地勘單位文書檔案數字化的建設研究

李曉彤

華北地質勘查局五一七大隊

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）05-000-01

摘 要 文書檔案是地勘單位的重要信息資源，因此加強地勘單位文書檔案建設工作非常重要。隨著科技信息化的不斷普及，傳統的文書檔案管理模式的不足日益顯現出來，文書檔案數字化建設成為地勘單位的一個必然選擇。本文從分析地勘單位文書檔案管理現狀及文書檔案數字化建設重要性入手，對文書檔案數字化建設的具體方法進行了探究，并指出了文書檔案數字化建設中要注意的幾個問題，旨在促進地勘單位文書檔案管理模式的轉變，提高文書檔案管理質量。

關鍵詞 地勘單位 文書檔案 數字化

文書檔案是地勘單位的重要信息資源，對地勘單位的發展有著重要的意義。隨著地勘單位開發項目的不斷增多，傳統的文書檔案管理模式已越來越不適應社會及地勘單位發展的需要，文書檔案的整理及儲存工作成為地勘單位的一項重點及難點工作。地勘單位文書檔案數字化的建設不僅能夠有效解決傳統文書檔案管理中的問題，而且能夠在很大程度上提高管理效率，是地勘單位加強文書檔案管理工作的必然選擇。

一、地勘單位文書檔案管理現狀及數字化建設重要性分析

（一）地勘單位文書管理現狀

從目前來看，紙質文書檔案仍然是我國大部分地勘單位進行文書檔案管理的方式，但是這種傳統的管理方式存在的問題及不足是比較明顯的。一是管理難度大，由于紙質文書檔案在管理過程中非常容易受潮、破損及遺失；二是由于紙質檔案資料多，要合理存放，需要比較大的空間，管理成本比較高；三是比較容易出現安全問題，由于部分地勘單位沒有建設專門的檔案室，致使文書檔案儲存比較亂，很容易出現存放安全問題。

（二）文書檔案數字化建設的重要性

結合目前地勘單位發展的需要及傳統文書檔案管理工作存在的問題，地勘單位加強文書檔案數字化建設就顯得尤為重要。一是文書檔案數字化管理是對傳統管理方式的變革，可以縮短與現代化的、數字化檔案管理之間的差距；二是實現數據化管理可以在更大程度上提高文書檔案的管理水平、使用效率以及加強對文書檔案的保護。三是是貫徹落實國家檔案局、中央檔案館印發的有關“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”文件要求的體現。總的來說，隨著社會經濟水平的提高，文書檔案數字化建設的重要性和必要性日益突顯，已經成為檔案管理部門高度重視的一個問題。

二、地勘單位文書檔案數字化建設的具體方法

（一）地勘單位文書檔案數字化管理系統的建立

要實現地勘單位文書檔案數字化管理，就要從建立文書檔案數字化管理系統開始。首先，地勘單位應該運用新型的數據設備，提高檔案數據庫的先進性，提高檔案數據庫的利用效率。其次，數據庫管理人員要通過認真的輸入檢驗以確保

文件資料錄入的準確性。此外，要重視對文書檔案原文件的數字化處理工作，充分利用掃描儀、數碼相機等新型數字化設備進行處理，逐步完善數據庫內的文文書檔案內容。

（二）系統網站的建立

地勘單位文書檔案管理系統建立后，管理人員就要進行局系統網站的建立工作。首先，管理人員要結合網站資源的管理與共享方式，以提高地勘單位文書檔案的管理效率。其次，在注冊局系統網站的過程中，管理人員應與相關政府網站進行連接，實現網絡資源共享，提高地勘單位文書檔案資源的利用效率。此外，應該逐步實現文書檔案的網上現行文件查閱方式，以不斷提高地質礦產勘查部門的政務工作服務水平。

（三）文書檔案監管體系的建立

有效的監管措施是提高文書檔案管理工作效率的有效保障，因此，地勘單位在建立局系統網站后就要建立相應的監管體系。首先，要加強對文書檔案資料信息錄入的監管。其次，在文書檔案數字化建設過程中，要加強電子文件的利用與收集工作。此外，文書檔案管理人員在實際工作過程中，針對固有檔案管理軟件的實際使用情況及出現的問題及不足，對檔案管理系統進行不斷的優化與改善。

三、地勘單位文書檔案數字化建設注意要點

（一）加強對原文件的保管工作

由于在進行文書檔案的管理過程中，尤其是在進行電子化掃描的過程中，需要把檔案拆開，如果不注意就很容易發生文書檔案的丟失或破壞等情況，因此一定要加強對原文件的保管工作。掃描時要正確設置掃描參數，以確保掃描圖片的質量。

（二）重視文書檔案質量檢查工作

質量檢查工作是保證文書檔案資料質量的有效途徑。文書檔案質量檢查應包括數字化前文書檔案整理的檢查、對數字化后的數據質量、圖像質量檢查，從完整性、排序正確性、圖像文件原貌保持性及清晰度等方面進行檢查，以確保文書檔案資料數字化后的有效性。

（三）做好文書檔案保密與保管工作

在檔案數字化過程中，做好文書檔案的保密與保管工作是非常重要的，對于一些不能對外公開或泄密的文件，應安排專門的檔案工作人員進行掃描，同時，在紙質檔案掃描而形成電子文件的過程中，應安排專門人員負責保密與保管監管工作工作。此外，要安排專業的檔案管理人員進行該項工作，以確保工作的效率。

參考文獻：

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