淺析企業檔案管理的問題及對策

劉洪秋

煙臺市福山公路管理局

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）05-000-01

摘 要 企業檔案是企業日常生產經營過程中形成的，是其生產經營的重要記錄和依據，是企業日常經營管理的重要內容，是企業加強日常管理、提升自身競爭力的重要途徑，也是維護企業正常生產經營的重要保障。本文將在分析企業檔案管理存在問題的基礎上，提出進一步完善企業檔案管理工作的對策。

關鍵詞 企業檔案管理 問題 對策

企業檔案是企業日常生產經營過程中形成的，是其生產經營的重要記錄和依據，是企業日常經營管理的重要內容，是企業加強日常管理、提升自身競爭力的重要途徑，也是維護企業正常生產經營的重要保障。本文將在分析企業檔案管理存在問題的基礎上，提出進一步完善企業檔案管理工作的對策。

一、企業檔案管理存在的問題

1.對檔案的重要性認識不足。企業生產經營過程中過度追求利潤，對于一些對利潤不能產生快速影響的工作重視程度存在不足。檔案管理是一項復雜的默默無聞的工作，導致很多企業對檔案管理的重要性認識不足：一部分企業對企業檔案管理在當今社會的實用價值認識不足，認為檔案管理工作只是收集文件材料，投入是得不償失的徒勞，部分企業缺乏主觀能動性，檔案管理應付了事，沒有認真做好企業檔案管理工作。

2.管理的觀念還比較落后。企業檔案管理的方式比較陳舊，仍然以手工管理為主，對現代化的檔案管理工具運用程度不高，導致企業檔案管理的質量低，查找檔案的速度慢，使用效率較低。

3.企業檔案管理與服務存在脫節。一方面檔案門類不夠豐富。部分企業檔案管理僅有文書、戶籍檔案門類，忽視了對企業經營過程中音頻、視頻、照片、實物等檔案的收集，造成了企業檔案不完整、不系統；另一方面，企業檔案管理存在重保管輕利用的弊病。企業對于檔案保存可能很到位，但是忽視了檔案的使用，不能夠充分發揮企業檔案在企業管理中的作用，造成了浪費。

4.缺乏規范的檔案管理制度。企業檔案管理中，缺乏系統的、規范的、合理的制度，導致有些部門以各種理由推諉拖拉，以至于部分企業檔案不能夠及時被整理歸檔，有的甚至出現丟失問題。同時，由于一些企業人員調動頻繁，一些重要檔案未能及時上交歸檔現象也時有發生。

5.企業檔案管理的力量薄弱。很多企業的檔案管理人員是由辦公室人員兼職的，并且變動頻繁，管理人員檔案管理的知識不足，同時缺乏相應的教育和培訓，影響了企業檔案管理水平的提升。

二、提高企業檔案管理水平的對策

1.進一步提高對企業檔案管理重要性的認識。企業檔案管理對于企業經營管理具有重要意義，企業要正確認識，經檔案管理作為一項重要工作來做，要定期調度、分析和檢查檔案工作。同時，檔案管理部門要強化責任意識，及時將檔案管理工作中遇到的問題及困難及時向領導匯報，切實承擔承上啟下、內外聯動、協調各方的責任，同時，要加強責任感教育，不斷提高部門內部人員做好檔案管理工作的自覺性。

2.完善制度，規范檔案管理工作。企業要完善企業檔案管理工作的制度，嚴格按照制度完成文件材料的收集、歸檔、保管等各項工作，要及時將需要的各類檔案收集完整。嚴格對各類檔案按照要求整理，妥善做好檔案的保管工作，嚴格落實檔案借閱制度，對逾期不還、丟失、破損事件嚴肅處理。

3.完善管理方式，強化服務意識。企業要提高企業檔案管理的信息化水平，要加大新技術的使用力度，用現代化的軟件武裝檔案管理工作，全面提升檔案管理的現代化水平。狠抓企業檔案的編研工作，緊跟企業的工作動態，企業檔案中蘊藏的信息進行深層次的加工與挖掘，使得企業檔案中的信息能夠服務企業的經營活動。

4.提高檔案的利用效率。檔案都具有一定的價值，能夠為現實工作提供一定的參考、借鑒和依據作用，所以企業管理人員要努力使企業檔案由“死檔案”變為“活資料”，提高企業檔案的使用效率。

5.強化教育培訓，提高管理人員業務素質。企業要選擇政治素質高、工作認真負責的同志來從事檔案管理工作，加強對檔案管理工作人員的業務培訓，鼓勵他們自學各種檔案管理知識，同時，加強對企業檔案管理人員的新技術的培訓，及時提高企業檔案管理人員對計算機技術的掌握，以便更好地提高檔案信息化水平。

三、結語

企業檔案管理工作對于企業的日常經營管理來說具有重要意義，但是由于多種原因的存在，企業檔案管理中還存在對重要性認識不足，管理觀念還比較落后、企業檔案管理與服務存在脫節、缺乏規范的檔案管理制度、企業檔案管理的力量薄弱等問題，筆者從五個方面提出了完善企業檔案管理工作的對策，以期更好地做好企業檔案管理工作。

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