企業(yè)電子公文無紙化歸檔實踐

王天福

摘要：本文探討電子公文這一無紙化歸檔的具體實踐，在具體的信息化執(zhí)行方案下，分析其工作流程，電子公文歸檔的基本方法，電子檔案管理的標準等眾多細節(jié)，為企業(yè)采用電子公文無紙化歸檔方式提供實踐借鑒。

關(guān)鍵詞：歸檔；電子公文；企業(yè)；工作流

近年來信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速進步下，電子公文數(shù)量和規(guī)模越來越龐大，電子公文借助其操作便捷、傳輸快速、存儲空間小以及信息容量大等特征，是互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)發(fā)展下行的一種全新的歸檔管理模式。在電子文件大規(guī)模產(chǎn)生的同時，確保電子公文的高效利用，做好歸檔、挖掘等檔案管理的價值工作成為企業(yè)的新課題。

一、電子公文歸檔的優(yōu)勢和現(xiàn)狀

（1）電子公文歸檔的優(yōu)勢

首先，電子公文歸檔及時，分類簡便，歸檔快捷、準確、易操作，一旦形成即可立即歸檔，文書處理人員可立即登記，且可以多次取用、多種形式輸出的效果。只需進行一次錄入，便可對文件隨時進行查找利用。其次，電子公文歸檔流程可塑性強，現(xiàn)代企業(yè)管理基于工作流而設(shè)計的電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)下，可以根據(jù)自身的工作需求，對流程進行調(diào)整、優(yōu)化，為電子公文的歸檔提供有力保障。第三，檔案的利用價值，利用辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效銜接，企業(yè)的一系列文件的起草、歸檔以及檢索都可以聯(lián)系起來，實現(xiàn)文檔一體化。便于用戶進行復制與存儲，提高文檔的利用效率，而且基于檔案管理的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)下，可以深入挖掘電子檔案的內(nèi)在信息規(guī)律，更有助于對檔案價值的挖掘。最后，儲存電子公文使用的空間很小，我國相當數(shù)量的檔案館因為館庫的“脹庫”不得不擴大新館建設(shè)。2015年，中國產(chǎn)生的數(shù)據(jù)總量0.8ZB，大概需要8.5億塊1TB的硬盤存儲，而如果采用紙質(zhì)存儲幾乎是不可能的，所以建立電子公文歸檔實踐是大勢所趨。

（2）電子公文歸檔的現(xiàn)狀

根據(jù)電子公文歸檔的需要，越來越多的企業(yè)，尤其是大型國企響應(yīng)《電子公文歸檔管理暫行辦法》在大原則不變的前提下，展開電子檔案管理實踐，已初顯成效。從功能上看，現(xiàn)在國企集團基本已經(jīng)實現(xiàn)了辦公系統(tǒng)完全以電子文件的方式運行，取消了紙質(zhì)文件的運作。從工作流來看，如下所示：辦公自動化系統(tǒng)文件庫檔案服務(wù)器緩存庫檔案管理系統(tǒng)臨時庫檔案管理系統(tǒng)總庫。國企辦公自動化系統(tǒng)中的電子文件采取實時歸檔的方式，也就是從上級來文的及時辦結(jié)到文件發(fā)布的即使歸檔，工作請示、通知公告等全工作流都實現(xiàn)了即使歸檔。

（3）電子公文歸檔的實踐方法

公文歸檔的信息化應(yīng)用減輕檔案工作人員的工作量，又滿足了資源共享的目的。其操作方法是，首先，根據(jù)公司的檔案管理要求，對檔案進行分類鑒別。分類方案是電子公文歸檔移交系統(tǒng)的核心之一，通過構(gòu)建結(jié)構(gòu)性、系統(tǒng)性的分類方案，通過類和案卷之間的聯(lián)系，建立起一個系統(tǒng)性的電子公文體系。下圖1是最常見的電子公文分類方案，層級數(shù)目不會受到限制，些特殊情況的實際需要，案卷也可以作為分類方案中的最高層級。

根據(jù)企業(yè)的要求，按照歸檔文件整理規(guī)則進行鑒別，對應(yīng)歸檔的文件是否屬歸檔范圍，通過電子簽章來完成歸檔章，并標明歸檔部門、保管期限和文件頁數(shù)。其次，管理人員找到電子文件，填寫電子公文的歸檔信息，主要包含了期限、責任者、成文日期等，在這些信息的核對審查之后，進入歸檔的接口程序。第三，在接口程序中找到已轉(zhuǎn)入的文件，逐份與紙質(zhì)文件核對，確認無誤后選擇轉(zhuǎn)換標志，此時數(shù)據(jù)進入預(yù)歸檔。第四，在預(yù)歸檔中找到相應(yīng)年度，將歸檔文件按順序裝盒，并按保管期限和檔案號打印出檔案盒背脊標簽。根據(jù)企業(yè)的要求，實現(xiàn)歸檔。

二、電子公文歸檔的要求和關(guān)鍵點

（1）要求

第一，歸檔的電子公文應(yīng)是齊全完整的，電子公文應(yīng)具有文件存儲格式、屬性及文字的相關(guān)解釋文件，對不同的途徑生成的文件類型，如掃描儀獲得的應(yīng)換成通用格式；用通用軟件產(chǎn)生的電子公文，應(yīng)同時具有其軟件的說明資料，專用軟件的則應(yīng)進行轉(zhuǎn)換，形成通用格式。

第二，歸檔前后均應(yīng)保證電子公文的真實有效，經(jīng)過傳輸、遷移等處理后，內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等方面的真實性應(yīng)得到保障。擁有完善的審計追蹤系統(tǒng)，保障其真實性。

第三，功能需求，能夠提供如下功能和控制手段：將公文劃歸一個或者多個案卷、與辦公自動化系統(tǒng)集成、元數(shù)據(jù)項目進行控制和必要的完整性檢驗；系統(tǒng)必須能夠接收電子公文的相關(guān)元數(shù)據(jù)；允許同一份電子公文被劃分到多個案卷中；通過電子公文元數(shù)據(jù)的提取，進行一些項目和內(nèi)容的自動登記；防止任何用戶包括管理員對電子公文的內(nèi)容進行修改；保持公文結(jié)構(gòu)上的完整性，檢索、顯示、管理時的整體性，處置過程中的整體性。

第四，電子公文歸檔元數(shù)據(jù)要求。標識信息，公文制發(fā)過程中由制發(fā)機關(guān)、團體或個人賦予的順序號。內(nèi)容信息包括公文題名、其他題名、主題詞、內(nèi)容描述、附件名稱、附件描述；背景信息包括簽發(fā)人、責任者、歸檔機構(gòu)、形成時間、歸檔時間、頁數(shù)、文種、密級、保密期限、關(guān)聯(lián)公文ID、關(guān)聯(lián)類型、關(guān)聯(lián)描述、控制標識、語種、主送單位、抄送單位、公文接收者、收文時間、載體類型、規(guī)格、硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、相關(guān)軟件；結(jié)構(gòu)信息包括數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)格式、模板、公文存儲名、存儲路徑；安全信息包括數(shù)字水印、數(shù)字簽名、加密方式。

（2）關(guān)鍵點

第一，電子公文歸檔的數(shù)據(jù)安全保障措施，如數(shù)字水印技術(shù)、電子簽章技術(shù)、文件離線保護技術(shù)、服務(wù)器安全加固關(guān)鍵技術(shù)等，從數(shù)據(jù)完整性、數(shù)據(jù)可追溯性等方面進行多重保障。第二，公文系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)比對分析，將OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行對比分析，做出如下對應(yīng)關(guān)系分析。依據(jù)對應(yīng)關(guān)系分析表，在公文管理系統(tǒng)內(nèi)建立歸檔模塊，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時生成和推送。第三，文件管理和檔案管理關(guān)聯(lián)性要強，兼容性要好。文件周期過程中各個階段間的文件質(zhì)量是密切相關(guān)、相互影響的，必須納入一個體系內(nèi)實行統(tǒng)一管理。

參考文獻

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（作者單位：福建建工集團有限責任公司）