辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理

舒建平

檔案管理作為醫(yī)院日常工作的重要內(nèi)容之一，其管理效率的高低直接影響醫(yī)院的整體工作質(zhì)量。現(xiàn)代醫(yī)院管理的越來(lái)越趨向于辦公自動(dòng)化，這為提高醫(yī)院檔案管理工作的效率起到了積極的作用，因此有必要針對(duì)當(dāng)下的醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并針對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理策略進(jìn)行研究。

檔案管理對(duì)于醫(yī)院掌握職工以及病人的資料都是極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。有效的檔案管理工作能夠提高醫(yī)院的整體工作效率，為病人提供更具針對(duì)性和更有效的醫(yī)療服務(wù)，也能夠讓醫(yī)務(wù)人員做到人盡其才，對(duì)于優(yōu)化醫(yī)院的人力資源配置有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，一切辦公活動(dòng)都將趨于自動(dòng)化，這種自動(dòng)化的辦公方式不僅能夠節(jié)約紙張，還能節(jié)省醫(yī)護(hù)人員的辦公時(shí)間，提高工作效率，因此有必要從辦公自動(dòng)化的概念以及特點(diǎn)出發(fā)，針對(duì)于目前我國(guó)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀提出改進(jìn)策略。

辦公自動(dòng)化的概念及特征

辦公自動(dòng)化的概念。辦公自動(dòng)化，顧名思義，就是利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)辦公室的日常行政工作以及相關(guān)信息進(jìn)行信息化的處理，從而實(shí)現(xiàn)信息的快速存儲(chǔ)、傳輸以及接收等的辦公效果。辦公自動(dòng)化是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的基礎(chǔ)之上的，演變至現(xiàn)在可以利用云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。

辦公自動(dòng)化的特征。首先，辦公自動(dòng)化的信息傳輸、接收和存儲(chǔ)比人力的辦公效果更加有效率。因?yàn)獒t(yī)院的整個(gè)辦公系統(tǒng)較為復(fù)雜，不同的部門所需要的信息也不同，所以在醫(yī)院辦公過(guò)程中涉及的部門較為多和雜，而辦公自動(dòng)化就可以節(jié)約辦公人員的時(shí)間，在通過(guò)計(jì)算機(jī)在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)輕松便捷的辦公，節(jié)約了紙張的同時(shí)，也節(jié)約了時(shí)間，讓醫(yī)院的辦公效率更加高。辦公自動(dòng)化不僅僅是方便了醫(yī)院的工作人員，也方便了就診的病人，讓病人不用花時(shí)間跑遍著整個(gè)醫(yī)院辦各種手續(xù)，因?yàn)楦鞑块T的辦公系統(tǒng)是協(xié)調(diào)統(tǒng)一的。

其次是辦公自動(dòng)化能夠優(yōu)化醫(yī)院的資源配置，建立起資源共享的有效機(jī)制。檔案管理的是極其復(fù)雜的一個(gè)過(guò)程，辦公自動(dòng)化能夠利用計(jì)算機(jī)以及云儲(chǔ)存功能實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，保證隨時(shí)可以調(diào)出任何一位醫(yī)護(hù)人員或是病人的檔案，而這種云儲(chǔ)存是可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院所有部門共享的一種服務(wù)器的存在，能夠快速查找到想要的資源。不同的部門之間可以通過(guò)辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)資源的共享，有利于最大限度實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，保持了醫(yī)院工作的協(xié)同。

最后，辦公自動(dòng)化還可以幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公效果，節(jié)約傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案的空間占有，防止檔案的損壞。

醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

雖然我國(guó)的醫(yī)院檔案管理工作中已經(jīng)引進(jìn)了辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)，但是再具體的操作實(shí)施中，由于各種原因還存在著很多問(wèn)題亟待改善。

醫(yī)院檔案管理工作者的信息化素質(zhì)較低，阻礙了辦公自動(dòng)化的實(shí)施。真正的檔案管理的辦公自動(dòng)化不僅需要工作人具備較為完善的檔案管理知識(shí)以及各種醫(yī)學(xué)知識(shí)，還需要檔案里人員具備較高的信息化素質(zhì)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，醫(yī)院檔案管理者可能在前兩者的素質(zhì)上已經(jīng)達(dá)標(biāo)，但是在信息化技術(shù)，如，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用上還存在很大不足。由于計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)單的硬件操作技術(shù)不過(guò)關(guān)，導(dǎo)致一些管理人員不習(xí)慣于使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行日常辦公，不會(huì)使用新媒體平臺(tái)進(jìn)行信息發(fā)布等，這些都是阻礙醫(yī)院檔案里辦公自動(dòng)化的重要原因。

醫(yī)院的辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)設(shè)施不完善。簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)的配備只是醫(yī)院辦公自動(dòng)化的初級(jí)階段，但一些醫(yī)院認(rèn)為辦公自動(dòng)化就是簡(jiǎn)單的連接網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公即可。但這只是辦公自動(dòng)化的初級(jí)階段，真正的辦公自動(dòng)化還需要進(jìn)行各種局域網(wǎng)的建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)線路的完善以及建立屬于院方自己的服務(wù)器，這種軟硬件兼具的基礎(chǔ)設(shè)施目前在我國(guó)還有許多醫(yī)院未達(dá)標(biāo)，距離真正的辦公自動(dòng)化還有很大的距離。

許多醫(yī)院的管理方式存在不規(guī)范的檔案管理存在不規(guī)范的現(xiàn)象，從很大程度上降低了檔案的檢索效率。由于檔案號(hào)的亂用、卷總分類混亂而引起的檔案管理問(wèn)題比比皆是，這些問(wèn)題都在一定程度上加大了辦公自動(dòng)化推進(jìn)的難度。

辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的具體策略

提高醫(yī)院檔案管理者的自動(dòng)化管理素質(zhì)。作為醫(yī)院檔案管理的工作人員應(yīng)該從檔案管理的專業(yè)知識(shí)以及現(xiàn)代信息技術(shù)的掌握兩方面入手來(lái)提高自身的工作效率。

首先，嚴(yán)格按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范自己的工作行為，保證有序存檔，才會(huì)提高檢索檔案以及抽調(diào)檔案的效率。檔案管理者要在實(shí)際工作中不斷積累檔案管理的技巧，實(shí)踐出真知，也是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，因此，在實(shí)際工作不斷完善和提高自己的檔案管理技能是非常必要的，也是推進(jìn)辦公自動(dòng)化所必須的。

其次，檔案管理者要不斷加強(qiáng)自己對(duì)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的掌握，才能適應(yīng)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理需求。醫(yī)院也可以通過(guò)集中的辦公自動(dòng)化培訓(xùn)來(lái)提高員工的辦公自動(dòng)化技能，員工熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)是醫(yī)院檔案管理走向辦公自動(dòng)化的前提。

制定規(guī)范化的檔案管理制度。辦公自動(dòng)化需要在一個(gè)健全的管理體制下運(yùn)行才會(huì)將其的優(yōu)勢(shì)得到最大發(fā)揮。規(guī)范化的檔案管理制度是醫(yī)院各部門實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化正常運(yùn)行的基礎(chǔ)保障。為了防止越權(quán)問(wèn)題的出現(xiàn)，文件管理和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)必須進(jìn)行明確區(qū)分，而且要制定統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確保不同接口類型的檔案順利歸檔。

完善醫(yī)院的辦公基礎(chǔ)設(shè)施。辦公自動(dòng)化下的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不僅僅是計(jì)算機(jī)的普及運(yùn)用，還包括檔案管理軟硬件系統(tǒng)的不斷升級(jí)與完善。醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)的鋪設(shè)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的更新?lián)Q代，醫(yī)院自身服務(wù)器系統(tǒng)的建立都需要一步步地實(shí)施，來(lái)保證檔案管理在辦公自動(dòng)化下的高效率開(kāi)展。

樹(shù)立檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。傳統(tǒng)的檔案管理中難免會(huì)出現(xiàn)檔案遺失的問(wèn)題，這其中雖然有不可避免的管理規(guī)范不標(biāo)準(zhǔn)的客觀原因，但也有工作人員檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不夠強(qiáng)的主觀原因在其中。因此，有必要樹(shù)立檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下做好檔案的備份管理以及安全儲(chǔ)存工作。

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，我國(guó)醫(yī)院檔案管理的工作還需要進(jìn)一步地完善才能不斷提高其工作效率，為醫(yī)療事業(yè)的健康運(yùn)行提供有力的保障。