環保部門檔案信息數字化資源開發與管理探究

楊濤

摘 要：隨著工業化建設的不斷發展，我國的環境問題越來越嚴重，環境保護成為了社會發展中的一項重要工作。開展環保信息數字化資源開發是當前環保工作的必然發展趨勢，只有應用現代化的檔案管理方式，才能實現科學、高效的檔案管理。本文主要對環保部門檔案信息數字化資源開發和管理的現狀進行了具體分析，并提出了數字化檔案開發和管理的有效對策，希望促進環境保護工作更好的發展。

關鍵詞：環保部門；信息化數字資源；開發和管理

檔案是在人類社會發展過程中逐漸形成的，環保檔案是一種重要的檔案類型。如何利用現代化的理念和科學技術來進行檔案管理是當前一項需要重點解決的問題。

一、環保檔案信息數字化資源開發和管理的意義

我國的環保檔案事業起步較晚、發展較慢、技術落后，與國外發達國家的環保檔案建立機制、應用模式和分享水平相比，還存在很大一段距離。環保檔案管理工作的進步性以來社會科學技術的發展，但同時也依賴整個社會關注環保問題的程度。截至目前，我國的檔案管理工作還主要依賴紙質原始模式，盡管出現一系列的電子文件、多媒體文件等形式，但并沒有充分重視和應用。通過對比可以清晰地看到，傳統檔案管理方式（紙質文件）在社會功能層面存在很大的落后性，尤其在信息分享機制層面的能力遠遠不足。不可否認，信息技術的推動作用在環保檔案資源開發和管理方面有一定的積極效果，但總體上對重要性認識不夠，造成經費、資源、人才等方面的投入不足，存在重視收集輕視利用、重視硬件輕視管理等方面的問題。環保檔案信息數字化資源開發的重要性主要體現在分享層面。環保問題并不是有某一種行業引起的，同時環境污染對社會各層面都會造成侵害，如河流、大氣污染的跨區域性特點。

二、環保檔案管理數字化資源開發和管理的現狀分析

（1）保護機構設置不合理。由于受到資金、人員、管理等方面因素的影響，許多環境保護機構設置不合理，內部職務責任不明確：同時，人們缺乏對檔案數字化管理的認識，未能從思想上予以重視，平時不注意對環保檔案資料的收集與整理。

（2）沒有做好環境文獻資料的管理工作。近年來，環境保護事業日漸發展與壯大，環境管理的范圍不斷擴大，管理工作的難度不斷加深，關于環境保護的管理資料及研究文獻數量大幅度增加，且具有類型復雜、內容豐富、載體多樣化等特點。一方面，為實現檔案數字化管理提供了大量基礎數據；另一方面，也給檔案管理人員的工作增加了難度。文獻資料的快速增長，已超出人們對它的妥善處理能力與條件，結果使得大量文獻資料無法進入正常渠道。

（3）環保檔案管理效率比較低。當前，環保檔案管理還存在這樣一個問題：系統過于分散，加工處理效率普遍不高，收集系統與使用效益也較低。由于要求不統一，缺乏嚴格的規范管理，部分工作人員不重視檔案文件的形成、積累、整理及歸檔。比如，科研論文及報告已歸檔，但其他材料遲遲不歸檔[1]。除此之外，大多檔案管理采用的是層層上報匯總的方式，只追求報數據，使得信息不集中而過于分散，系統也不配套，管理缺乏科學性。除上述問題外，由于缺乏有效的綜合分析手段及方式，許多信息資源未能共享，也影響了檔案效益的有效發揮。

三、環保檔案信息數字化資源開發和管理的對策

（1）提高對環保檔案信息數字化管理的認識。環保檔案信息數字化資源開發和管理是一個系統化工程，一方面要梳理和改革現有的檔案管理工作，遵循優化整合、效益為先的原則，提高環保檔案部門的現代化、信息化意識。例如，在環保檔案資源開發過程中，摒棄傳統的檔案調查、生成方式，提高更新檔案的觀念。與此同時，還應該結合廣義上的檔案管理探索，積極學習《檔案法》，提高檔案工作人員的法律意識，形成良好的環保檔案信息數字化應用氛圍。

（2）保檔案信息數字化管理體系。檔案資源開發和管理是一種相對嚴肅的工作，有一定的保密性需要。因此，必須強化制度建設，通過科學合理的制度，實現環保檔案信息數字化。一方面，在開發環保檔案資源的過程中，要將信息數字化理念應用到各個環節，包括手機、整理、保存、銷毀等各個階段，滿足有效地監管。另一方面，在環保檔案的管理上，根據數字化、信息化的特點，實現集中統一的管理模式，建立相關的責任制度，提高工作人員的責任心和法律意識。同時，還要營造與之配合的辦公環境，充分發揮互聯網傳輸優勢，減少環保檔案的流轉障礙[2]。

（3）對環保檔案數字化管理人才的培養力度。隨著技術的不斷發展，環保檔案數字化管理也對環保檔案管理者提出了新的要求：熟悉環保檔案管理的業務，精通相應的計算機、網絡技術，能夠辨認及解決運行中出現的各類型技術問題；政治覺悟較高，且有良好的職業道德素質；有高度的責任感及保密意識。換言之，環保檔案管理人員作為檔案信息的管理者、分析者、組織者、傳播者及導航者，其素質及技能水平直接影響到環保檔案數字化管理的水平。然而，當前許多檔案管理部門的人員綜合素質普遍不高，對數字化檔案管理不予以重視，缺乏復合型管理人才，這在很大程度上制約了檔案的數字化管理。因此，相關部門必須加強對人才的培養，教會其掌握數字化管理的相應知識與技術，具體應做到：積極組織對檔案管理人員的知識培訓，提高其政治業務素質；加大對檔案人員的業務及技能培訓，促進其業務素質的提高；嚴格執行持證上崗制度及考核制度。此外，檔案管理人員也要不斷轉換思維，樹立科學的工作態度，注重對自身職業形象的提升，以適應時代發展的需要。

參考文獻

[1]尹迎春.如何提高環保檔案的數字化管理[J].辦公室業務，2012，（07）：73.

[2]宋依麗.環保檔案現代化的問題與數字化管理[J].科技資訊，2010，（07）：248+250.

（作者單位：山東省煙煙臺市環境監控中心）