基于信息化背景下的工程建筑檔案管理建設

孫斌

摘 要：本文概述了工程建筑檔案信息化建設的內涵，分析了工程建筑檔案管理信息化建設的重要性，并對工程建筑檔案信息資源共享的實現方法進行了探討，以供參考。

關鍵詞：信息化；工程建筑；檔案管理建設

建筑工程檔案能夠真實地反映出工程建設的詳細情況，這在工程建筑項目中的利用價值相當高。但是由于我國當下的建筑工程檔案管理工作的管理模式大部分仍然是使用傳統的手工管理，其存在的問題比較多，這就會直接影響工程施工單位對建筑項目的開展，給施工單位以及檔案管理單位造成重大損失。

1 工程建筑檔案信息化建設的概述

所謂檔案信息化建設，指的是企業按照國家檔案行政管理單位的要求，采用科技信息化技術，針對傳統檔案管理模式進行更新與優化，從而促進企業內部檔案信息資源的采集、存儲、管理及服務能力得到整體強化的過程。除此之外，基于全方面的角度來分析，檔案信息化建設具有一些很明顯的特征優勢。

1.1 檔案信息化建設具有改革性

檔案信息化建設是把信息化技術手段規范合理的引入到檔案管理工作中，從而促使企業在檔案管理任務、工作結構以及管理人員的工作安排等方面都產生很大的變化，促進了企業內部檔案管理形式實現發展創新。除此之外，檔案信息化建設還能夠彌補傳統檔案管理存在的缺陷與漏洞，從而促使檔案管理在不同環節都具有自身特有的思維模式與策略，使檔案管理工作產生巨大的轉變，為檔案工作的革新與發展提供強有力的支撐。

1.2 檔案信息化建設具有時效性

檔案信息化建設是一個持久而又繁瑣的建設項目，建設信息化檔案必須有先進的科學信息技術作為后盾，以堅定不移、銳意進取的精神將檔案管理發展成現代化先進的信息化建設工程。在進行檔案信息化建設時，企業要針對檔案管理的有關的軟硬件設備進行更新和優化，并且使之保持在最佳狀態，同時要對升級的管理系統進行定期的檢修與維護，確保檔案信息化建設實效性與長期性。

2 工程建筑檔案管理信息化建設的重要性

企業建設信息化檔案管理能夠有效的提升檔案管理工作效率和人員工作能力，同時還能針對檔案管理中出現的各種問題與狀況進行分析，并提出相應的解決辦法，能夠促使檔案管理的社會化服務得以實現。企業檔案信息化建設的重要性具體可表現為以下幾個方面。

2.1 改善檔案管理工作

實現檔案管理工作信息化、開放化，使其充分的發揮其價值作用。檔案信息化建設是企業檔案部門科學有效的運用信息化技術進行建設，從而實現檔案工作從管理利用逐漸的向資源收集、存儲及服務等方面的轉變，實現了科學有效的管理和配置檔案信息資源，提高了其為社會提供的服務質量。

2.2 拓展檔案服務

從根本上來說檔案管理工作屬于是信息資源管理，而信息資源的實際價值體現在信息資源的采集與利用上。信息資源的利用效果是直接涉及到信息資源的時效性和其利用規模，由此，檔案信息化建設對于現階段現代化檔案工作是非常關鍵的，檔案信息化建設促使檔案工作的服務領域變得更寬。

2.3 增加信息儲量

科學技術不斷優化發展推動了信息技術行業領域的快速發展，而包括在內的信息儲存技術發展也取得顯著的成績，并且在各個領域得到廣泛的采用。信息儲存技術使得企業檔案信息資源的采集與管理更加便捷，同時儲存空間增大，與之前的紙質儲存相比其儲存密度更高，同時信息儲存技術大大的提高檔案信息資源存儲安全指數，從紙質儲存方式單一發展到現階段儲存方式多元化，譬如：文字、圖表、影像以及動畫等形式。

3 實現工程建筑檔案信息資源共享的方法

3.1 實行規范化、系統化的方法

實現工程建設信息資源共享，那么，工作中就必須要實行規范化、系統化，進一步加強工程建筑檔案庫信息化管理的建設，就要做到以下幾點：（1）系統自動歸檔。把需要歸檔的工程建筑檔案，根據統一的格式向檔案管理系統提交，而且由系統實行自動歸檔。（2）資料保存數據庫。將歸檔后的資料保存在數據庫的平臺里面，而且要保證工程建筑檔案信息化建設系統的統一性，最終實現檔案資源共享。（3）自動化管理。為了實現快速檢索，在數字化系統里要將檔案資料明確標明存放的位置。

3.2 實現工程建筑檔案管理科學合理的方法

在工程建筑檔案管理信息化建設中，隨著信息科技的發展，管理的方法越來越多，同時促進了我國工程建筑檔案信息化管理發展的效率，最終有助于實現現代化管理。由于信息化發展的速度以及創新比較快，因此也為競爭對手以及不法分子提供了窺探工程建筑檔案的便利，同時也造成了管理單位對檔案的保密工作不嚴謹，造成檔案泄密等，都對建筑行業的發展有所影響。所以為了保證信息的安全，相關檔案管理部門在實施工程建筑檔案信息化建設的過程中，必須要進行加密，利用計算機操作技術，進一步加強其管理工作的安全性。除此之外，管理單位也要對紙質工程建筑檔案引起重視，這樣才能使工程建筑檔案管理更加科學合理。

3.3 轉變管理工作的模式

影響工程建筑檔案管理工作缺乏可靠性以及不科學的原因就是，檔案管理工作人員的業務技術以及綜合素養。所以，工作人員在參與工程建筑檔案管理工作時一定要全程參與，而且要做好建筑工程檔案的收集、分類、 保存等與其相關的工作。因此，為了實現工程建筑檔案管理信息化，讓管理人員采用新型的管理模式，轉變落伍的管理模式，管理單位要做到以下幾點：（1）為管理人員提供學習信息化技術的機會、定期派遣專業的信息化管理人才對管理人員實施技術培訓，提升管理人員的信息化管理能力。（2）引進先進的管理理念和方式，強化工程建筑檔案管理人員的工作意識，建設一支專業技術強、信息化操作熟練、綜合素質高的人才隊伍。以上的方法都將為做好檔案管理工作奠定良好的基礎。

4 結語

綜上所述，檔案信息化建設是現階段檔案工作的發展必然態勢，同時也是檔案工作實現創新發展的必經之路。在現代化社會背景下，檔案管理部門必須關注檔案信息化建設的重要作用，并大力推進檔案信息化建設發展進程，能夠使檔案信息資源得到充分的挖掘與利用，并且提升檔案工作的服務質量。

參考文獻：

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