企業0A辦公自動化

蓋杰斌

摘要21世紀的今天，信息化逐漸成為現代企業最先進的生產力，信息化的發展促進了企業對辦公自動化需求的增長。現在辦公自動化的應用已經深入到我們工作、學習等各個方面，而我們對于辦公自動化的設計也變得更加廣泛。

關鍵詞企業辦公；0A自動化；審批流；協同辦公

1國內外發展現狀

自動化辦公的概念由來已久，起初它只是出現在一些特殊領域并由轉門的操作人員來完成，而這些操作人員一般都需要進行針對性的訓練。例如80年代末90年代初人們對于傳真機、打字機、復印機等辦公設備的使用。這種辦公自動化只是為了實現個體工作的自動化而設計的。

現代的辦公自動化則是通過計算機和網絡技術將所有的員工聯系起來，實現全員辦公自動化。同時，0A系統通過對員工的訪問權限的控制又將所有員工區分開來，不同的員工在0A系統中扮演不同角色。最先進的要數Web方式的辦公自動化。辦公人員只要會上網并且有一臺裝有IE功能的上網設備，就能加入到辦公自動化的流程和使用中。現代企業和工作部門要想提高工作效率、增強競爭實力最終實現整體快速發展，就必須依賴切合自身實際需求的0A系統。隨著移動設備的普及和各種社交軟件的發展，移動端辦公自動化已經不是空談，0A系統最終將集成所有的這些優勢推陳出新。

2明顯特點

現代0A系統大致具備以下特點。

2.1知識管理原則

自動化辦公和協同辦公是一個0A系統最基本的功能，而市場上不同的0A產品的特點就在于它們所依據不同的知識管理原則。一個0A系統想要充分發揮其知識管理的功能就要切實迎合不同企業的實際情況進行設計開發。不同企業或同一企業不同層級的員工之間，對于知識的“積累、共享、交流”是不同的，所以0A系統不能脫離企業的實際情況而空談知識管理。

2.2強大的數據處理功能

知識管理顯得更加人性化，衍生成“計算機語言”就是數據處理。可想而知在一個現代化的企業當中一天要處理的數據量和數據類別是多么的龐大，這些數據通常包括Internet上的數據、各種文件系統中的文件、傳統的關系型數據庫數據、數據倉庫中的數據，甚至是各種社交軟件中的信息。面對如此龐大的數據量，0A系統不僅要實現迅速、全方位的信息采集、處理，為企業管理和決策提供科學依據。還要充分利用各種協同工作手段，包括多線程討論、文檔共享、電子郵件及一些輔助工具提供在線及時共享應用等來實現群體協同工作。例如利用這樣的信息共享方式，包括移動通訊設備的支持、手機的WAP接入訪問、PDA的支持、信息的傳真功能以及以統一消息為基礎的一些提醒功能，使得這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成。最終協同在地理上分布很廣，甚至在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的人員之間的工作進度。

2.3不斷創新發展的科學體系

0A系統的發展大概經歷了硬件配置階段、數據處理自動化階段、C/S架構下的工作流自動化階段、無障礙工作流自動化階段、協同工作型辦公自動化（流程管理）、協同發展型辦公自動化（流程管理）、移動0A這幾個階段。0A辦公系統兼具企業通信平臺、行政辦公平臺、信息發布平臺、協同工作平臺、知識管理平臺、激情管理平臺、信息集成平臺等功能。我們應該時刻關注市場上的辦公自動化產品及技術發展的最新進展，用最新的開發平臺、技術和觀念為企業打造切合自己實際情況的0A產品，以達到最大化工作效率、最充分利用資源的目的。

3存在問題

1）審批流程繁瑣：在未使用0A系統前只需幾個工作日就能完成的企業事務文件申報，在使用0A系統后，審批申報常常會延至一周、甚至達15天左右之久，大大增加了審批時間，造成信息反饋不及時，影響企業辦公計劃的推進，致使工作效率大大降低。

2）審批不到位：審批的滯后往往導致工作事項先執行后審批，從而降低工作質量。

3）資源利用率低：現今市場上的0A辦公系統比比皆是，看似繁榮的0A自動化辦公行業卻處于割裂狀態，信息各自分裂，在外部不能很好地利用網絡資源，在內部不能有效地將各個部門連接起來。而隨著大數據時代的到來，各行業、各部門、所有的業務、所有的人員、所有的信息資源之間的紐帶越來越緊。誰能夠提高辦公效率；減輕工作人員的負擔；提高信息的可用性誰就能引導0A行業的發展。

4）安全隱患：隨著因特網不斷深入人們的日常工作和生活中，大量的信息存儲和傳播都由網絡承擔。基于原有的網絡協議的限制網絡安全隱患一直存在，這就導致很多敏感而機密的信息容易泄露。輕者導致硬件或軟件的損壞，重者致使信息被竊取、數據被泄露或者篡改，這些都會造成極大的危害。

針對這些問題，需一款全新的0A辦公系統來優化提升日常工作效率；減輕工作人員工作負擔；節約辦公經費。

4創新點

0A系統的設計目標首先要立足于一個強擴展性的、功能強大的、技術先進的電子化辦公系統。良好的擴展性就需要能將如ERP、財務系統、CRM等其他信息系統通過信息傳遞手段聯系起來整合區層數據孤島。事務是企業中十分常見的形式而事務的信息其實是由時間、人員、協同、會議、計劃、文檔這幾部分組成。辦公自動化軟件要為用戶直接組織出以項目為中心的、各種信息圍繞的表現形式，并不改變原來的信息分類的概念，推出關聯項目的功能。

聚焦0A應用共性，專注于解決辦公管理中的溝通、協同、跟蹤及個人事物處理，系統簡約高效。以事件和流程為基礎，以“人”為節點的共享信息處理機制和圖視化流程管理，符合傳統辦公思維習慣，發起跟蹤、接收處理、歸檔查詢三步協同工作。以郵件、協同為基礎，以信息為數據，將內部數據和外部數據進行無縫隙鏈接，完成全面的內外數據流通。提供基于網絡的協同工作平臺和個人工具，提高組織溝通能力和工作效率。規范管理行為，流程、模板化管理非結構化信息。通過文檔管理擴大信息共享能力，沉淀管理知識。增強對事物、事件的過程控制管理，提高團隊執行能力，提高團隊計劃和時間管理能力。

系統功能模板的劃分，要遵循松耦合、易擴展的原則，將每一個功能模塊高度封裝，模塊與模塊之間完全通過接口實現信息傳遞。通過現有模塊接口可以輕松掛接新的功能模塊，且可以達到“即插即用”的效果，即實現系統的易擴展性。

50A系統的未來

21世紀的經濟被稱作信息經濟，一個企業要想長足穩定地發展就要依靠辦公自動化系統將企業內部和企業之間聯系起來，實現“數字化辦公”和“協作辦公”。而當前的0A辦公系統流程過于繁瑣，操作過于復雜，系統穩定性差，辦公平臺過于單一，諸多問題對日常辦公造成一定影響，針對這些問題，需要一款全新的0A辦公系統來優化提升日常工作效率。最終實現企業的快速決策和高效率協同辦公，從而在增強企業競爭力的前提下減輕員工工作量、節約辦公開支。0A系統需要精細化實現當前辦公需求外。還要嵌入OCR技術，實現格式原始檔案的電子化管理。豐富資源，為全面內容管理提供基礎。系統提供強大的查詢和檢索功能，建立基于內容搜索引擎的全文檢索系統，將系統所有內容（包括原始文檔和附件）索引化，系統用戶通過用關鍵詞方式查詢整個系統中任何其關心的內容而不需繁瑣的人工查找。從而實現“數字化辦公”和“協作辦公”，有利于辦公效率的提高和公司的綜合管理。