新形勢(shì)下探究如何做好高職院校檔案管理工作

摘要：高職院校檔案管理工作是高職院校各項(xiàng)工作中的一個(gè)重要組成部分。本文通過對(duì)檔案管理工作的概述和意義的分析，明確指出當(dāng)前在高職院校中檔案管理存在的問題，并有針對(duì)性的提出提高檔案管理工作的相關(guān)策略，以推動(dòng)新形勢(shì)下高職院校檔案管理工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)下；高職院校；檔案管理

1 檔案管理工作的概述

1.1 檔案管理的含義和原則

檔案管理是對(duì)各類檔案信息資料按要求進(jìn)行統(tǒng)一收集、整理和開發(fā)利用，其最終目標(biāo)是為學(xué)校科研活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)等提供服務(wù)。按不同工作內(nèi)容和方法可將檔案管理工作分為兩部分：一方面是對(duì)檔案資料的收集、整理、統(tǒng)計(jì)等，即對(duì)檔案的實(shí)體管理；另一方面是對(duì)檔案資料的匯集、編制、編寫等，即對(duì)檔案的加工，檔案加工是檔案開發(fā)利用的關(guān)鍵。新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作的專業(yè)性和服務(wù)性都提出較高要求。

只有建立在科學(xué)合理的基礎(chǔ)上才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。檔案管理工作需要堅(jiān)持以下三點(diǎn)原則：一是嚴(yán)密性，嚴(yán)密是檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，是對(duì)檔案管理工作的管理方式、組織形式進(jìn)行保密；二是安全性，安全性是檔案管理工作的保障，要保證所收集資料的安全真實(shí)；三是服務(wù)性，服務(wù)是檔案管理工作的最終目標(biāo)，時(shí)刻為學(xué)校科研活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)提供服務(wù)。

1.2 高職院校開展檔案管理工作的意義

高職院校檔案管理是對(duì)多種檔案資料的集合，包括教職工人事檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、科研信息、教學(xué)信息、財(cái)務(wù)信息等多種。通過對(duì)檔案的查詢及管理能夠?yàn)閷W(xué)校組織決策提供參考依據(jù)，同時(shí)也是學(xué)校制度化管理，保障師生合法權(quán)益的基礎(chǔ)。為更好的提高高職院校管理質(zhì)量，既要從學(xué)校管理制度出發(fā)，還要充分做好檔案管理工作，為全面提升高職院校的管理質(zhì)量做好保障。

2 高職院校檔案管理工作存在的問題

2.1 對(duì)檔案管理缺乏重視

高職院校領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生對(duì)檔案管理缺乏重視，對(duì)檔案信息的使用率不高，使得檔案管理成為高職院校管理最薄弱的環(huán)節(jié)。由于從事檔案工作的管理人員無法清楚的認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，單方面認(rèn)為檔案管理只是單純的服務(wù)性工作，無法產(chǎn)生明顯效益，從而忽略了對(duì)檔案管理的重視，對(duì)檔案管理工作缺乏主動(dòng)性。同時(shí)，因缺乏對(duì)檔案工作的了解，使得檔案信息的開發(fā)利用率較低，對(duì)檔案收集、整理、編制等方面力度不夠，嚴(yán)重影響檔案信息的完整性，無法及時(shí)發(fā)揮檔案在日常應(yīng)用中的作用，得不到廣大師生的認(rèn)可，嚴(yán)重限制了檔案管理工作者的積極性。

2.2 對(duì)檔案管理缺乏經(jīng)費(fèi)的投入

當(dāng)前，部分高職院校的檔案管理工作仍處于發(fā)展階段，再加上缺乏經(jīng)費(fèi)的投入，高職院校檔案管理工作很難從傳統(tǒng)手工操作向現(xiàn)代化方向發(fā)展。 雖然有些高職院校實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，但因計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫容量小、數(shù)據(jù)服務(wù)器小等因素，到目前為止，仍無法全面實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，在這種情況下，檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化。可見，因缺乏經(jīng)費(fèi)的投入而嚴(yán)重阻礙了檔案管理的發(fā)展。

2.3 缺乏完善的檔案管理機(jī)制

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，在各行各業(yè)中對(duì)技術(shù)型人才的需求都愈加迫切，高職院校檔案管理工作亦是如此，當(dāng)前大量高校建立和合并現(xiàn)象常有發(fā)生，這對(duì)檔案工作的統(tǒng)一管理造成嚴(yán)重困擾。在一些高職院校里雖設(shè)有檔案管理機(jī)制，但對(duì)檔案信息的收集、整理、編制、編寫等方面的管理仍有欠缺。同時(shí)，因高職院校內(nèi)部的各專業(yè)和各系別差異較大，且學(xué)生經(jīng)常出入于校園和實(shí)習(xí)企業(yè)之間，加大了對(duì)檔案管理工作的難度，使得原有的檔案管理機(jī)制已不適應(yīng)當(dāng)前高職院校發(fā)展的需求。從最初的高校招生到學(xué)生畢業(yè)后步入企業(yè)實(shí)訓(xùn)，從建校初期到高校的現(xiàn)有規(guī)模，學(xué)校的各項(xiàng)資料的保管都缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度。

3 新形勢(shì)下提高高職院校檔案管理工作的有效對(duì)策

3.1 提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)對(duì)檔案管理的意識(shí)

高職院校檔案是反映學(xué)校基本面貌的歷史記錄，對(duì)學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展都具有參考利用價(jià)值。從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到教職工都應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，重視檔案管理工作。明確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是學(xué)校全體成員的共同事業(yè)，需全員參與，才能更好的做好檔案管理工作。

3.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是高職院校檔案管理工作得以創(chuàng)新和進(jìn)步的重要體現(xiàn)，要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的主要途徑就是加大對(duì)檔案經(jīng)費(fèi)的投入。只有加大對(duì)經(jīng)費(fèi)的投入，才有條件引進(jìn)現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，才能改善當(dāng)前的檔案管理工作現(xiàn)狀，才有利于建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)、多元化的綜合檔案室。在未來，信息化、現(xiàn)代化建設(shè)將是檔案管理工作的主要發(fā)展方向，通過利用現(xiàn)代信息技術(shù)來對(duì)檔案信息資料進(jìn)行數(shù)字化的處理，建立檔案信息資源庫，形成檔案信息資料的存儲(chǔ)中心。另外，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，網(wǎng)上開放教育和授權(quán)查閱檔案已成為檔案管理利用的新趨勢(shì)。因此，在今后工作中，必須加大對(duì)檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入，盡早實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，以便進(jìn)一步提升高職院校檔案管理工作的服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。

3.3 建立機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)作用

首先，成立專門的檔案管理工作小組，主要負(fù)責(zé)學(xué)校檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的收集、整理、編寫等環(huán)節(jié)的監(jiān)督，對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題及時(shí)采取解決措施。其次，對(duì)檔案管理體系建立統(tǒng)一管理和分散管理，這樣有利于學(xué)校各科室對(duì)檔案資料的查詢。最后，建立一支高素質(zhì)、高專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)每個(gè)檔案管理科室分別配備幾名專業(yè)檔案人員，明確指出檔案人員的工作職責(zé)，并建立相應(yīng)的考評(píng)機(jī)制，以此督促檔案管理人員的工作積極性，把檔案管理工作落到實(shí)處。

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作者簡介：曾娟（1975），女，本科，檔案館員，婁底職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦檔案室工作，主要研究方向：高校檔案管理。