企事業單位檔案管理的現狀和對策分析

李琪

摘要：檔案管理在企事業單位管理工作中占據著重要地位，對其可持續健康發展發揮著不可或缺的重要作用，也利于提高其工作效率。只是在當前的企事業單位檔案管理中，依然存在一些問題亟待解決。筆者在本文主要針對現有的問題進行分析，并提出建設性對策，以供參考。

關鍵詞：企事業單位；檔案管理；工作效率

企事業單位開展檔案管理工作，要嚴格遵循《檔案法》的規定與標準，強化企事業單位管理工作，提高其工作效率與工作質量，以提供更好的社會公眾服務，并實現自身的良好發展。

一、檔案管理在企事業單位中的重要意義

一方面，在企事業單位中，檔案是其詳細的成長記錄，也反映其在發展過程中的多方面重要信息資源，比如企業創始人、企業戰略、企業目標調整等。因此，企事業單位必須做好檔案管理工作，為其單位的可持續發展提高科學有效的管理手段，提高企事業單位的工作質量及效率。另一方面，檔案管理的規范化程度能夠反映單位的管理狀況，利于管理者更好地掌握自身的總體發展狀況，及時作出合理的決策，并進行發展戰略、發展方式與發展方案的及時調整[1]。

二、企事業單位檔案管理現狀分析

（一）檔案管理與現代化服務的意識較薄弱

一方面，企事業單位領導與檔案人員對檔案管理的意識比較薄弱。對領導者而言，對檔案管理工作不夠重視，難以投入更多的檔案管理資金，使得檔案管理軟件與硬件條件不夠完善，人員也配備不足，也沒有注重檔案人員的培訓。對于檔案人員而言，難以真正做好檔案的收集與存檔工作，缺乏良好的檔案管理意識。

另一方面，一些企事業單位即使引入了先進檔案管理設備，卻也由于檔案管理人員專業知識水平低下，科技水平不高，導致這些設備無法得到充分利用，造成資源浪費問題，難以真正推進檔案的科學化管理。

（二）檔案管理規章制度不夠完善

在部分企事業單位檔案管理工作中，檔案資料缺乏統一的規范化、標準化管理制度，很難提高檔案綜合管理水平[2]。而且檔案管理人員與檔案借閱人員沒有嚴格遵循檔案管理制度，存在管理人員查找困難、借閱人員不如期歸還檔案的問題，甚至檔案遺失現象比較嚴重，這直接對檔案完整性與管理工作規范性都造成較大的影響。

三、企事業單位檔案管理的有效對策探析

（一）提高檔案管理重視度，促進檔案管理現代化

在企事業單位中，應該將領導重視和檔案人員進行有效結合，對檔案管理工作進行有效完善。單位領導者應該切實加強檔案管理的資金投入與設備配置，為檔案管理工作提供良好的硬件與軟件條件，并注重強化檔案人員的培訓工作，提高其知識素質水平、業務水平以及工作能力，掌握各種先進技術與設備，切實提高檔案管理工作效率[3]。如今信息化管理理念已經不斷得到普及應用，檔案管理工作也應該跟隨新時期的發展趨勢而進行不斷創新與發展，充分發揮其良好技術支持的力量，強化電子文檔管理手段，實現信息共享，并提高檔案信息化服務水平。

（二）檔案管理部門應該構建完善的檔案管理制度

隨著時代的發展與進步，各類設備與技術都在不斷更新。在檔案管理中，管理人員應該適應當下新形勢的變化，致力于開創檔案管理的全新局面。因此，檔案管理者不但要自主更新檔案專業知識，掌握各種先進設備與技術，同時也要堅持依法治檔的管理路徑。國內的《檔案法》歷經多年的發展，已經為檔案管理的良性發展奠定了堅固的基礎[4]。因此，檔案管理部門應該遵從《檔案法》的相關規定，并從實際情況出發，構建符合自身發展的完善檔案管理制度，使得檔案管理實際工作中，可以做到有法可依，有章可循，在因地制宜的原則上實現檔案管理的靈活有效開展。

（三）營造良好的檔案管理環境

企事業單位的檔案管理工作既要適應新時期的信息化發展趨勢，推進信息化建設，但也要做好紙質文檔的備份工作，將電子文檔及其相關紙質檔案進行統一歸檔。因此，在企事業單位檔案管理部門中，應該營造良好的檔案存放環境與管理環境。要保持庫房的清潔與設備的整潔，做到“無塵”、“無霉”、“無蟲蛀鼠害”、“無雜物”，并且禁止吸煙，禁止存放易燃易爆物品，室內溫度應該滿足國家規定的相關標準。另外，也要做好檔案的實時檢查與全面清點，保證檔案不丟失，避免檔案遭到損壞。一旦發現檔案遭到損壞，則應該及時予以補救，可借鑒科學技術進行搶救處理[5]。而對于電子文件，也要做好信息安全管理工作，確保軟硬件設備的性能穩定，防止信息遭到泄露或者盜竊，保障電子文檔的信息完整性與安全性。

四、結束語

總而言之，在當前的企事業單位檔案管理中，依然存在領導者重視度不足、檔案人員管理意識薄弱、現代化服務意識較差、檔案管理規章制度不夠完善等一系列問題。因此，企事業單位領導者應該充分認識到檔案管理的重要性，并且加大對檔案管理的投入，促進檔案管理現代化，依據《檔案法》構建完善的檔案管理制度，營造良好的檔案管理與存放環境，為電子文檔的信息完整性與安全性提供保障。

參考文獻：

[1]陳園園，尤靜.提升企事業單位檔案管理水平的思考[J].產業與科技論壇，2015（08）：227-228.

[2]劉兵.淺談新時期如何做好企事業單位的檔案管理與服務工作[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2014（06）：64-65.

[3]馮麗博.談電子檔案在企事業單位檔案管理中的運用[J].統計與管理，2014（04）：123-124.

[4]趙杰.企事業單位檔案管理存在問題與對策[J].檔案管理，2013（05）：93.

[5]魏秦.淺析我國企事業單位檔案管理制度[J].科技風，2013 （07）：272.