單純滿足日常辦公需要逐漸提升為滿足業務需求的統一門戶，通過對單位的業務進行分析和整合，在OA辦公系統的基礎上充分引入供應鏈管理、客戶管理、企業資源管理等業務信息化系統，實現以業務為導向的辦公自動化平臺。

5.3 智能化系統

辦公自動化系統通過引入智能化技術可以實現手寫輸入、生物特征識別、自然語言處理以及人機交互功能，大大提升了系統的智能化水平。例外，系統通過建立統一的門戶網站實現協同辦公和即時溝通，提升了日常辦公管理的能力。

5.4 以知識為驅動

將知識管理概念融入到辦公自動化中，一方面滿足員工日常辦公知識查詢和學習的需要，另一方面也能激發員工的創造力和創新能力，提升整體的知識化、綜合化水平，實現以辦公自動化提升企業核心競爭力的更高要求。

參考文獻

[1]徐聯華.辦公自動化中的計算機技術應用與相關研究[J].電子技術與軟件工程，2016（11）：164-165.

[2]紀盛貞.現代辦公自動化中計算機技術應用探析[J].無線互聯科技，2016（19）：144-146.

[3]黃葦，劉志強，葉敏.辦公自動化中的計算機技術應用淺議[J].科研，2016（07）：00107-00107.

作者單位

鄭州商業技師學院 河南省鄭州市 450121