淺談規范高校科研檔案管理工作

摘 要：通過對高校目前科研檔案管理工作的現狀闡述，分析其存在的問題，最后給出規范科研檔案管理措施。

關鍵詞：規范；科研；檔案管理

高校科研檔案可以為校園文化建設提供思想教育的生動素材。高校科研檔案中蘊含的著名校友、教師的先進事跡，可以真實地再現學校發展的歷史的進程，可以讓師生了解前任的艱苦奮斗歷程，引導師生自覺地將個人人生價值的實現與祖國的需要聯系起來。

建國以來，特別是改革開放三十多年來，我國高校科研檔案管理工作更是呈現出良好文件的發展態勢，制度化、規范化的檔案管理體制得以建立，高校科研檔案管理的硬件和軟件環境不斷改善，但存在的問題同樣不容忽視。

1 科研檔案管理工作現狀

目前普遍存在高校人員對科研檔案管理工作重要性存在認知上的欠缺，對科研檔案管理制度缺乏規范性認識，嚴重影響了科研檔案材料收集的完整性，系統性等，主要體現在如下三個方面：

1.1 科研檔案管理人員的業務水平有待提高

沒有高素質的科研檔案管理人員，就不可能有高水平的科研檔案管理，也難有高效能的科研檔案服務。目前，在許多高校干部職工的潛意識里，仍然認為科研檔案工作是淺層次、低技術的簡單勞動，在全校各項工作中處于邊緣和弱勢的地位。甚至有的高校領導把檔案部門作為安置“老、弱、病、殘”職工的“養老單位”。一些年輕有抱負的同志往往不愿意被安排到科研檔案部門， 認為從事科研檔案工作沒有發展前途。

1.2 科研檔案管理制度工作欠缺規范性

科研檔案管理的目的是利用，是為高校的科研、教育、發展提供服務。改進和創新高校科研檔案編研工作，緊緊圍繞學校中心工作，通過深入調查研究，挖掘館藏資源，主動將分散的檔案信息按照一定的選題和形式進行整理、選擇、考證，將零散的檔案信息科學系統地結合起來。編撰高質量的信息產品，為領導決策服務的信息資源，發揮科研檔案的資政功能。

但是目前由于高校人員普遍存在對于高校科研檔案管理工作的不重視，高校科研檔案管理制度也存在欠缺規范性，一些高校科研人員歸檔意識淡薄，狹隘的認為科研成果材料是屬于他們個人材料，不愿意與其他人員共享信息，不愿意交給科研檔案管理人員。

1.3 科研檔案管理現代化管理意識不強

目前對于科研檔案管理還存在傳統的紙質操作方式為主，沒有能夠建立一套系統、完整的軟件平臺系統。平時對于科研檔案材料的查閱只限于人工翻閱紙質材料。浪費不必要的人力、物力，導致工作效率也不高。

信息化時代的來臨，使得檔案工作發生了深刻變化，一方面信息化建設將檔案工作環境由以往的手工操作轉變為計算機操作，目前的電子文件檔案正逐步超越紙質檔案數量，而檔案的無紙化更是檔案事業發展的必然趨勢。另一方面，科研檔案使用者更希望通過網絡進行資源的查閱和利用，從而不再受到時間、地點的限制。然而，目前的科研檔案管理還基本停滯在只重檔案收集保存，但輕開發利用的問題，科研檔案服務工作存在明顯的滯后。科研檔案工作人員墨守陳規，坐等別人上門交科研檔案，習慣扮演“倉庫報關員”的角色，很少深入到教學單位去宣傳科研檔案知識。

高校科研檔案目前為止一直是被動等待人們來查閱，缺乏更好的服務學校的科研手段。同時，“保密保險”、“利用危險”的陳舊觀念在一些科研檔案管理者腦子里根深蒂固，將科研檔案保密與科研檔案利用對立起來，對開放利用科研檔案資源還多有顧慮。

2 規范科研檔案管理工作的對策

2.1 增強高校科研檔案管理人員工作能力

高校科研檔案管理在科研管理工作、增強高校綜合實力中起著舉足輕重的作用，高校科研檔案管理工作水平取決于科研檔案管理人員的服務理念、業務水平的綜合素質。平時高校科研檔案管理人員應重視個人工作能力水平的提升，科研檔案管理人員要具備管理學、科研申報管理、科研著作管理、專利管理等專業知識能力水平。科研檔案管理還要樹立以人為本的服務理念。在工作中多為別人考慮，取得科研人員的信任。讓科研人員意識到高校科研檔案材料管理的必要性、重要性。

2.2 規范科研檔案管理制度

現代信息技術在科研檔案管理中的運用要求檔案工作人員具有較為全面的知識結構以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息能力，以適應信息時代的要求。科研檔案工作人員不僅要具備檔案業務知識，還要具備相應的科學文化知識以及現代化管理技能。任何制度都存在欠缺，對于高校科研檔案管理制度來說也一樣，必須隨著實際工作中出現的新問題不斷更新，具體問題具體分析，不能一成不變。為便于科研檔案材料收集的系統性、完整性。必須將科研檔案管理制度納入到科研日常事務管理中，對于科研人員有一定的制約措施，使他們能夠積極主動的配合科研檔案管理人員做好科研檔案管理工作。無論是在科研項目申報材料中，還是正在執行、結題中。

2.3 利用數字化技術加強科研檔案管理

隨著科技信息的不斷發展，如果高校科研檔案管理工作還僅停留在人工手工操作，不僅效率不高，還容易出錯，容易導致科研檔案重要材料信息丟失。所以必須要有加強并完善科研檔案管理工作的信息化意識。加強完善科研檔案管理工作信息化，有利于科研人員在科研工作信息采集中更有利于享受與信息共享的便利。在現代的數字化世界，數字科研檔案已經超出了原來占統治地位的紙質科研檔案，以利用率高的檔案優先為原則進行數字化建設，更多地選擇數碼拍照慎用掃描的方法進行檔案數字化，在保護了科研檔案原件的同時，也方便利用，提供網上利用及檔案檢索，吸引更多的利用者利用科研檔案。

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作者簡介：汪慧（1981-），女，甘肅人，碩士，職員七級。