計算機辦公軟件的分析及應用探討

閆霞

摘 要：本文以計算機辦公軟件為對象進行分析和應用探討。主要分析了計算機辦公軟件在各行業中的的使用情況，計算機辦公軟件應用的優勢和劣勢。并且討論了計算機辦公軟件應用趨利避害的建議，從而達到辦公效益的最大化，以達到建設更加安全規范綠色的網絡辦公環境的目的。

關鍵詞：計算機 辦公軟件 安全辦公 綠色網絡環境

引言

目前計算機辦公軟件的應用十分的廣泛，例如，文化教育、政府辦公、科學研發和商務辦公等等。隨著計算機辦公軟件的不斷發展和普及，我們的辦公方式有了根本性的創新，也大大提高了我們的辦公效率。雖然計算機辦公軟件給我們的工作帶來了便利，但計算機辦公軟件本事還是存在一些問題的，本文的主要目的就是對計算機辦公軟件進行分析，了解它的使用價值，讓我們更好的應用于自己的工作。

一、當前計算機辦公軟件的使用現狀

計算機辦公軟件最常用的為Microsoft系列軟件。其中包括文字處理軟件Word，數據處理軟件Excel，幻燈片制作軟件Powerpoint，電子郵件軟件Outlook，數據庫管理軟件Access等。這些辦公軟件幾乎出現在各行各業，使用非常廣泛。隨著計算機在辦公室使用的普及，辦公軟件發揮著越來越重要的作用。

1、在教育辦公中，越來越多的老師將多媒體教學運用的日常教學中，其中需要使用計算機辦公軟件，老師利用word或者幻燈片演示著課堂教學的內容，這種方法不僅可以更加直觀展現所要教學的內容，而且可以更好的激發學生的學習興趣。這些所展示的內容學生可以拷貝下來，用于課下回看復習，整理筆記鞏固課堂學習的知識。而且老師也可以使用Excel辦公軟件對于學生學習的數據進行分析，從而更加直觀的看到學生近期的學習情況，找出每個學生在學習過程中所存在的問題，從而針對所出現的情況和問題來及時調整自己的教學內容和計劃。從而提高老師的教學能力，進一步提高學生的成績。

2、對于政府工作人員，需要面臨著龐大的數據，數據的整理會浪費大量的時間，而政府的工作效率是與人民群眾的切身利益是密切相關的，這就需要政府工作人員提高工作效率。而計算機辦公軟件的應用大大的提高了政府工作人員的工作效率。計算機辦公軟件的應用也省去了堆積如山的文件資料，想要查閱資料時，就不用人工去翻閱查找，工作人員只需在辦公軟件里輸入自己要查閱的關鍵詞，就可以瞬時間篩選出你想要的東西。而且用計算機辦公軟件可以做到無紙化辦公節約資源，綠色辦公。

3、在商務辦公中，計算機辦公軟件的應用更為廣泛，可以直觀的反映計算機辦公軟件的存在價值。商務辦公更追求快捷高效，而計算機辦公軟件可以很好的滿足商務辦公的這一點要求。工作人員的辦公效率大大提高，同時可以更加直觀的進行數據分析，有利于公司發現經營過程中所出現的情況和問題，及時制定相關的方案，調整工作方向，提高公司的經濟效益。

二、計算機辦公軟件應用分析

1、計算機辦公軟件應用的優勢

使用計算機辦公軟件可以更大程度的做到資源共享跨越地域的限制。具有更加龐大的容量和數據的儲存、計算、分析能力都是人類難以做到的。將龐大復雜的數據分析變得簡單明了，大大的提高了辦公效率。更可以達到無紙化辦公，使得辦公過程更加的綠色環保，節約能源，也縮減了辦公成本的投入。對于文件的儲存也有更多的可能性。總而言之，計算機辦公軟件的使用大大的提高了辦公效率和數據分析的可靠度，更為科學的實現綠色辦公。

2、計算機辦公軟件的劣勢

由于網絡環境的開放性，很難做到密不透風。計算機病毒的傳播和惡意入侵都使得辦公文件的私密性和安全受到威脅。計算機中保存的文件數據存在著各種遺失的可能性。計算機自身的損壞都有可能造成信息的遺失，而導致經濟損失。甚至有更加惡劣的惡意競爭破壞，擾亂商業秩序，挑戰法律漏洞。并且計算機辦公軟件的廣泛使用，使得個性化難以得到滿足，無法適應各個需求的用戶。對于大數據的流失也有可能威脅國家的信息安全。

三、關于計算機辦公軟件應用發展建議

1、鼓勵本土計算機辦公軟件的自主開發

鑒于我們目前使用的都是國外的計算機辦公軟件這一現狀，計算機的核心技術和數據都在國外掌握，使得國家的經濟和政治安全存在隱患。使用計算機辦公軟件需要支付國外的軟件公司較為昂貴的費用，處于相對被動的位置。要積極鼓勵本土計算機辦公軟件的自主研發，更大程度的推廣計算機辦公軟件的應用。

2、大力培養計算機專業人才

中小學加強計算機學習，培養計算用應用意識和使用基礎。建設各大高校的計算機專業，培養計算機專業人才。對于網絡環境的開放性，為了防止網絡病毒的惡意入侵，保證網絡環境的安全，需要具備計算機技術的專業人才。在解決問題的同時，我們需要能夠創建安全環境以及預見網絡漏洞的計算機建設人才。

3、開發更多專業領域的計算機辦公軟件

目前的計算機辦公軟件功能和應用范圍都比較局限，有很多專業領域都未能涉及，要研發更具功能的，使用范圍更廣的，專業更加具體的計算機辦公軟件。

4、加強創造安全綠色的網絡環境

提高計算機使用人員的安全意識和隱私意識，對于重要文件資源注意加密和儲存備份。加強網絡環境的道德約束建設，保護個體隱私不受到惡意竊取和傳播。

5、加強立法建設和執法力度

對于網絡上制造的電腦病毒，傳播病毒的惡意破壞公共安全的行為進行立法打擊，形成完善的法律規范體系進行約束。同時也要加強政府和執法機關的打擊和執行能力，嚴厲打擊網絡違法行為，從而保障公眾的合法權益不受到破壞。

四、結語

計算機辦公軟件目前在各行業受到廣泛的應用，也為各行業帶來可觀的經濟效益，從而使得計算機辦公軟件的使用越來越普及。然而對于計算機辦公軟件的分析，也存在諸多劣勢，如何在計算機辦公軟件的使用是揚長避短，趨利避害，需要我們營造一個更為安全有序綠色的網絡環境，同時也不斷完善計算機辦公軟件自己的缺陷，變得更加便捷，全能。

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