對數字檔案資源安全與維護問題的研究

楊曉佳

摘要：數字檔案資源是一種新的、重要且具有特色的檔案信息資源，但技術的不斷更新換代，無法避免數字檔案資源在偶然和惡意的情況下遭到破壞。因此數字檔案資源的安全與維護問題研究顯得至關重要。本文從數字檔案資源的安全因素問題入手，提出了保障維護檔案資源的安全途徑，最終達到數字檔案資源的最優化利用。

關鍵詞：數字檔案資源；安全與維護

一、數字檔案資源的定義

傳統的紙質檔案資源，一份檔案一般只保存于一個相符的檔案館內，一次僅能供一個使用者使用。然而隨著網絡環境的到來，傳統檔案資源已經不再能夠滿足社會的需要。科技發展的過程中產生了數字檔案資源。數字檔案資源是指將傳統檔案信息資源數字化后形成的資源。信息與載體可分離是數字檔案資源的一大特性，檔案信息可以從其原始的紙質載體上提取出來，根據使用者的需要，進行不同形式的顯示、輸出，例如可以通過U盤、光盤等對信息載體進行轉移，也可以通過電子郵件、通訊軟件等對檔案信息進行傳遞，最終實現不同使用者對同一份檔案在不同地點的隨時利用。

二、影響數字檔案資源安全的因素

（一）建設過程中影響安全的因素

建設數字檔案資源的兩種途徑都存在著安全隱患。掃描將紙質檔案電子化形成數字檔案資源這一途徑，在掃描將紙質檔案電子化的過程中，原件信息與電子化信息是否相同、錄入掃描形成的檔案信息是否有誤，這都影響著檔案資源的安全。數字檔案資源的安全威脅也可能來自于原始檔案資源的內部破壞以及信息系統本身無意產生的意外事故。傳統紙質檔案一旦數字化，必會帶來新的安全管理問題。由于檔案信息有嚴格的安全保密要求，在處理和存儲數字化檔案信息時，要首先確保檔案原件的安全性其次確保檔案原件與數字化檔案在內容上的吻合性。

（二）管理過程影響安全的因素

目前，我國數字檔案資源建設中由于管理方面的原因所引起的安全問題主要包括信息泄露、系統故障等。對密碼口令的保密管理缺乏必要的監督，管理人員責任劃分不夠清楚、責任心弱等都可能導致系統管理密碼口令的泄露，而口令密碼的泄漏就會對檔案數字資源的安全造成極大的威脅。除此之外，系統故障也是主要的安全問題，引起系統故障的原因可能是整體規劃不當、考慮不全面等，使用不同型號的載體、設備，導致系統不能兼容進而產生沖突，導致系統產生故障最終運行失敗，這些會造成數據的丟失，從而危害檔案信息的安全。

（三）存取過程中影響安全的因素

數字資源的長期安全存取一直都是國內外檔案界關注的重點，而解決這一問題的根本是建立統一的存取格式和統一的存取體系。目前，我國數字檔案資源在長期安全存取中面臨的主要問題有：數字檔案的長期安全存取問題、計算系統的安全性問題、檔案信息數字化過程中涉及的保密問題等。

科技發展日新月異，為適應時代的發展，信息系統、載體介質、存儲設備等都在不斷地更新進步，與原先的存儲格式、存取技術相符合的載體、系統被替換，不可避免的軟件更新換代會帶來不斷的數據讀取風險，這些隨時可能導致信息不能夠被讀取利用。因此盡可能地保障系統的安全，將系統故障發生的可能降到最低是檔案信息安全維護工作的重中之中。

三、解決安全與維護問題的主要途徑

（一）從技術層面入手解決安全與維護問題

加強技術研究，積極采用新技術。強化物理防護，因為環境各項指數超出適宜范圍或者環境大幅波動都會導致檔案載體發生損害。從建筑環境、設備完善及安全防護等客觀環境建設方面入手，通過配備空調、除濕機、隔離墻體、密閉窗戶及建立智能完善的滅火系統等，使其能迅速并且有效地控制處理水火災等自然災害；減少灰塵、輻射性紫外線、細菌、電磁等對載體設備的傷害，提高數字檔案載體的安全等級，使檔案信息的載體所在環境處于最優，防止環境惡化，從而維護載體所附載的檔案信息資源的安全完整。加強介質的管理與維護，確保存儲介質安全，只有切實遵循數據安全存儲備份的三項基本原則：離線、異質、異地，才能切實保證數字檔案資源的安全存儲。

（二）從管理層面入手解決安全與維護問題

采用嚴密管理措施來維護數字檔案資源及其管理系統的安全。首先要強化相關制度建設，必須樹立起整體全程管理的意識，將企業風險控制的理念引進檔案數字信息建設的整個過程及檔案管理信息系統運行的全部環節，制定嚴格的工作流程以及規范操作程序，對于每一道工序都嚴格把關，確保每一道程序都能夠受到嚴密控制，也制定嚴格的相應的計算機安全使用制度。

四、結語

數字檔案資源的安全與維護并不是一勞永逸的。隨著科技發展，載體介質的更新換代，傳輸技術的發展，計算機的不斷更新，要實現數字檔案資源的信息化處理，構建體系安全，信息安全，功能完善的數字化檔案館，需要我們不斷的努力和付出，也需要國家領導給予足夠的重視和支持。才能確保數字檔案資源的安全，才能及時地對其進行維護更新，才能最大化地實現檔案信息的價值。

參考文獻：

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[2]方晨麗.關于檔案信息資源的開發與利用[J].理論月刊，2015（6）.