論提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平的若干途徑

邢海峰

摘要：現(xiàn)階段，我國具有較為龐大的社保檔案庫，這給檔案的管理帶來了極大的挑戰(zhàn)，而我國社保檔案管理工作存在較多不足，并已經(jīng)影響到了社保工作的高效展開，因此必須對其展開深入研究，不斷提高我國社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理水平。 因此，本文重點(diǎn)對扎實(shí)推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行了分析，并提出相應(yīng)的管理措施，揭示社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案對于構(gòu)建和諧社會(huì)的重要作用。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)； 檔案管理； 策略分析

1加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的必要性

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作主要指對社保檔案進(jìn)行收集、整理、分類、裝訂，以及之后的移交、保管、堅(jiān)定等一系列工作，社保檔案的管理工作是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦管理工作中的基礎(chǔ)部分，但卻對社保工作的順利展開有著重要影響作用。現(xiàn)階段，我國具有較為龐大的社保檔案庫，這給檔案的管理帶來了極大的挑戰(zhàn)，而我國社保檔案管理工作存在較多不足，并已經(jīng)影響到了社保工作的高效展開，因此必須對其展開深入研究，不斷提高我國社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理水平。

2加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重要意義

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，是對參保單位和個(gè)人權(quán)益的真實(shí)記錄，是確保參保個(gè)人享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)為參保個(gè)人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的重要條件，確保社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的安全、完整是維護(hù)和實(shí)現(xiàn)保障參保對象合法權(quán)益的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是做好社保工作的前提條件。標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，不僅可以提供各類準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供服務(wù)，還可以大幅度提高辦事效率。

3社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀

3.1缺乏科學(xué)性，社會(huì)保險(xiǎn)在社會(huì)保障體系中占據(jù)著重要地位，而其包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等多個(gè)類別，這就造成一個(gè)人的保險(xiǎn)資料被分別保存在不同的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，這種分散管理方式給保險(xiǎn)人的資料查詢帶來了極大困難，也極易出現(xiàn)管理紕漏，管理方式缺乏足夠的科學(xué)性。

3.2意識薄弱首先，沒有充分重視檔案工作。伴隨著國家社會(huì)保障制度的深入改革，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)完成了大量的業(yè)務(wù)工作，但對社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案管理工作卻沒能充分重視，常常忽視工作中存在的問題。其次，工作人員認(rèn)識不夠，態(tài)度不嚴(yán)肅，認(rèn)為檔案管理工作不重要。

3.3管理隨意，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案材料紙張形式各異，裝訂不統(tǒng)一，給檔案的歸類與查閱帶來許多不必要的麻煩，檔案管理人員對檔案整理不及時(shí)，隨意堆放等問題不同程度存在，管理不夠規(guī)范。

4提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平的方法

4.1加強(qiáng)社保檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)。加強(qiáng)社保檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)主要是指對檔案庫“八防”建設(shè)與管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。為了保障社保檔案管理室的環(huán)境安全性，必須加強(qiáng)檔案室防火、防光、防塵以及防高溫等方面的管理，同時(shí)還應(yīng)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的完全對接，從而達(dá)到對檔案管理的全面控制。

4.2不斷加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)信息化建設(shè)。提升檔案數(shù)字化程度，有效提高檔案查詢利用率。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理不能只是局限于規(guī)范收集、整理、歸檔、保管等方面，而應(yīng)充分發(fā)揮檔案管理對業(yè)務(wù)經(jīng)辦起到促進(jìn)和監(jiān)督作用。社保業(yè)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)應(yīng)以信息化為依托，逐步實(shí)現(xiàn)社保電子檔案實(shí)時(shí)生成于業(yè)務(wù)經(jīng)辦時(shí)，將業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，不斷提高業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化程度，方便參保人員快速調(diào)閱所需檔案影像資料，提高檔案查詢利用率。

4.3構(gòu)建科學(xué)管理長效機(jī)制。依據(jù)《檔案法》《保密法》《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》等法規(guī)政策，對每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度，從而構(gòu)建一個(gè)完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個(gè)明確的程序，確保業(yè)務(wù)檔案分門別類、安全完整，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。平時(shí)工作中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報(bào)表、臺帳、圖表、會(huì)計(jì)帳簿等，要及時(shí)立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會(huì)各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的集中管理。

4.4重視社保檔案的保密性管理。社保檔案含有參保人的大量私密信息，而個(gè)人信息的泄露將給參保人帶來經(jīng)濟(jì)損失以及名譽(yù)損失的風(fēng)險(xiǎn)，因此必須重視社保檔案的保密性管理工作。首先，檔案管理人員必須具備足夠的信息安全與防范意識，嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與流程進(jìn)行操作，從而最大可能的降低信息泄露風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)也必須建立完善的檔案保密管理制度，嚴(yán)格限制檔案個(gè)人信息的使用，并對不規(guī)范、不合法的檔案管理操作進(jìn)行懲戒，從而確保參保人檔案信息的保密性。

4.5加強(qiáng)學(xué)習(xí)，優(yōu)化服務(wù)職能。作為一名檔案工作者，必須加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)會(huì)黨在新時(shí)期的歷史任務(wù)和奮斗目標(biāo)，實(shí)行兩個(gè)轉(zhuǎn)變；即由被動(dòng)應(yīng)付向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，由自我封閉向?qū)ν忾_放（保密案卷除外）轉(zhuǎn)變，加大開發(fā)檔案的力度，搞好規(guī)章制度建設(shè)和思想作風(fēng)建設(shè)，在工作中，既要發(fā)揚(yáng)埋頭苦干、任勞任怨的“老黃牛精神”，又要發(fā)揮開拓創(chuàng)新、靈活主動(dòng)的精神，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理作出貢獻(xiàn)。 其次是為社會(huì)服務(wù)，為促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；再次是為政府服務(wù)，為政府制定相關(guān)決策提供依據(jù)；此外，隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案服務(wù)的功能更加多元，領(lǐng)域更加拓展，方式更加多樣，創(chuàng)造更高的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好地為企業(yè)服務(wù)。

總之隨著保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的逐步發(fā)展壯大，保險(xiǎn)檔案管理越來越體現(xiàn)其價(jià)值所在，對維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、構(gòu)建和諧社會(huì)也發(fā)揮重要作用。因此，我們從思想上要意識到社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重要性，加大硬件軟件投入，建立比較完善的社保業(yè)務(wù)檔案管理制度，系統(tǒng)化管理是未來檔案管理的必然達(dá)成的新階段，推進(jìn)了社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王淑敏.如何做好新形勢下社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作[J].企業(yè)改革與管理，2016，06：29-30

[2] 趙巧霞.芻議新時(shí)期該如何做好社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作[J].明日風(fēng)尚，2016，11：222

[3]吳靜華.淺談我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案的數(shù)字化管理[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2013（03）.

（作者單位：承德縣社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局 河北省承德市 ）