淺析檔案信息數據庫建設

徐娜

摘要：隨著經濟社會的發展與進步和人們生活面的不斷拓展，社會各企事業單位的業務范疇及業務量也在迅猛增長，這既是機遇也是挑戰。對檔案管理領域也是如此，檔案管理的業務量也隨著本單位工作范疇的拓寬而迅速增長。傳統僅依靠人力收集整理儲存檔案的方式已無法適應新時期的需要。而利用計算機軟件進行檔案管理，數據庫儲存已經是大勢所趨。

關鍵詞：檔案管理 數據庫 信息化

檔案數據庫以檔案原件作為依據，經過實踐證明，具備很多傳統檔案庫管理所不具備的優勢，有利于實現信息檔案的管理與共享，尤其是在處理數據冗余和完整性方面更是優勢明顯。所以說，檔案數據庫是目前檔案信息化、電子化、網絡化轉變的核心要件，是其必不可少的關鍵之所在。以信息資源建設為核心，以檔案信息資源的集成、可視化利用為目的，逐步建立起物理分散、邏輯集中、數量充足、內容豐富、結構合理、質量優化、富有特色的檔案信息資源體系和社會服務體系。

一、目前檔案數據庫建設現狀及問題

檔案信息數據庫應該說是檔案系統為經濟和社會建設服務的重要貢獻，是檔案工作深入到經濟領域和社會各方面的體現，也是為社會服務的一種新嘗試，能夠真正深入發掘檔案信息，有效合理使用檔案信息資源，真正發揮檔案應盡職責。

檔案數據庫的建設，用數字化和信息化的檔案替換原有紙質檔案，并將其上傳至特定網絡，但正因為這個過程是將檔案本身虛擬化，也就是可以說，檔案查閱者或使用者得到的并不是檔案本身，而是檔案所記錄和傳遞的信息。由于我國檔案數據庫建設啟動較晚，仍有很多不夠完善之處。

（一）功能不夠完善

部門檔案館室，未真正明晰數據庫功能，只是按照上級要求或任務安排，沒有經過認真分析和論證，單純依靠購置檔案管理軟件就開始著手進行數據錄入，開始數據庫建設，而這種未經準備的建設，勢必將導致數據庫功能不夠完善，優勢體現不出，甚至連軟件自身功能都無法發揮。

（二）持久性不足

在調研中發現，很多單位的數據庫建設，出現爛尾情況。究其原因，我發現，由于部分單位歷史館藏檔案過多，人力不足。而數據庫正是以其內容的完整性為優勢，所以數據庫的建設是需要長期積累和不更新的，尤其是在建設之初，需要大量人力投入，進行檔案信息化轉化和數據庫錄入，這絕非一朝一夕可以。以政府部門為例，需要長期保存的檔案歷史久遠，而通常檔案管理部門人員不足，所以困難很大，這就需要上級部門的大力支持，和檔案管理者做好心理準備。

（三）重視建設、忽視維護

由于部分單位對信息數據庫認識不足，所以出現單純重視硬件和計算機管理軟件投入，而忽視了后續維護的工作，單純為了達到指標任務，致使數據庫成為空殼，失去其原有作用。

此外，由于部分檔案管理工作人員年齡偏大，知識更新能力不足，計算機網絡知識不足，導致部分信息錄入錯誤，遺漏現象發生。

二、對檔案管理工作的影響及措施

檔案信息數據庫的建設，標志著檔案管理工作已經觸及更為廣泛的技術領域，現代先進的技術已經開始引入。而如果我們把眼光放長遠，數據庫的建設標志著檔案信息化建設進入實質性實施階段，對整個檔案現代化管理產生革命性的影響，意義深遠。同時，對于查詢而言，能夠保證檔案檢索的查全率和查準率。首先，可對各種格式的文檔、數據庫等異質海量信息實現統一檢索，提供關聯檢索、容錯檢索、信息摘要、逐層檢索功能，百萬數據快速返回，并實現結構化和非結構化數據的統一檢索，實現元數據和全文數據的聯合查詢。

（一）專業化人才保障

檔案數據庫建設涉及內容及其繁雜，涉及專業知識較多，如系統設計，結構選擇，網絡管理等方面內容，并且涉及很多環節，需要一批知識技術面廣且深的專業化人才隊伍。這就需要合理配置檔案專業人才，積極搭建平臺，讓有志于檔案信息化管理的專業人才能夠發揮專長，真正實現人盡其才、才盡其用。加大專業培養力度，采取送出去學習、請進來授課等形式，保證檔案工作人員熟練掌握基本的計算機知識和技能，進一步開闊眼界和思維，努力建設一支檔案信息化專業隊伍，全面提高檔案信息化建設和管理的專業水平，讓這些專業化人才對于進行數據庫的開發利用維護，才能真正發揮數據庫優勢。

（二）相關檔案業務環節的調整

檔案整理過程是將無序的檔案進行有序化管理，并且實現資源的管理與合理利用，便于檔案保存與查找。但是，由于檔案信息化和數據庫建設的引入，檔案管理很多的業務環節可以可以省略，意味著需要進行業務調整，將不必要的檔案裝訂加工等環節省去，使得工作更加明確簡明。而且在引入管理軟件后，檔案管理者擁有更大的支配權限，可根據自己的需要進行數據挖掘，而不再依賴研發人員。同時，增強了流程定義的功能，把系統操作和業務流程“理清楚”“管起來”并加以“持續優化”，從而更好的精益化整理歸檔流程、檔案借閱流程等。

（三）有效硬件投入

數字檔案信息的管理與保存與傳統的保管方式有很大不同。由于其所占空間小，利于檔案庫房管理。這就需要著力加強檔案管理基礎建設，購置檔案檔案管理專用軟件、電腦、打印機等設備。指定專人進行案卷級、文件級目錄錄入，建立文書檔案的全文數據庫和聲像檔案的多媒體數據庫，全面實現在線查閱，實現檔案管理現代化，保障了檔案保管安全。

（四）要更好地實現檔案信息數據庫建設

檔案管理工作并不單單是在系統內部開展部分調整，而且還必須向前端的文件工作擴張，這就使得實現文檔一體化的要求變得更為迫切。文檔一體化就是把文件管理與檔案管理兩個管理管理銜接起來，整合到一個管理系統之中，對文件生命周期的全過程進行統一控制和管理。在電子信息化環境中，文件與檔案之間不再有明顯的界限，電子文件有可能終其一生就數據庫中形成、流轉與消亡。所以檔案管理工作要向前端延伸，實現文檔一體化。另外，為了認證電子文件的原始性與可靠性，也要依靠文檔一體化的實現，以便能夠清晰地記錄和反映某一份電子文件形成和辦理的全部動態過程及相關的背景信息。

（作者單位：遼陽市福利院）