淺談強化事業單位檔案數字化管理的方法和策略

王永輝

摘 要：檔案數字化是通過計算機網絡為載體，實現的一種符合信息時代要求的檔案管理形式，在事業單位中科學運用檔案數字化，有利于事業單位工作效率的提高，可以長期對檔案原件進行保護，但是事業單位存在一定特殊性，本文從檔案數字化管理的內容和價值到事業單位檔案數字化管理存在的問題，并提出解決措施進行討論。

關鍵詞：事業單位；檔案數字化；問題；管理措施

事業單位中檔案管理是日常工作中一項重要的工作，運用數字化的檔案管理，可以給事業單位帶來不小的效益，比如，減輕了事業單位檔案庫房的壓力，防止了檔案在使用過程中的磨損等等。但是目前，在事業單位檔案數字化管理中存在很大問題，不僅降低了在管理檔案時候的效率，也不利于事業單位的發展。文章就檔案數字化管理在事業單位出現的問題進行分析，并提出解決辦法，希望有助于事業單位檔案數字化的管理。

1 事業單位檔案數字化管理的概述

1）檔案數字化的含義。從字面意思理解可以是檔案向數字方向的改進，即把檔案轉變成為數字，這需要應用到先進的科學技術和設備。是一種現實中文字、圖片向計算機中二進制變化的過程，運用數字化信息處理系統，進行計算機中編碼的轉換。

2）檔案數字化管理的內容。檔案數字化不同于以往的紙質檔案管理，它需要工作人員運用計算機進行數字化的管理。平時的工作主要是整理和拆分，把原有紙質檔案上面的大頭針或者訂書針拆掉，防止在掃描中讓掃描器受到損壞，還有進行整理紙質檔案比如輸入信息的順序和頁碼等。其次就是掃描工作，工作人員用掃描器把檔案中的文字、圖片進行掃描收集，之后就是校對，核對輸入信息的準確性。

3）檔案數字化的價值。在日益發達的信息時代，數字化被應用到各行各業，在事業單位中運用數字化檔案管理可以帶來檢索方便、成本低下、安全性強等作用，使事業單位工作人員減少了在檔案管理方面的精力，從而有更多的時間可以投入到其它工作上，優化了事業單位人員的工作效率，促進了事業單位的迅速發展。運用檔案數字化的管理還可以最大程度上，保護檔案原件的穩定性和存放時間的長期性。

2 事業單位檔案數字化管理的現狀

1）對檔案數字化認識不夠。事業單位和工作人員，都對于檔案數字化存在誤解。部門工作人員以為檔案管理對檔案進行抄錄和保存，認識不到檔案管理本身的價值和意義。事業單位缺乏一種長遠眼光，不僅是對眼前的檔案管理進行重視，它是一個長期的工作或者說是事業。很多事業單位中，對檔案管理數字化，只是形式上的附和，沒有從根本出發，找到檔案數字化的切入點，都停留在了表面或者是原點工作。

2）檔案管理人員素質不高。檔案數字化管理就是打破原有的紙質管理模式，因此使用計算機科技的地方有很多，但是在目前，很多事業單位中，檔案的管理人員素質比較低，還是習慣于做手工紙質檔案管理，在涉及到數字化管理時候無從下手，這不僅會影響工作人員的工作效率，還會阻礙檔案數字化管理的進步。

3）事業單位的檔案管理設備陳舊。在檔案數字化管理中，簡化了檔案管理部門的工作環境，在一個具有計算機和網絡的辦公室就能實現對檔案數字化的管理。而現實中，很多事業單位的檔案部門依然沒有發生變化，工作人員使用的設備落后，沒有及時更新和采用新的設備，知識在口頭上宣傳檔案數字化管理的理念，沒有落實到具體的工作上。

3 事業單位檔案數字化管理的具體措施

3.1 提高事業單位工作人員的技能和素質

在事業單位的工作中，增加對檔案工作人員的培訓機會，利用會議、視頻、標語小冊子等方式普及檔案數字化管理的作用，加大工作人員對檔案數字化管理的重視。通過不斷的培訓，讓檔案工作人員吸收最新的檔案管理知識，提高自己的專業素質和技能。另外事業單位也可以進行人才的引進，對檔案數字化專業人才進行招聘，強化檔案數字化管理團隊的文化水平，還有就是利用檔案數字化管理企業文化對員工進行宣講，把檔案數字化管理深入到工作人員的生活學習中，改變工作人員的觀念，運用工作人員自身的積極性來提高技能和素質，充分發揮檔案數值化管理人員的自主學習的能力。

3.2 加大檔案數字化管理的資金和技術投入

事業單位要意識到檔案數字化管理，不僅需要有專門的人才負責，還需要有先進的設備和技術作為支撐。要加大對檔案數字化的資金投入，采購先進的管理設備，引進先進的管理技術，是檔案數字化徹底落實到實際的工作中，這不僅改變了工作人員原有的工作環境，還提高了工作的效率，大大提高了工作人員的積極性，使檔案數字化管理在事業單位中發揮出更大的作用。

3.3 建設新的檔案管理模式和系統

事業單位在檔案數字化管理模式下進行檔案管理，就不能讓那個運用以前的管理系統和制度。在檔案管理的領導層人員，要及時采取符合數字化管理的模式，對工作人員和設備進行管理。比如，給工作人員進行技能分級，促使工作人員積極提高自己的技能和素質，把檔案數字化設備日常的維護和保養具體落實到每個責任人。

3.4 加強檔案數字化的安全工作

在事業單位檔案數字化的應用在給工作人員帶來方便時候，也要注意到檔案數字化的安全工作。日趨發達的網絡時代，在檔案進行數字化管理時候，事業單位和管理工作人員要加強系統和網絡入口的安全，定期對使用的電腦軟件進行殺毒和病毒庫的更新。還有就是檔案管理人員要實行保密協議，在遇到國家政府部門保密檔案管理和個人秘密檔案管理時候，禁止進行私下議論或者禁止下載，并進行訪問權限管理，對其進行加密保護。加強檔案數字化管理，是需要對檔案數據庫進行網絡保護和檔案管理人員的自我管理約束意識。

4 結語

檔案數字化管理在事業單位中的優勢越來越大，在事業單位不斷進步發展的同時，檔案數字化管理也隨著進行質的改革，這需要事業單位和檔案工作人員進行不斷的探索，提高工作人員自身素質，加強對檔案數字化重視，不斷借鑒先進的管理技術和科技水平，豐富檔案數字化管理，促進事業單位的發展。同時，檔案數字化管理也需要政府部門和社會各界的參與支持，不斷提高檔案數字化管理水平，使其更好的服務于事業單位，服務于社會和國家。

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