某某公司財務(wù)共享中心工作質(zhì)量評估

文/李永鵬，青海三江國際貿(mào)易有限公司

1 財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)目標(biāo)

某公司財務(wù)共享中心建設(shè)目標(biāo)是“堅持“深化應(yīng)用、提升功能、實(shí)時管控、精益高效”總要求，以“四個中心”為內(nèi)容（會計核算中心、規(guī)范監(jiān)督中心、人才培養(yǎng)中心、信息支撐中心），以“三個實(shí)時”為核心（實(shí)時反映、實(shí)時控制、實(shí)時監(jiān)督），以“兩個保障”為手段（標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)保障、信息化建設(shè)保障），全力推動會計管理從以財務(wù)會計為主，向財務(wù)會計和管理會計并重轉(zhuǎn)型，加速推進(jìn)管理會計精細(xì)化、多維化、前端化，為公司價值提升、風(fēng)險管控和經(jīng)營決策提供全方位會計信息支撐?！?/p>

2 運(yùn)營現(xiàn)狀及總體評價

2.1 運(yùn)營現(xiàn)狀

財務(wù)共享服務(wù)中心承接了本部、下屬子公司等15家地市單位的核算業(yè)務(wù)，現(xiàn)已全面完成新舊財務(wù)模式的替換。該中心現(xiàn)設(shè)核算組、單據(jù)組、資金結(jié)算組、綜合管理組，共計30人。

2.2 總體評價

由于共享中心集中會計作業(yè)、費(fèi)用支出集中審批、資金集中支付，集團(tuán)公司對政策執(zhí)行得以有效監(jiān)督和直接控制，從而有效地降低了集團(tuán)整體的經(jīng)營風(fēng)險。

共享中心制定了成本核算操作手冊、費(fèi)用報銷操作手冊、收入操作手冊、工程報銷操作手冊、新舊差旅費(fèi)報銷辦法等，這些手冊的制定使財務(wù)單據(jù)統(tǒng)一規(guī)范，并且加快了集團(tuán)公司的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。

共享中心在財務(wù)處理流程一致、規(guī)則相同的基礎(chǔ)上，業(yè)務(wù)信息的采集、審核、審批、生成等工序都因?yàn)橐?guī)模化生產(chǎn)而提高了效率。

共享中心在承接地市單位財務(wù)的會計核算后，業(yè)務(wù)單位財務(wù)部門得以充分專注于財務(wù)管理工作，更致力于財務(wù)分析和對決策的支持，實(shí)現(xiàn)了財務(wù)機(jī)構(gòu)的職能轉(zhuǎn)型。

3 風(fēng)險分析

根據(jù)我們在評估工作中發(fā)現(xiàn)的問題，將財務(wù)共享服務(wù)中心面臨的風(fēng)險歸類為企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險下的舞弊風(fēng)險和運(yùn)營風(fēng)險。

3.1 舞弊風(fēng)險

盡管支撐財務(wù)共享模式的信息系統(tǒng)嵌入并實(shí)現(xiàn)了手工環(huán)境下難以實(shí)現(xiàn)的控制措施，但是舞弊風(fēng)險依舊難以杜絕。例如侵占資產(chǎn)，向虛構(gòu)的供應(yīng)商支付款項(xiàng)、供應(yīng)商向采購人員提供回扣以作為其提高采購價格的回報、向虛構(gòu)的員工支付工資。

3.2 運(yùn)營風(fēng)險

3.2.1 會計責(zé)任定位風(fēng)險

財務(wù)共享中心只是會計管理體制的一種改革，并沒有改變核算單位的經(jīng)濟(jì)地位，且會計原始資料來源未變、資金使用權(quán)和財產(chǎn)所有權(quán)未變。因此，業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人仍然是單位會計行為責(zé)任主體，這也符合《會計法》規(guī)定。但是由于會計核算集中后，會計資料的加工、整理、最后生成會計報表，提供會計信息，都是由共享服務(wù)中心完成的。如果被核算單位的工作人員疏忽或惡意提供虛假的會計核算資料，而共享服務(wù)中心會計人員又沒有發(fā)現(xiàn)其中的問題，那么以此為依據(jù)編制的會計報告必然缺乏真實(shí)性。作為財務(wù)共享中心負(fù)責(zé)人和負(fù)責(zé)會計核算的工作人員自然應(yīng)當(dāng)承擔(dān)一定的責(zé)任。

3.2.2 會計核算、會計監(jiān)督與財務(wù)管理脫節(jié)的風(fēng)險

財務(wù)共享服務(wù)中心主要行使日常的會計核算和會計監(jiān)督職能，面對參與各業(yè)務(wù)單位的資金計劃、預(yù)算分析、執(zhí)行，加強(qiáng)財產(chǎn)物資管理、改善財務(wù)管理辦法等方面的職能就不可能投入相應(yīng)的管理力量，從而使會計核算、監(jiān)督與財務(wù)管理之間相脫節(jié)，這種脫節(jié)就必然會限制財務(wù)會計的經(jīng)濟(jì)管理職能發(fā)揮。

3.2.3 信息系統(tǒng)風(fēng)險

在工作中，我們發(fā)現(xiàn)和了解到關(guān)于信息系統(tǒng)功能健全以及穩(wěn)定性方面存在諸多問題，其中值得關(guān)注的是系統(tǒng)自動重復(fù)發(fā)起付款申請業(yè)務(wù)，是因?yàn)楹笈_誤操作引起，還是惡意攻擊造成，此類情況以后是否會再現(xiàn)等，諸如此類問題可能導(dǎo)致企業(yè)資金存在安全風(fēng)險。另外系統(tǒng)的不穩(wěn)定，可能使數(shù)據(jù)安全存在風(fēng)險。

3.2.4 業(yè)務(wù)流程設(shè)計不當(dāng)風(fēng)險

費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)流程冗長，可能造成工作效率低下；發(fā)票校驗(yàn)業(yè)務(wù)缺少審核程序，可能造成核算出錯進(jìn)而導(dǎo)致資金支付錯誤的風(fēng)險。

3.2.5 共享服務(wù)中心會計人員知識結(jié)構(gòu)單一、專業(yè)經(jīng)驗(yàn)不足引發(fā)的風(fēng)險

人員知識結(jié)構(gòu)單一、專業(yè)經(jīng)驗(yàn)不足，可能導(dǎo)致工作效率低下，頻繁出錯，溝通成本增加等風(fēng)險。

4 工作質(zhì)量評估中發(fā)現(xiàn)的問題

本次評估圍繞財務(wù)共享中心建設(shè)目標(biāo)展開，分別從信息系統(tǒng)方面分析說明。

現(xiàn)支撐財務(wù)共享服務(wù)模式的系統(tǒng)共有三套，分別為員工報銷系統(tǒng)、財務(wù)管控系統(tǒng)、與ERP系統(tǒng)。我們在工作中發(fā)現(xiàn)的問題主要表現(xiàn)在以下方面：

4.1 系統(tǒng)的穩(wěn)定性需要增強(qiáng)。

4.1.1 翻閱憑證以及影像資料的過程中會遇到影像資料不能正常顯示或者需要重新登錄的情況，多人同時使用影像資料時界面顯示等待時間較長。

4.1.2 作廢單據(jù)與正常的單據(jù)同時顯示，查詢統(tǒng)計功能弱化。

4.1.3 存在單據(jù)丟失，單據(jù)重復(fù)的情況，發(fā)生單據(jù)無法保存的情況。

4.2 系統(tǒng)操作功能有待于完善

4.2.1 查詢、統(tǒng)計功能欠缺。

4.2.2 增加付款賬戶固化功能，降低資金支付誤操作風(fēng)險。

4.2.3 ERP系統(tǒng)在接收管控系統(tǒng)傳遞的數(shù)據(jù)時只能到四級科目，無法深入到五級，須要人工核對。

4.2.4 財務(wù)管控系統(tǒng)與原報系統(tǒng)的預(yù)算調(diào)整不能同步，即同一預(yù)算分別要在兩套系統(tǒng)中錄入。

4.2.5 同一個供應(yīng)商存在多個編碼，不便于查詢或者做賬。

4.2.6 銀財一體化系統(tǒng)需要完善。

4.2.7 無法在同一系統(tǒng)中穿透憑證查看存在于其它系統(tǒng)中的影像，即多個系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享有待于完善。

4.2.8 系統(tǒng)運(yùn)維人員專業(yè)素養(yǎng)有待于提高。

4.2.9 一個系統(tǒng)問題可能同時牽扯到三方系統(tǒng)運(yùn)維人員，導(dǎo)致相互推諉扯皮。

5 評估建議

5.1 針對紙質(zhì)與影像內(nèi)容一致性增加相應(yīng)的內(nèi)控措施，例如，在上傳影像環(huán)節(jié)添加監(jiān)督流程，在上傳影像后，系統(tǒng)增加不可改動影像功能。

5.2 建議還原部分業(yè)務(wù)，例如：費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)工作量大，但其所占總成本比例小，人力資源投入產(chǎn)出比失衡，使會計人員不能將主要精力放在資金量大，占總成本比例大的業(yè)務(wù)上。

5.3 建議共享服務(wù)中心人員定崗定編，或者延長輪崗周期；調(diào)整共享服務(wù)中心人員培訓(xùn)方案，針對各地市單位特殊業(yè)務(wù)，進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理培訓(xùn)。

5.4 建議憑證裝訂由所屬單位自行完成并審核，共享服務(wù)中心僅負(fù)責(zé)將部分原始憑證交接至所屬單位。

5.5 職責(zé)界定模糊、重疊、不合理的部分應(yīng)予以修訂，并正式下發(fā)。

5.6 業(yè)務(wù)流程方面，發(fā)票校驗(yàn)應(yīng)予以增加審核環(huán)節(jié)，費(fèi)用報銷等金額較小的業(yè)務(wù)應(yīng)精簡流程，以提高運(yùn)營效率。