論醫(yī)院檔案管理制度化和專業(yè)化建設(shè)的重要性

陳晶

一、建立制度化醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院基建檔案工作的基礎(chǔ)

1.1完善的檔案資料收集制度是前提

醫(yī)院檔案資料的收集制度是建立制度化和專業(yè)化醫(yī)院檔案的前提，檔案只有在全面的、及時(shí)的、準(zhǔn)確的收集好之后，才能進(jìn)行更好的管理，一切的檔案管理制度和檔案管理工作都是建立在檔案收集的基礎(chǔ)之上的。首先要確定檔案資料收集的范圍，確定哪些是應(yīng)該收集的檔案資料，哪些是無用的信息。要將規(guī)劃設(shè)計(jì)、調(diào)研、審批、施工等各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的圖表、文字、音像形式的資料、圖紙、收據(jù)等文件收集起來，根據(jù)各個(gè)項(xiàng)目的規(guī)模將資料做好分類，列出清單，做到全面準(zhǔn)確，減少遺漏的現(xiàn)象。只有建立完善的檔案資料收集制度，做好檔案資料收集的基礎(chǔ)工作，才能確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確，為醫(yī)院的檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.2建立好檔案資料整理立卷裝訂的制度

在收集好檔案資料后，下一個(gè)環(huán)節(jié)就是對檔案資料進(jìn)行整理，將整理好的檔案資料整理成卷，再進(jìn)行裝訂，這個(gè)環(huán)節(jié)就需要完善的檔案資料整理立卷裝訂的制度對這些環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，使得檔案資料整理的各個(gè)環(huán)節(jié)都按照規(guī)定有序地進(jìn)行。但是目前許多醫(yī)院都沒有相應(yīng)的檔案資料整理立卷裝訂的制度，檔案的整理和裝訂只是隨意進(jìn)行，致使許多檔案資料長期的堆放在辦公室，無人整理。有的雖然經(jīng)過整理，但是由于缺乏相關(guān)的系統(tǒng)的制度規(guī)定，整理的不夠規(guī)范，不方便檔案的查詢。因此，全面的檔案資料整理立卷裝訂的制度是十分必要的，有了制度的規(guī)范，檔案的整理工作就會(huì)有序的進(jìn)行，而且方便檔案的查閱。

1.3檔案驗(yàn)收移交是保證檔案完整的重要環(huán)節(jié)

檔案經(jīng)過整理立卷裝訂后，要經(jīng)過驗(yàn)收的程序，這一環(huán)節(jié)也需要相關(guān)的制度規(guī)定，判斷整理過后的檔案是否符合要求，對于符合要求的檔案才能移交。醫(yī)院要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員要按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收檔案，符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案可以通過驗(yàn)收，對于不符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案要退回給相關(guān)人員重新整理。對于驗(yàn)收通過的檔案要及時(shí)移交，如果驗(yàn)收過的檔案還是堆放在原來的位置，不移交給相關(guān)的人員存放起來，檔案就得不到很好的保管，很難保證檔案的完整和齊全。因此醫(yī)院要制定相應(yīng)的制度規(guī)范檔案的驗(yàn)收和移交，所需要的手續(xù)必須齊全，不能遺漏，做好各個(gè)環(huán)節(jié)的簽收手續(xù)。只有建立完善的驗(yàn)收移交制度，才能做好檔案的驗(yàn)收移交工作，確保檔案能夠及時(shí)的按照規(guī)定的要求，完整的移交給相關(guān)單位保存起來。

二、有利于明確檔案管理的責(zé)任

制度化和專業(yè)化的醫(yī)院檔案管理，有利于檔案管理人員分工合作，明確自身的責(zé)任。制度化和專業(yè)化的醫(yī)院檔案管理，能夠明確各個(gè)單位、各個(gè)科室、每個(gè)檔案管理人員的職責(zé)，每個(gè)單位、部門都有自己的責(zé)任，每個(gè)單位和部門在清楚了自己的職責(zé)后才會(huì)更加清晰明了的完成自身的任務(wù)。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作十分混亂，各個(gè)單位和部門的職責(zé)劃分不清，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)工作內(nèi)容重復(fù)，或者某些檔案管理工作無人負(fù)責(zé)的情況，一旦出現(xiàn)問題便會(huì)互相推諉，檔案工作執(zhí)行起來十分混亂。而醫(yī)院檔案管理進(jìn)行制度化和專業(yè)化管理，就使得各個(gè)部門和單位的職責(zé)明確，積極配合，更好的完成醫(yī)院檔案的管理工作。責(zé)任到人、責(zé)任到崗的檔案管理制度，明確了每個(gè)人的工作范圍和工作內(nèi)容，使得檔案工作變得清晰明了，能夠有序的進(jìn)行，可以提高檔案管理工作的質(zhì)量和工作的效率。

三、有利于促進(jìn)檔案保管人員素質(zhì)的提高

多數(shù)醫(yī)院對檔案管理工作的重視程度較低，檔案保管人員的素質(zhì)也不高，職業(yè)素質(zhì)較差，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，處理不好醫(yī)院檔案的管理工作，致使醫(yī)院的檔案信息經(jīng)常丟失、遺漏甚至外流，造成嚴(yán)重的影響。檔案管理者較低的業(yè)務(wù)水平會(huì)嚴(yán)重影響醫(yī)院的檔案管理工作，有時(shí)會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的后果，損害醫(yī)院的形象，因此醫(yī)院檔案管理制度化和專業(yè)化建設(shè)是十分必要的，用制度規(guī)范檔案管理人員的工作，促使他們提高對檔案管理工作的重視程度，提高工作的效率和準(zhǔn)確性，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

因此醫(yī)院要制定明確的制度規(guī)范檔案管理人員的行為，還應(yīng)為檔案保管人員提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，使他們提高工作的專業(yè)化水平，提高專業(yè)素質(zhì)，嚴(yán)格管理并且完善醫(yī)院的檔案管理工作。加強(qiáng)對檔案管理人員的教育、培訓(xùn)和考核，提高檔案保管人員的工作能力和管理水平，不斷優(yōu)化檔案保管人員結(jié)構(gòu)。檔案保管人員自身也要規(guī)范自身的行為，嚴(yán)于律己，認(rèn)真負(fù)責(zé)，做好檔案的管理工作。

四、結(jié)語

醫(yī)院檔案管理制度化和專業(yè)化建設(shè)是十分重要的，能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案基礎(chǔ)管理工作的有序進(jìn)行，還可以明確檔案管理人員的責(zé)任和分工，促進(jìn)檔案管理人員提高專業(yè)素質(zhì)，使醫(yī)院檔案管理工作更好的進(jìn)行。