淺析高校文書檔案規范化管理舉措

摘要：檔案管理在高校管理工作中有著舉足輕重的作用，尤其是文書檔案管理工作。文書檔案不僅詳盡而真實地記錄了高校的發展過程，還記錄了發展結果。本文淺析了在當今社會高速發展的新形勢下，從文書檔案管理工作的重要性出發，對管理中存在的問題進行分析，提出高校文書檔案規范化管理的重要舉措。

關鍵詞：文書檔案管理；規范化；舉措

文書檔案是高校在教學、科研、黨政管理、藝術實踐、儀器設備、基礎建設等過程中形成的文字材料。其如實記錄了高校各個時期發展的全貌，真實、具體的反映了高校教學、科研及各個方面工作成果，具有查證、利用的價值和作用。在新形勢下，如何規范化管理文書檔案是擺在文化檔案管理工作人員面前的重要課題。

一、文書檔案的重要性

文書檔案管理是高校管理中的重要組成部分，隨著高校不斷發展，文書檔案管理工作也變得越來越重要。首先，文書檔案是高校發展的重要信息資源，和憑證，它不同于一般文獻具有主觀性，文書檔案是在高校發展建設的過程中自然形成的，具有客觀性和真實性。其次，文書檔案是高校發展的文字記載，如實記錄著高校各個時期、各個階段的發展歷史，記錄了當事人的親筆手稿、印信等，而且還囊括了當事人相關活動的聲音和視頻等等，具有有效的憑證作用。通過文書檔案的記錄，可以更好地指導實踐活動，可以為高校的發展提供強有力的科學歷史依據。

二、高校文書檔案管理存在的問題

（1）認知受限且重視不足。長久以來受傳統觀念和固有管理模式的限制，高校文書檔案管理工作存在各種認知的誤區。首先，大多數人認為文書檔案管理即是將產生的文件材料收集、歸整、入庫保管，做到不遺失、不泄密即可。其次，一些高校管理者在實際工作中對文書檔案管理工作不夠重視，沒有建立相應的規章制度和激勵機制，不利于文書檔案的規范管理。最后，缺乏專業的文書檔案管理人員，多數文書管理人員均為改行做檔案工作的，其業務素質不高，文檔檔案知識結構單一，嚴重影響文書檔案管理的質量。

（2）移交不全且利用不足。高校文書檔案管理應是行政管理與服務職能并重，而在實際工作中，誤化了檔案的行政管理職能。同時，高校各相關部門對文書檔案的形成不能及時有效地積累和預立卷，移交時存在拖沓、移交不全等情況，致使文書檔案信息資源不足，利用不足。

三、文書檔案規范化管理具體舉措

（1）明晰責權劃分，完善歸檔制度。文書檔案工作人員要認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》，按照“集中統一”的原則進行文書檔案管理。實行由檔案主管部門統一領導、集中管理、統一制度，各相關部門以主管部門為核心，各職能或承辦部門、為基礎的文書檔案工作體系。并定期組織文書檔案工作人員學習相關規定，增強檔案意識和自覺遵守文書檔案工作制度的自覺性。

（2）規范文書檔案管理和利用。在文書檔案的統計和利用過程中，需建立文書檔案登記、統計制度，設置登記本、統計冊、對文書檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，文書檔案的查、借閱嚴格執行《檔案查、借閱制度》。

（3）做好文檔一體化 文件是檔案的前身，檔案是文件的最終歸宿。長久以來，高校內的文書處理和檔案管理隸屬于不同的部門，就造成了文書管理與檔案管理的脫節，直接影響到了文書檔案的形成和利用功能。基于此，隨著高校的不斷發展，文檔一體化成為一種新型的管理模式。此種模式就將以往文件處理和檔案管理相分離的狀態，歸整為一個有機整體去進行管理，有效將公文處理和文書檔案納入文書檔案形成的整個過程，從而讓文書檔案得到科學分類和歸檔。因此，文書檔案工作人員要主動了解文書處理部門的工作流程，確保文書檔案管理工作順利開展，有利于為文書檔案管理提供有力的資源保證，促進文書歸檔資料的合理性和完整性。

（4）提高文書檔案管理人員的從業素質 文書檔案管理工作是一項繁雜、系統的工作，對文書檔案管理人員來說此項工作龐大且專業性較強，因此具有較高從業素質的工作人員是做好文書檔案管理工作的重用基礎和保障。文書檔案管理人員不僅要具備文書、檔案管理等方面的知識，又需要有扎實的實際操作能力。文書檔案工作人員首先要加強自身思想建設，學習和掌握國家的政策法規，提高自身的思想認識和覺悟；其次要提升工作積極性，文書檔案工作人員要有較強的工作責任感，自覺做好每次文書檔案的歸檔和分類；最后提高專業技能，新時期高校所接收到的文件數量繁多，種類各異，對文書檔案管理工作人員的專業知識和業務技能方面有較高的要求，這就要求工作人員多參加檔案職業素養的教育和培訓，促進自身專業技能和業務水平不斷提升，為提高文書檔案管理工作的效率打下堅實的基礎。

總之，文書檔案管理工作是高校管理工作中的重要組成部分，為高校的發展建設起著推動作用。文書檔案工作既是一項管理服務工作，又是一項業務性工作。新形勢下，著力抓好文書檔案規范化管理將為高校的各項發展添磚加瓦。

參考文獻

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作者簡介：朱占英，女，出生于1986年，四川綿陽人，大學本科，館員，研究方向為檔案管理，目前任職于四川文化藝術學院，學院地址為綿陽市經開區機場東路83號

（作者單位：四川文化藝術學院）