開(kāi)拓檔案管理工作的新思路

摘 要：在目前國(guó)家的科技與經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展下，我們對(duì)于檔案管理工作，要做到的是與時(shí)俱進(jìn)，做到大膽的創(chuàng)新，搞好檔案管理工作，對(duì)于開(kāi)拓檔案管理的新思路有著極其重要的意義與影響。

關(guān)鍵詞：開(kāi)拓；檔案管理；信息化

檔案管理顧名思義就是檔案工作。它主要是工作人員對(duì)檔案里面的信息進(jìn)行的分類(lèi)歸集、以及管理和提供給人們利用的工作統(tǒng)稱，也是我國(guó)檔案管理事業(yè)的重要組成部分。

在科技與經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展下，對(duì)于國(guó)家檔案的管理也有著很大的變動(dòng)，在新的國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展下，我們要結(jié)合新形式的社會(huì)發(fā)展，做到與時(shí)俱進(jìn)，做好檔案管理工作上的創(chuàng)新，以新的模式解決目前關(guān)于檔案工作中所出現(xiàn)的問(wèn)題。

一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

在我國(guó)科技與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，由于出現(xiàn)了辦公的自動(dòng)化和無(wú)紙化等事物，使我國(guó)檔案的形成發(fā)生很大變化，我們的檔案現(xiàn)在都是為以磁盤(pán)作為載體的檔案。那么我們的檔案管理工作者的責(zé)任則是應(yīng)該從綜合系統(tǒng)地提供出最有價(jià)值的檔案信息。因此我們需要有一個(gè)過(guò)程，使這些以磁盤(pán)作為載體的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實(shí)性和有價(jià)值性，使的大家獲得更加完善的服務(wù)。在這樣看來(lái)，檔案管理在之后工作中的發(fā)展趨勢(shì)將會(huì)是檔案信息化。

首先我們目前所使用的管理軟件并沒(méi)有做到統(tǒng)一性。由于檔案管理部門(mén)里所用的計(jì)算機(jī)型號(hào)是不一致的，這樣將會(huì)導(dǎo)致信息的相互調(diào)動(dòng)，不能利用電腦做好檔案的管理工作，沒(méi)辦法很快捷的調(diào)出有價(jià)值的檔案信息，從而約束了檔案信息電子化的進(jìn)程。

其次是檔案管理中需要改進(jìn)的工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。然而它們是作為檔案信息管理的前提條件，正是因?yàn)闅v史的原因，各種檔案的質(zhì)量并不高，檔案之間的相容性也并不強(qiáng)，導(dǎo)致在檔案管理工作中無(wú)法做到全面的實(shí)施和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

第三是對(duì)于我們檔案管理人員的素質(zhì)要有所一定的提高。只有在管理人員的知識(shí)和技術(shù)水平較高的情況下，才能實(shí)現(xiàn)我們所說(shuō)的檔案管理信息電子化，而不是只有一般的電腦操作水平。從目前來(lái)看，許多管理部門(mén)缺少高技術(shù)的人才，就算我們從外引進(jìn)好的設(shè)備，還是不可以有效地發(fā)揮設(shè)備的作用。

二、如何加強(qiáng)檔案管理電子信息化建設(shè)

對(duì)于檔案管理電子信息化的建設(shè)，我們首先要做的是建立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，在這個(gè)系統(tǒng)里建設(shè)綜合應(yīng)用平臺(tái)，我們要把檔案管理的系統(tǒng)作為宣傳檔案的工作和信息服務(wù)的對(duì)外窗口的話，就必須有一個(gè)健全的服務(wù)網(wǎng)站，使這個(gè)網(wǎng)站發(fā)揮它應(yīng)有的作用。為此我們還要采購(gòu)好的硬件設(shè)備來(lái)作為系統(tǒng)基礎(chǔ)，提高技術(shù)和應(yīng)用水平，保證安全性與可靠性。

接下來(lái)我們就要增強(qiáng)電子文件的管理，這是最為關(guān)鍵的因素。那么對(duì)此應(yīng)該做好以下幾點(diǎn)：

（1）因?yàn)楝F(xiàn)在的檔案文件是以磁盤(pán)作為介質(zhì)，其安全性較差，容易被丟失，然而我們隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)站的形成與應(yīng)用，使得它在檔案管理上越來(lái)越廣泛的使用，但就是因?yàn)槿绱耍覀兏討?yīng)該規(guī)定管理網(wǎng)站必須保證那些有保存意義的電子文檔的真實(shí)性和一定的準(zhǔn)確性。此時(shí)我們就可以在這些管理機(jī)構(gòu)之間安裝專(zhuān)門(mén)為這些檔案?jìng)鬏敹玫木W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，要按一定的文件格式進(jìn)行傳輸。為此我們必須把文檔一律存入光盤(pán)，而不是磁盤(pán)。

（2）現(xiàn)在我們的電子文件歸檔所涉及到的范圍更加廣泛，受到的約束因素增多，如果只是一個(gè)檔案部門(mén)是無(wú)法勝任的，必須在檔案部門(mén)下再成立電子文件形成的部門(mén)以及計(jì)算機(jī)部門(mén)。然而電子文件形成的部門(mén)在檔案的歸檔中有著重要的責(zé)任，檔案部門(mén)在原則中有著極其重要性，至于我們的計(jì)算機(jī)部門(mén)則是擔(dān)任技術(shù)工作，是整個(gè)過(guò)程之中必不可少的。它們之間要能夠相互幫助，相互協(xié)調(diào)，共同來(lái)完成工作。這樣每個(gè)部門(mén)就可以揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自部門(mén)的優(yōu)勢(shì)，形成好的電子檔案。

（3）做好電子文件的歸檔工作。采用技術(shù)處理來(lái)保護(hù)原始文件信息，將已經(jīng)歸檔的文件改為只能只讀的文件，也就是其他人不可以對(duì)此文件進(jìn)行修改。從而識(shí)別和保護(hù)了文件的原始結(jié)構(gòu)，提高電子檔案的可靠性。

（4）做好電子檔案的保存工作，雖然我們用光盤(pán)對(duì)其進(jìn)行了保存，但是對(duì)于長(zhǎng)久需要保存的文件應(yīng)該定期進(jìn)行復(fù)制，防止信息損壞與丟失。

三、采取一定的措施來(lái)建設(shè)好檔案的管理信息化

對(duì)于檔案管理我們首先應(yīng)該加強(qiáng)電子文件的歸檔管理，提高檔案的管理水平。對(duì)于不同的文檔我們要靠計(jì)算機(jī)部門(mén)的技術(shù)對(duì)其進(jìn)行接收和整理。其次提高管理人員的業(yè)務(wù)能力，使管理人員從不專(zhuān)業(yè)的變成專(zhuān)業(yè)的，從而保證檔案系統(tǒng)的管理工作有序、正常的持續(xù)發(fā)展。第三是提高目前的管理手段，實(shí)現(xiàn)所有的資源能夠做到共享，對(duì)此我們要選擇規(guī)范化，通用化以及包容性強(qiáng)的軟件。

四、開(kāi)拓檔案管理的重要性

檔案管理從狹義上講，就是檔案業(yè)務(wù)工作是一個(gè)偉社會(huì)各事業(yè)服務(wù)的工作。

具有以下兩點(diǎn)重要性：

第一，由于檔案是我國(guó)機(jī)關(guān)工作考察的依據(jù)。它是記錄過(guò)去的工作和歷史情況，是可以為機(jī)關(guān)工作提供第一手資料，是真憑實(shí)據(jù)。第二，檔案是我國(guó)教育宣傳的生動(dòng)素材。

正是因?yàn)闄n案有如此的重要，我們應(yīng)該要保護(hù)好和管理好檔案，要妥善保管好檔案，為它的利用創(chuàng)造條件，因此應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：

1）要維護(hù)好歷史的真實(shí)面貌；2）要忠于和熱愛(ài)檔案事業(yè)；3）要具備全心全意為人民服務(wù)的精神；4）要有良好的保密習(xí)慣；5）要樹(shù)立高度的法制意識(shí)和觀念。我們要為我國(guó)的檔案管理工作付出我們的最飽滿的熱情，做好應(yīng)該做的，把檔案管理工作的作用發(fā)揮到最大。

五、小結(jié)

本文就開(kāi)拓檔案管理工作的新思路問(wèn)題展開(kāi)了探討，主要分析了檔案管理信息化的現(xiàn)狀，分別是現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性，檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化仍要改進(jìn)，檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。并且提出了具體的方法，首先我們要加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)，做好存檔、保存工作。對(duì)此提出了相對(duì)應(yīng)的措施，加強(qiáng)電子文件的歸檔管理，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以及提高現(xiàn)代化的管理手段。對(duì)其重要性也做了一定的表述，但是由于個(gè)人所學(xué)知識(shí)以及閱歷的極限性，為沒(méi)法做到很全面的分析，希望能夠憑借此文引起廣大學(xué)者的關(guān)注。

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作者簡(jiǎn)介：楊建平（1979），男，漢族，天津人，本科，館員，研究方向：檔案管理。