事業單位檔案管理新思路

丁巧仙

摘 要：本文主要分析了當前事業單位檔案管理中存在的一些問題，提出了加強事業單位檔案管理工作的幾點思路。

關鍵詞：檔案管理 事業單位 思路

現代社會對于事業單位的運作來說，建立系統、科學、民主的管理制度，對其生存與發展極為重要。檔案建設是全面建設和長遠發展最基礎性的、不容缺失的重要內容。事業單位檔案工作制度建設，就是按照規范化的質量和效率，適應事業單位協作化、規范化、科學化運行的需要，并便于監督和評價。

一、事業單位檔案工作的現狀

1.檔案工作的重視程度不夠

事業單位對檔案管理不夠重視，監督力度不強，沒有樹立良好的檔案管理意識。未能對檔案工作所需的資源給予充分的保證，雖然各部門把檔案工作列入年度工作計劃，但沒有真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓。

2.檔案室保管條件還比較差

檔案管理的要求是整齊、規范、統一，多數單位還有一定的差距。少數單位綜合檔案室變成了雜物室，設施設備老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也不統一，比較零亂。而且個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，管理體制不到位，使部分檔案信息泄露，缺失等問題。

3.檔案人員業務素質還相對薄弱

檔案管理工作不僅要求政策性很強，還要求專業性技術性很強，檔案人員必須具備較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。部分單位檔案人員因業務不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠精確，出現檔案不能按時立卷歸檔或未及時移交綜合檔案室等情況。同時個別檔案人員對檔案的責任性認識還不夠，存在隨意應付了事現象，其原因是各科室對整理歸檔監督指導力度不夠，思想上存在著為難情緒。

二、事業單位檔案制度建設的原則

首先，統一化與差異化兼顧。事業單位檔案工作制度的制定必須要按照國家規定的標準來執行。這使得制度執行更加標準化、規范化。但這意味著所有事業單位的檔案工作制度都是一樣的，規模，工作特點都是事業單位所存在的差異，其管理方式與制度規范自然不能一樣。檔案部門應依靠自身特點不斷地實踐、探索和總結，建立一套以國家檔案管理制度為基礎，符合單位自身的檔案管理制度。

其次，明確檔案管理人的職責與權益。檔案管理員是事業單位檔案管理工作的主要執行者。所以檔案管理員的積極性影響著檔案管理工作。在制定制度時，要主要把“職責”調整到崗位標準中，明確職責范圍及權限。在明確責任時，應注意保護工作人員的合法權益，使檔案管理員能夠在履行職責的基礎上，明確自身的合法權益。

再次，制定與執行并重。制度建設根據單位檔案部門的實際需要，制定一系列系統、科學、合理的檔案管理規章制度。但是，如果只注重制度的制訂，那么檔案管理制度就會成為空談。所以要想適合于單位的發展、有效調動工作人員積極性，更為關鍵的是制度的有效執行。單位領導在管理單位時要注重制度的落實并強化監督制度、獎懲制度。此外還要在實踐檢驗的基礎上不斷完善，使制度更加合理化、規范化。

最后，動態與靜態相結合。制度一經形成，便在一定時期內保持不變，具有相對的穩定性，這是事業穩定發展的前提。但是，制度并不是一成不變的。隨著時代的發展，事業單位的各項制度當然也要隨之改變。特別是我國各項事業逐步和世界接軌，事業單位也逐步走上國際化道路。對檔案部門而言，應當積極學習國外的一些先進的檔案管理辦法，取其精華，并結合自身情況，不斷完善現有的檔案工作制度。

三、事業單位檔案管理的創新思考

1.創新檔案管理制度

隨著我國經濟體制的不斷變革，事業單位檔案管理制度也要順應時代的要求，創新管理體制。事業單位檔案管理過程中需要不斷完善自己的檔案管理制度。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應事業單位檔案管理的需要。盡可能的在減少人力物力的基礎上是信息檔案更加規范化。

2.提高認識，加強組織領導

對于檔案管理工作要大力宣傳，對檔案管理責任要加以明確。各級事業單位要提高對檔案管理工作的重視程度，建立檔案管理工作的領導機構。通過不斷的宣傳，讓相關的領導和職員充分認識到檔案管理的重要性。建立起檔案管理達標升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核。同時應參考國家檔案建設的有關標準，建立起以國家為標準適應各單位自身的檔案管理體系。

3.開展現代化和信息化建設，提高人事檔案利用效率

實現檔案管理現代化，是檔案服務于事業單位制度改革與發展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。當今社會高科技越來越應用于我們的生活中，對于檔案管理同樣應該重視吧高科技應用于工作中來，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。各級事業單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息。同時要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新，通過網絡，可以實行檔案信息的社會共享，向社會提供優質的檔案信息服務，以實現檔案信息資源共享。

4.加強事業單位檔案保密工作

首先，要改善保管方式，檔案的庫房管理是檔案保密的重點，庫房不宜設在辦公樓的最底層，以防盜竊。庫房應該與辦公室和閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，借閱檔案需要審批，無關人員一律禁止入內。

其次，做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本行政事業單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。

總之，事業單位檔案工作地存在一些問題，影響了檔案工作為經濟和社會服務功能的發揮。在新的歷史條件下，事業單位檔案工作必須要緊緊聯系時代發展的新任務、新特點、新要求。事業單位檔案工作要創造性地開展，推進檔案工作跨越式發展的重要一步，這是時代發展的必然要求，也是檔案工作維護好、保管好、服務好主要職能的體現。

參考文獻

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[2]樂麗珍，淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J]，科技風，2008（24）