淺談高職院校二級學院行政干事工作

摘 要：行政干事是高職院校二級學院行政工作的主要執行者，在行政管理中起到很重要的作用。本文從高職院校二級學院行政干事的工作職責、行政干事必須具備的素質以及行政干事的建議這三方面淺談高職院校二級學院行政干事工作。

關鍵詞：高職院校；行政干事；工作職責；素質；建議

行政干事是高職院校中行政管理工作的基層人員，是具體行政事務的執行者，是二級學院院長的助手同時也是二級學院與學校各職能部門工作人員、師生、校外人員溝通的橋梁和紐帶。行政干事必須牢記工作職責，具備很高的綜合素質，誠誠懇懇、認認真真地為領導、師生、校企合作單位辦事，促使二級學院日常工作正常運轉。

一、高職院校二級學院行政干事的工作職責

（一）協助二級學院院長工作

協助二級學院院長做好各項會議安排工作、對外接待服務工作、教育教學質量監控工作、各項大賽組織工作、信息化建設工作、校企合作工作、招生工作、招聘工作、考核工作、方案制定工作、布展工作、二級學院文化建設工作等。

（二）承擔二級學院的固定資產管理工作

承擔二級學院的固定資產的采購申報、采購入庫、調撥、報廢、一萬元以上的固定資產的建檔、清點核對、維護、報修等工作，確保賬物一致。平時報修最多的是多媒體設備，不復雜的問題自己要學會解決，自己解決不了的問題要及時和負責多媒體設備維修的老師聯系并跟進維修進度，確保不影響課堂教學。

（三）承擔二級學院宣傳報道工作

承擔采集影像資料、整理影像資料、撰寫通訊報道、上傳二級學院所有通訊報道、網頁維護及更新、顯示屏信息上傳等工作，維護好學校及二級學院的形象。

（四）承擔二級學院運行經費的支出報銷工作

承擔二級學院辦公用品、學生活動用品等采購、記賬、發放工作，運行經費的支出報銷工作，如辦公用品費、差旅費、招待費、教學經常費、學生活動費、部門文化建設專項經費等經費的支出報銷工作。

（五）承擔二級學院綜合治理與消防工作臺帳記錄工作

定期檢查樓內各空間、各項設施尤其是消防設備是否到位、是否存在安全隱患，認真填寫綜合治理與消防安全臺帳，對于存在的問題及時和物業、基建辦公室或保衛處聯系，并跟進維修進度。

（六）承擔二級學院日常工作

承擔二級學院各類信息的收集、匯總、上報工作；各類資料收發、登記、整理、歸檔工作；各類情況說明、申請、工作計劃、工作總結、議程等的撰寫工作；考勤工作以及職稱資料的初審工作等。

總之，以服務師生、提高人才培養質量為宗旨，服從領導安排，認真完成二級學院領導交辦的各項工作。

二、高職院校二級學院行政干事必須具備的素質

（一）具備較高的思想政治素質

高職院校二級學院行政干事必須不斷學習思想政治理論、管理理論，不斷提高自己的政治素養、思想覺悟和理論水平，樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，具備熱情周到的服務意識、很強的責任意識、團隊合作意識、創新意識、奉獻意識以及辨別分析能力，嚴格遵守學校的各項規章制度，踏踏實實地完成學校、二級學院安排的各項工作。行政干事主要承擔服務工作，這要求行政干事不僅要注重效率，而且要注重服務質量，要主動了解服務對象的需要，替他們考慮，及時地、認認真真地為他們辦事，爭取讓師生滿意、領導滿意、校企合作單位滿意。

（二）具備較強的業務能力

（1）具備較強的書面表達能力。行政干事必須熟悉各類文書的格式和寫法，能配合領導或獨立制定方案、擬定協議，熟練撰寫各類通知、通訊報道、工作計劃、工作總結、議程、會議紀要、申請、函、情況說明等，保證各類文書規范、符合要求。

（2）具備較強的語言表達能力和溝通能力。行政干事的日常工作，必須要較好地完成上下溝通、內外協調、聯絡的任務。校內：需要和各職能部門的工作人員、校領導、老師、學生、物業工作人員溝通交流；校外：需要和校企合作單位、委托培訓的單位、兄弟院校、協會、供應商等溝通交流。對領導必須要簡明扼要地匯報各類情況，對老師、學生以及校外人員必須要準確表達領導的意思。傳達領導的任務安排時，有時會出現老師不理解、不愿意接受任務的情況，這時就要求行政干事擅長運用各種溝通協調技巧，巧妙解決各種矛盾，處理好人際關系，促使各項工作任務能順利完成。

（3）具備較強的統籌安排能力。對于自己獨立完成的工作任務，要分清工作任務的輕重緩急，有計劃、有條理地做事。對于需要團隊協作完成的工作任務，要學會為他人考慮，尊重他人的想法，制定工作方案，耐心溝通，慎重考慮各個環節，合理安排各項事宜。行政干事通常充當協助角色，協助二級學院領導、教研室主任完成工作任務。雖然是協助工作，但是也很重要，為了不影響相關人員的工作進度，要提前安排好自己的手頭工作，收集好基礎信息，辦理好具體事務。同時，按照二級學院工作計劃，協助二級學院領導跟進各項任務完成的進度，促使各項工作任務都能按時保質完成。

（4）具備較強的執行力。行政干事必須按照學校各職能部門的要求以及二級學院領導、老師、學生、校企合作單位的要求，認真、及時地完成各項任務，哪怕只是報修、購買辦公用品學生活動用品這類小事，不及時去完成都會影響師生的工作、學習或學生活動的開展，所以行政干事必須具備較強的執行力。同時，要勤于觀察、思考、總結、不斷改進。

（5）具備較高的攝影水平。行政干事承擔宣傳報道工作、為教研室主任制作招生宣傳資料提供圖片，這些圖片代表二級學院的形象，這就要求行政干事必須具備較高的攝影水平。

（6）熟悉各項規章制度、文件、操作流程。行政干事必須熟悉學校的各項規章制度、文件、操作流程，尤其是財務規章制度（如公務接待管理辦法、會議費管理辦法、差旅費管理辦法、公務卡管理辦法等）、財務文件（如公務接待清單、公務接待情況說明、出差審批單、私車公用單等）、關于規范和加強OA考勤工作的通知、關于做好人才培養狀態數據采集工作的通知、合同管理辦法等，高校國有資產管理信息系統、顯示屏操作系統等。

（三）具備較好的心理素質

高職院校二級學院行政干事要辦理的事情多、雜，要和各種性格、各種素質的人打交道，要適應各種人的做事風格，遇到急性子的人要沉著冷靜、以最快的速度解決他的問題；遇到慢性子的人要耐心地和善地催促他完成任務；遇到挑剔的人要更加嚴格要求自己，及時地高質量地完成任務，對于沒有道理的挑剔應該一笑而過不當回事，繼續以積極向上的工作態度愉快的心情工作。此外，工作中還會遇到情緒易激動的人，他可能是對分院的工作任務安排有意見但是他的不滿情緒會在行政干事傳達任務安排時直接流露在行政干事面前，這就要求行政干事有較好的心理承受力。總之，行政干事要嚴格要求自己、顧全大局、不怕苦不怕累、樂觀向上，處理好人際關系，營造和諧的工作氛圍，從而促進二級學院的建設。

三、高職院校二級學院行政干事的建議

（1）建議學校加強對行政干事的崗位技能培訓，定期安排業務進修、校內外行政干事交流會，對行政干事進行系統性、專業性的培訓，促使行政干事更新工作理念、改進工作方法、豐富自己的知識、提升業務能力、強化服務意識，更好地解決工作中遇到的問題，從而提高工作效率及質量。

（2）建議學校完善各項管理制度，理清辦理各類事情的程序。明確分工，明確行政干事的工作職責。確立合理的考核制度，明確考核要求，建立相應的激勵機制，在職稱評定方面給予指導，促使行政干事增強工作積極性和主動性。

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作者簡介：王瑜洲（1988-），女，江蘇丹陽人，本科，江蘇城鄉建設職業學院建筑藝術學院行政干事，助理研究員，研究方向：高職院校二級學院行政管理。