提高財務(wù)檔案管理規(guī)范化水平的途徑分析

劉建衛(wèi)

佛山市禪城區(qū)引排水調(diào)度中心

中圖分類號：F230 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）05-000-02

摘 要 現(xiàn)如今，我國經(jīng)濟水平明顯提升，財務(wù)檔案的規(guī)范化管理對于經(jīng)濟項目或經(jīng)濟活動有較為重要的影響。隨著社會進步發(fā)展，財務(wù)檔案的管理工作也發(fā)生了很多新的變化，在形式、內(nèi)容上都有革新。但是，在這一過程中有凸顯了很多問題，限制著事企業(yè)單位的經(jīng)濟活動。本文就提高財務(wù)檔案的規(guī)范化管理提出一些建議，希望能借此促進企業(yè)、事業(yè)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞 財務(wù)檔案 管理 規(guī)范化

一、財務(wù)檔案概述

財務(wù)記錄是指記賬憑證、財務(wù)報表、賬簿等信息的統(tǒng)稱，它反映了單位的經(jīng)營狀況和經(jīng)濟交易情況。財務(wù)檔案能夠真實地反映企業(yè)的運行軌跡，是單位從事社會生產(chǎn)活動的重要記錄。各事企業(yè)單位財務(wù)檔案的管理，不僅能對國民經(jīng)濟作出客觀的數(shù)據(jù)反映，而且也能對國家擬定相關(guān)的財政政策予以一定的價值參考。所以，財務(wù)檔案的規(guī)范化管理在當(dāng)前經(jīng)濟活動中越來越重要。

二、財務(wù)檔案管理工作實行規(guī)范化的必要性

無論對事業(yè)單位還是企業(yè)單位來講，檔案都是其曰常運行過程中各種信息的重要積累，是其發(fā)展過程中各種信息的重要來源。對于一個事業(yè)單位而言，財務(wù)檔案更是一種無形的資產(chǎn)，為事業(yè)單位各種決策的制定以及經(jīng)營活動的順利開展，在信息上提供著重要的保障性作用，關(guān)乎到事業(yè)單位未來的發(fā)展。為此，財務(wù)檔案管理工作必須朝著更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，以提升其使用和查找的便捷性，并充分發(fā)揮其財務(wù)信息的收集和整理功能，使財務(wù)檔案在事業(yè)單位發(fā)展過程中所起到的作用得到充分發(fā)揮。

三、財務(wù)檔案管理存在的問題

（一）財務(wù)檔案管理制度問題

伴著我國經(jīng)濟的進步，企事業(yè)單位財務(wù)檔案管理存在一些問題，因此，我國企業(yè)和企業(yè)管理體制存在諸多問題。在主觀管理層面，使法律和制度管理不加以重視。財務(wù)檔案管理制度不完善，單位內(nèi)部的檔案存放、借閱沒有設(shè)專人進行統(tǒng)一管理，缺少檔案借閱制度。另外，文件管理下的計算機軟件、系統(tǒng)安全、維護等幾部分的專業(yè)問題，管理員無需培訓(xùn)和直接上崗，是當(dāng)下信息安全的最大隱患。

（二）財務(wù)檔案管理人員能力問題

財務(wù)檔案的管理工作，受到管理工作人員的限制影響是比較大幅度的。一些企業(yè)單位不重視財務(wù)檔案的管理工作，對財務(wù)檔案的管理工作缺少專業(yè)認知，所以，很多的企業(yè)的財務(wù)檔案管理工作基本都是會計工作人員擔(dān)任。要實現(xiàn)財務(wù)檔案管理的規(guī)范化管理是不可能的，有必要浪費大量的時間，不能充分發(fā)揮財務(wù)檔案在獲取財務(wù)檔案中的重要作用。財務(wù)檔案管理的執(zhí)行另一方面也體現(xiàn)在入檔不及時，可能存在財務(wù)信息泄露，制約企業(yè)或事業(yè)單位經(jīng)濟活動的進展。

（三）財務(wù)檔案管理安全系數(shù)問題

在企業(yè)或事業(yè)單位的經(jīng)濟活動中，財務(wù)檔案的記錄和規(guī)范管理有很大的影響作用。所以要注意保密原則。企業(yè)和事業(yè)單位要注意，財務(wù)檔案要只讀。通過層層審批可以接入，但在現(xiàn)實中，很多企事業(yè)單位為了躲避困擾，或人為因素的存在，以及財務(wù)記錄管理薄弱，許多員工可以訪問檔案，致使其存在嚴重的安全風(fēng)險。

四、促進財務(wù)檔案管理工作規(guī)范化的相關(guān)策略

通過以上的討論和分析得出，可以看出我國的許多企事業(yè)單位在財務(wù)檔案的管理工作上仍有欠缺。在工作方面，財務(wù)檔案的管理過程中還存在一些較大的問題。還有許多突出的問題。企業(yè)的經(jīng)濟活動較好地進行，單位的財務(wù)檔案的管理是較為重要的，可以從以下幾方面來入手：

（一）提升對財務(wù)檔案管理的認識及意識

要做好事業(yè)單位的財務(wù)管理，需要不斷地相關(guān)人員對財務(wù)管理工作的認識，從而從根本上樹立有效進行財務(wù)管理的工作意識。財務(wù)檔案的管理人員要對財務(wù)檔案管理工作的必要性和緊迫性有一個清晰的認識，對自身的管理意識不斷予以加強，在對相關(guān)的財務(wù)檔案管理工作做好的基礎(chǔ)上還要對其進行有效的監(jiān)督工作，從而在內(nèi)心深處形成具有主人翁地位的意識形態(tài)，為做好財務(wù)檔案管理工作的盡職調(diào)查，鑒定和嚴格檢查要認真做好財務(wù)檔案工作，充分回到財務(wù)檔案管理部門的監(jiān)督協(xié)調(diào)職能。與此同時，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對財務(wù)檔案的管理工作做出高度的關(guān)注，讓領(lǐng)導(dǎo)層對財務(wù)檔案管理工作在整個單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展當(dāng)中的重要作用有一個深刻的認識，還要讓其深刻的體會到財務(wù)檔案管理在整個決策科學(xué)化當(dāng)中所產(chǎn)生的積極影響進行充分認識，從整體上不斷提升單位的財務(wù)檔案管理意識和認識，從而為有效的推動財務(wù)檔案管理工作的有效開展奠定堅實的基礎(chǔ)，為財務(wù)檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造完備的環(huán)境條件。

（二）加大對管理人員的培訓(xùn)力度

單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視財務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)，制定培訓(xùn)方案，提高檔案管理水平。管理者的專業(yè)素質(zhì)和能力是決定檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵因素。培訓(xùn)方式主要有聘請專家指導(dǎo)管理活動，參照優(yōu)秀企業(yè)的管理模式以及按照上級領(lǐng)導(dǎo)的指示整理檔案等。財務(wù)檔案文獻的內(nèi)容較為豐富，涉及面較大，特別是大型企業(yè)單位，檔案明細更多，資料量更大，若缺少有效的管理方式，則不利于單位的長期發(fā)展。財務(wù)檔案管理專家擁有豐富的經(jīng)驗和科學(xué)的管理方法，能夠?qū)芾砉ぷ魈岢鼋ㄔO(shè)性的意見，同時有助于轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，及時采納新的元素進行管理。加強對外交流與合作，通過參觀模范單位的財務(wù)檔案管理模式，并結(jié)合單位的具體情況，創(chuàng)造性地吸收管理理念，有助于企業(yè)改變檔案管理面貌。領(lǐng)導(dǎo)者能夠從整體的角度，制定適合自身發(fā)展的檔案管理思路。因此，管理人員在進行變革管理方式時，應(yīng)征詢上級領(lǐng)導(dǎo)的意見，根據(jù)其指示進行具體的整理工作。此外，培訓(xùn)活動不僅要重視提升財務(wù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，而且還要培養(yǎng)他們的責(zé)任心，增強道德修養(yǎng)，提高工作積極性。財務(wù)檔案管理人員必須嚴格律己，認真負責(zé)。

（三）建立完善的財務(wù)檔案管理機構(gòu)

完善的財務(wù)檔案管理機構(gòu)，是實現(xiàn)財務(wù)檔案的規(guī)范化管理，提高企業(yè)的財務(wù)管理的一項有效途徑。由于缺乏完善的財務(wù)檔案管理機構(gòu)，因此總體來講財務(wù)檔案管理的效率相對較低，無法實現(xiàn)財務(wù)檔案中資源的全面利用和數(shù)據(jù)的反映。有的企業(yè)在進行財務(wù)檔案的管理的過程中，建立健全財務(wù)檔案管理機構(gòu)，根據(jù)企業(yè)管理的實際需要。例如，如果企業(yè)的財務(wù)檔案管理工作量比較巨大，企業(yè)需要對財務(wù)檔案的管理人員進行合理的分配，不同的人員負責(zé)不同的部分，一些工作人員負責(zé)整理，一些工作人員負責(zé)歸檔等。除此之外，考慮到檔案管理環(huán)境的特殊性。財務(wù)檔案不同于一般的檔案，涉及內(nèi)容的機密性比較強，為了做到財務(wù)檔案的安全、有序的管理，必須為其營造良好的發(fā)展環(huán)境。

五、結(jié)語

當(dāng)前，我國不斷深化經(jīng)濟改革發(fā)展，經(jīng)濟水平有了較大的提升，躋身世界發(fā)展強國行列，在我國事業(yè)單位層級無論在具體的規(guī)模上還是在其特點和所處的社會環(huán)境上都發(fā)生了巨大的變化，對于傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理來說已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)階段的檔案管理需要，所呈現(xiàn)出的新的工作形式和內(nèi)容又為當(dāng)前的事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作提出了更為高大的要求。所以為了事業(yè)和單位企業(yè)發(fā)展，有效開展單位財務(wù)檔案管理，應(yīng)該充分的樹立財務(wù)檔案的管理工作的觀念加強，并進行不斷提升財務(wù)檔案管理的素質(zhì)，健全現(xiàn)有的財務(wù)檔案管理機制，對傳統(tǒng)的檔案管理方式進行不斷更新和轉(zhuǎn)變，從而促進事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作向規(guī)范化方向邁進。

參考文獻：

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