企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷問題及對策探討

邢迎

摘 要：費(fèi)用是收入的減項(xiàng)，是消耗掉或者轉(zhuǎn)移出去的資產(chǎn)，其最明顯的特征是會(huì)導(dǎo)致所有者權(quán)益的減少，減少企業(yè)利潤。控制費(fèi)用報(bào)銷，不僅能有效地提升財(cái)務(wù)部門的工作管理水平，而且通過報(bào)銷的管控、完善報(bào)銷制度、改進(jìn)報(bào)銷流程，可以達(dá)到降低費(fèi)用支出，提高企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)效益的目的，體現(xiàn)出財(cái)務(wù)工作的重要意義。本文對企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷中存在的問題作了探討和分析，并提出了解決問題的可行方案。

關(guān)鍵詞：費(fèi)用報(bào)銷 監(jiān)管

中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2017）09（c）-119-02

1 企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷監(jiān)管的重要意義

在經(jīng)濟(jì)迅速增長的時(shí)期，企業(yè)處于較為寬松有利的外部環(huán)境中。市場需求旺盛，收入增長很快、資本不斷投入、資金周轉(zhuǎn)靈便、利潤也有很大的提升。此時(shí)企業(yè)應(yīng)更多關(guān)注市場的擴(kuò)張，收入的提高。而到了經(jīng)濟(jì)衰退的時(shí)期，消費(fèi)者需求急速下降、資本投資急劇減少、企業(yè)的收入利潤受到嚴(yán)重影響急劇下滑。在開源受到影響的情況下，控制費(fèi)用這種節(jié)流手段就顯得尤為重要。

在現(xiàn)階段，國內(nèi)經(jīng)濟(jì)復(fù)雜多變、經(jīng)濟(jì)下行壓力巨大、國際全球貿(mào)易低速增長、外部需求疲弱態(tài)勢并仍將持續(xù)、企業(yè)的收入下滑利潤減少、生存發(fā)展面臨著巨大的壓力。而費(fèi)用作為抵減利潤的主要因素，降低費(fèi)用可以增加企業(yè)利潤，進(jìn)而可以提高企業(yè)整體的經(jīng)濟(jì)效益。

健全企業(yè)內(nèi)部管理制度是加強(qiáng)企業(yè)管理的內(nèi)在要求，而完整有效的費(fèi)用報(bào)銷體系，是整個(gè)財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)的一個(gè)環(huán)節(jié)。做好費(fèi)用報(bào)銷的監(jiān)管，是對財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)的完善，也是加深財(cái)務(wù)信息管理的一種重要方式。費(fèi)用報(bào)銷行為通常貫穿企業(yè)的各個(gè)部門和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，通過對費(fèi)用的控制及追蹤，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營中存在的問題，甚至發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)中的問題。及時(shí)分析問題產(chǎn)生的原因，作出應(yīng)對措施，一定程度上可防范和化解企業(yè)營業(yè)中風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

2 目前企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理存在的問題

2.1 費(fèi)用報(bào)銷制度及監(jiān)督機(jī)制不完善

部分企業(yè)沒有財(cái)務(wù)報(bào)銷制度、缺乏監(jiān)督機(jī)制或者有財(cái)務(wù)報(bào)銷制度不執(zhí)行，執(zhí)行不徹底。

（1）內(nèi)部費(fèi)用報(bào)銷制度的不健全，費(fèi)用是否合理全憑領(lǐng)導(dǎo)審批。這會(huì)引起報(bào)銷業(yè)務(wù)的混亂，容易發(fā)生報(bào)銷與真實(shí)不相符合甚至造假的情況發(fā)生。缺乏監(jiān)督機(jī)制，有些企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督流于形式、無法發(fā)揮作用；對發(fā)現(xiàn)的問題不重視，責(zé)任不明確、獎(jiǎng)懲力度不夠，也會(huì)極大的影響財(cái)務(wù)人員的責(zé)任心和積極性。

（2）“無法可依”使財(cái)務(wù)人員只能簡單地核對票面信息是否正確，無法發(fā)揮財(cái)務(wù)工作的監(jiān)管職能。這很大程度上源于對財(cái)務(wù)工作理解上的誤區(qū)，對財(cái)務(wù)工作認(rèn)識(shí)僅停留在付款、算帳等基本業(yè)務(wù)處理、會(huì)計(jì)核算上。

（3）在企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)中，費(fèi)用報(bào)銷作為最基本的業(yè)務(wù)行為，幾乎會(huì)發(fā)生于所有的業(yè)務(wù)部門。如果沒有健全的統(tǒng)一的費(fèi)用報(bào)銷制度，各個(gè)部門都本著對自己有利的原則處事，就很難保證財(cái)務(wù)部與其他各部門工作的協(xié)調(diào)進(jìn)行，造成企業(yè)間各部門的矛盾，最終會(huì)進(jìn)一步影響到整個(gè)財(cái)務(wù)工作甚至企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的正常秩序。

2.2 存在不實(shí)報(bào)銷或不合理報(bào)銷的情況

很多企業(yè)都存在不實(shí)報(bào)銷的情況，比如員工在報(bào)銷中將私人的加油費(fèi)、餐費(fèi)等費(fèi)用假借為公司辦理業(yè)務(wù)名義中飽私囊；將不充許報(bào)銷的項(xiàng)目，以其他合理票據(jù)頂替報(bào)銷；有的報(bào)銷超過預(yù)算訂立的標(biāo)準(zhǔn)；更有甚者將虛擬未發(fā)生的業(yè)務(wù)，違反法律法規(guī)購買發(fā)票。另外還有存在真實(shí)的業(yè)務(wù)、正規(guī)的發(fā)票，但違反了企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷制度的情況。比如企業(yè)要求業(yè)務(wù)發(fā)生后應(yīng)及時(shí)報(bào)銷，但有員工將一兩年前的發(fā)票用來報(bào)銷；公司員工不同級(jí)別有不同的費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，部分員工在沒有合理理由和批準(zhǔn)的情況下，將跨越報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷。

2.3 會(huì)計(jì)信息處理手段落后

現(xiàn)代化的企業(yè)財(cái)務(wù)管理中，運(yùn)用先進(jìn)的信息化技術(shù)和現(xiàn)代化管理手段已經(jīng)成為不可避免的趨勢。使用傳統(tǒng)的手工填寫報(bào)銷單、找領(lǐng)導(dǎo)簽字，傳遞到財(cái)務(wù)部再支付報(bào)銷款的方式，已經(jīng)不適合現(xiàn)在信息化時(shí)代對信息的要求。

（1）在內(nèi)部出現(xiàn)勾結(jié)的情況下，很容易欺上瞞下蒙混過關(guān)。比如業(yè)務(wù)人員伙同道德素質(zhì)不過關(guān)的財(cái)務(wù)人員，假造報(bào)銷單據(jù)和領(lǐng)導(dǎo)簽字騙取報(bào)銷款。這在手工處理報(bào)銷的方式中比較容易實(shí)現(xiàn)，且即使在內(nèi)部審計(jì)或外部檢查中，也難找到并發(fā)現(xiàn)這些單據(jù)。這使得有關(guān)人員有持無恐，無法起到財(cái)務(wù)的監(jiān)督檢查作用。

（2）企業(yè)的財(cái)務(wù)憑證整理入庫后，由于內(nèi)部管理需要調(diào)取憑證或因其他原因調(diào)取憑證時(shí)，可能需要從倉庫調(diào)取，甚至需要委托倉庫管理的供應(yīng)商調(diào)取。這對于企業(yè)，特別是業(yè)務(wù)量巨大的大型企業(yè)來說，是相當(dāng)繁復(fù)的工作。

（3）報(bào)銷效率較低。在手工環(huán)境下，如果員工出差、不在公司，則無法填制報(bào)銷單據(jù)、找領(lǐng)導(dǎo)簽字，就無法提交報(bào)銷憑證。對企業(yè)來說，報(bào)銷不及時(shí)會(huì)影響費(fèi)用的核算甚至當(dāng)期報(bào)表的準(zhǔn)確性。

2.4 財(cái)務(wù)人員素質(zhì)有待提高

對財(cái)務(wù)人員素質(zhì)的要求，體現(xiàn)在專業(yè)知識(shí)的儲(chǔ)備、業(yè)務(wù)能力水平和職業(yè)道德水平的要求幾方面。在整個(gè)費(fèi)用報(bào)銷流程中，審核和支付兩個(gè)重要環(huán)節(jié)都由財(cái)務(wù)人員處理，這對財(cái)務(wù)人員素質(zhì)有較高的要求。而目前現(xiàn)實(shí)情況中，財(cái)務(wù)人員疏于對報(bào)銷的相關(guān)知識(shí)的熟悉，專業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)的儲(chǔ)備不足，比如無法正常識(shí)別票據(jù)的真?zhèn)巍⒂行裕瑫?huì)產(chǎn)生報(bào)銷制度中人為的漏洞。最后職業(yè)道德水平不高，則會(huì)因員工工作態(tài)度不認(rèn)真，不能嚴(yán)格按照規(guī)章制度要求對票據(jù)進(jìn)行審核，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)上的損失。

3 解決措施

3.1 設(shè)計(jì)符合企業(yè)特點(diǎn)的費(fèi)用報(bào)銷制度

在運(yùn)轉(zhuǎn)高效、得當(dāng)?shù)呢?cái)務(wù)系統(tǒng)中，每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能脫離制度設(shè)計(jì)這個(gè)最基本的內(nèi)容。作為費(fèi)用報(bào)銷的控制過程，完整的環(huán)節(jié)應(yīng)該包括：制定預(yù)算和標(biāo)準(zhǔn)、采取行動(dòng)、責(zé)任人提出控制報(bào)告、分析與調(diào)查、反饋、評(píng)價(jià)與考核。實(shí)務(wù)中，可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況突出重要環(huán)節(jié)，將部分內(nèi)容合而為一。這樣通過對各個(gè)環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)，滿足企業(yè)對費(fèi)用報(bào)銷控制、企業(yè)管理的要求。

3.2 杜絕不實(shí)報(bào)銷

通過對原始憑證的核查，證明費(fèi)用報(bào)銷的真?zhèn)巍Ｈ魏握鎸?shí)的業(yè)務(wù)，其取得的原始憑證都可以在時(shí)間、費(fèi)用類型、支付方式等細(xì)節(jié)上加以證實(shí)。比如：差旅費(fèi)中的酒店住宿費(fèi)是否和出差申請單上的時(shí)間相匹配，是否提供酒店出具的水單；機(jī)票費(fèi)用是否有行程單和出差申請單作依據(jù)；報(bào)銷出租車費(fèi)應(yīng)注明費(fèi)用描述，合理的與業(yè)務(wù)有關(guān)的費(fèi)用才可以報(bào)銷，同時(shí)核查上車時(shí)間和下車時(shí)間是否和費(fèi)用描述是否一致；比如報(bào)銷加班的出租車費(fèi)，票面時(shí)間應(yīng)該與提供的加班表中的時(shí)間一致；報(bào)銷餐費(fèi)應(yīng)該寫明所有參與人員，需要提供銀行刷卡單據(jù)，刷卡單和發(fā)票上的時(shí)間是否一致；大額會(huì)議費(fèi)的報(bào)銷需要附列酒店合同、有詳細(xì)的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員簽到表等。報(bào)銷辦公用品需要有商品明細(xì)及入庫單據(jù)等。通過對原始憑證的細(xì)節(jié)的審核核實(shí)業(yè)務(wù)的真?zhèn)危瑥亩沤^不實(shí)報(bào)銷的存在。

3.3 使用先進(jìn)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)

使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)解決報(bào)銷問題有很多優(yōu)點(diǎn)。通過網(wǎng)絡(luò)填寫報(bào)銷單，可以在線獲得審批；因?yàn)閷徟鷻?quán)限通過系統(tǒng)設(shè)定，普通的經(jīng)手人無法越過系統(tǒng)作手動(dòng)的更改，就很大程度上保證了報(bào)銷和審批的真實(shí)性，可以杜絕內(nèi)部勾結(jié)、欺上瞞下騙取報(bào)銷款的發(fā)生，提高了費(fèi)用報(bào)銷整個(gè)流程的處理速度。同時(shí)，報(bào)銷信息都在數(shù)據(jù)庫中有記錄，隨時(shí)需要都可以調(diào)取相關(guān)信息，也減少了翻閱憑證所需要的時(shí)間和人力，具有極大的便利性。

3.4 加強(qiáng)對財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的培訓(xùn)

3.4.1 針對業(yè)務(wù)人員安排定期的培訓(xùn)

應(yīng)定期講解報(bào)銷管理制度中的具體條款，使沒有專業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)的報(bào)銷人，了解、熟悉應(yīng)該注意的事項(xiàng)。特別應(yīng)針對發(fā)生較多差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等常見的報(bào)銷業(yè)務(wù)，從業(yè)務(wù)辦理所需提供的原始憑證、業(yè)務(wù)辦理時(shí)間、報(bào)銷審批流程、報(bào)銷注意事項(xiàng)等方面進(jìn)行詳細(xì)講解。培訓(xùn)明確了財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的相關(guān)要求，規(guī)范了報(bào)銷工作的流程，對員工而言提高工作效率，對企業(yè)而言通過提前的培訓(xùn)，使報(bào)銷人主動(dòng)的減少不合理、不合規(guī)費(fèi)用的產(chǎn)生，并 注意取得完整、充分的原始憑證，減少報(bào)銷流程中花費(fèi)的時(shí)間和精力。

3.4.2 針對財(cái)務(wù)人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和職業(yè)道德教育

加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使會(huì)計(jì)人員及時(shí)掌握最新的會(huì)計(jì)政策，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力。通過培訓(xùn)提醒企業(yè)員工嚴(yán)格按照報(bào)銷制度的要求審核票據(jù)、規(guī)范財(cái)務(wù)工作，對報(bào)銷中的每個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，以保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、完整。

在加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，也應(yīng)重視職業(yè)道德教育。可以通過案例講解的形式向財(cái)務(wù)人員講解分析，使財(cái)務(wù)人員意識(shí)到職業(yè)道德的重要性，自覺的遵守職業(yè)道德，做好本職工作。

4 結(jié)語

規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷制度，加強(qiáng)對相關(guān)工作人員要求，嚴(yán)格執(zhí)行費(fèi)用報(bào)銷制度，可以促使員工自覺的遵守制度，對工作負(fù)責(zé)，規(guī)范化操作，嚴(yán)格審核，保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)合理。同時(shí)為了防止企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，打下扎實(shí)管理基礎(chǔ)。這樣不僅可以有效地提升財(cái)務(wù)基礎(chǔ)的工作管理水平，而且能最大程度的提高企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷的工作質(zhì)量。

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