淺析高校檔案“云”的應(yīng)用

周麗娜

摘要基于當(dāng)前的社會經(jīng)濟發(fā)展?fàn)顩r與科學(xué)技術(shù)發(fā)展形勢，云計算技術(shù)在各行各業(yè)都有了廣泛的應(yīng)用，高校也不例外，檔案管理者將這項技術(shù)引用到檔案管理工作中去，使檔案管理在效率上出現(xiàn)了巨大的變化。本文嘗試對高校檔案中“云”技術(shù)的應(yīng)用進行闡述，以明確其在高校檔案管理中的應(yīng)用效果。

關(guān)鍵詞高等院校；檔案管理；“云”；云計算；應(yīng)用效果

進入21世紀(jì)，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)不斷普及，計算機技術(shù)得到了更加廣泛的應(yīng)用，社會上各種信息資源被匯集起來，實現(xiàn)了“云”式的管理。作為全新的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用模式，新的計算模式——云計算見網(wǎng)絡(luò)作為依托，通過計算機之間的網(wǎng)絡(luò)連接進行檔案信息資源的管理分配，使得用戶在網(wǎng)絡(luò)終端可以更加便利地查閱檔案信息、存儲更多。以高校為例，云計算技術(shù)的應(yīng)用不僅方便了管理者對信息的收集與獲取，同時還豐富了數(shù)據(jù)庫的庫藏，提高了數(shù)據(jù)庫的利用率，實現(xiàn)了資源的共享，無論是應(yīng)用效果還是應(yīng)用價值，云計算都在高校檔案管理中獲得了肯定。

1云計算技術(shù)與“云”檔案管理

云計算的載體是互聯(lián)網(wǎng)，其計算模式具有非常鮮明的創(chuàng)新性，可以為用戶存儲各種各樣的虛擬資源，并為用戶提供豐富的虛擬資源服務(wù)。在“云計算”這一背景之下，數(shù)據(jù)的計算不再由一臺電腦完成，而是按照客戶的實際需求將數(shù)據(jù)拆分為不同的部分，借助互聯(lián)網(wǎng)上的多臺電腦進行共同運算，這些電腦每一臺僅處理一部分?jǐn)?shù)據(jù)，其計算能力得到了解放，數(shù)據(jù)處理功能更加強大，因此具有更高的管理效率。

高校將云計算技術(shù)應(yīng)用于檔案管理之中，實質(zhì)上是借助“云計算”技術(shù)來存儲大量的檔案，并以互聯(lián)網(wǎng)為載體來建立云服務(wù)平臺與云計算檔案共享體系。在這一體系下，高校的圖書館可以安排云計算服務(wù)商來管理檔案數(shù)字資源，高校只需與其簽訂安全責(zé)任合同便可以成功存儲檔案信息，在調(diào)用檔案時只需要利用云計算的數(shù)據(jù)共享功能便可以獲得自己所需的信息，而不必花費過多的時間精力來管理與儲存檔案信息。當(dāng)然，為了確保檔案信息的安全，高校可以在云系統(tǒng)中設(shè)置好身份驗證信息，根據(jù)檔案是否可以公開的特性來決定用戶是否可以享受到個性化的服務(wù)。可以說，云計算技術(shù)具有相當(dāng)高的智能化特色，既能保障高校檔案的信息共享，也能保障高校檔案的信息安全，同時更是有效避免了信息的溝通障礙。

2高校檔案的“云”管理系統(tǒng)

2.1網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架——集中一分布式

若要在高校檔案管理中實現(xiàn)高效的“云計算”，必須要具備如下3種要素：1）與多臺服務(wù)器連接的運算平臺；2）能夠滿足用戶各種需求的端口（包括輸入端口與輸出端口）；3）分布式的服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)。運算平臺作為基礎(chǔ)可以確保計算程序與計算指令的運行，服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)依托于運算平臺來進行“云計算”，服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)中的每一臺終端通過分工合作的方式各自負(fù)責(zé)一部分運算指令，在盡可能短的時間內(nèi)完成任務(wù)，最后將結(jié)果反饋給運算平臺，運算平臺將結(jié)果整理完畢后再反饋到用戶的端口中去。

2.2強大性能——數(shù)據(jù)的計算與儲存

云計算技術(shù)具有非常強大的性能，可以集中為用戶提供較大規(guī)模的基礎(chǔ)設(shè)施，用戶可以借助云計算技術(shù)完成各種各樣的應(yīng)用，可以說云計算為用戶提供了幾乎是無限的空間，用于儲存和管理各種各樣的數(shù)據(jù)。在云技術(shù)的應(yīng)用過程中，用戶可以借助云計算技術(shù)將一個龐大任務(wù)分配非分布式的服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)，這些服務(wù)器同時進行運算，由于任務(wù)規(guī)模較小，因此得出結(jié)果的運算時間便比較短，檔案管理人員可以在數(shù)秒之內(nèi)為數(shù)以千計、數(shù)以萬計的檔案信息進行有效處理，獲得堪比“超級計算機”的管理效果。

2.3應(yīng)用靈活——終端無處不在，配置簡單可行

云計算在實際應(yīng)用中具有各種各樣的終端，可謂是無處不在，用戶只需要登錄與計算平臺便可以上傳、儲存乃至調(diào)用其所需的檔案資料，在某種程度上確保了檔案的流動。目前，高校用于檔案“云”管理的終端有PC、手機APP、Web網(wǎng)頁，檔案管理者可以從任何場所、在任何時間隨意調(diào)用與保存檔案，而不是被固化在固定的工作崗位上。此外，云計算可以使用戶向服務(wù)器提出簡單命令，不需要采取過于細(xì)致的操作，運算平臺便可以通過自動化額流程來完成操作，可謂是簡單易行。這樣不僅可以使高校在檔案管理上大大節(jié)省成本，還有助于一些計算機技術(shù)水平較低的檔案管理人員進行操作。

3云計算技術(shù)為高校檔案管理帶來的積極影響

“云”技術(shù)按照歸屬可以分為混合云、私有云以及公有云3種模式，面向整個社會、服務(wù)分布在整個互聯(lián)網(wǎng)之中的云服務(wù)即為公有云；針對單一部門或機構(gòu)并在其內(nèi)部建立獨立性平臺、整個內(nèi)部資源為其自身提供支持的云服務(wù)即為私有云；而由政府來主導(dǎo)，分散性地由第三方提供服務(wù)，在不同供應(yīng)商之間采取不同的框架模式與標(biāo)準(zhǔn)，這樣的云服務(wù)即為混合云。這3種云管理模式在社會各領(lǐng)域中均有其相應(yīng)的應(yīng)用，高校更多地采用了“私有云”的管理模式，即瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的B/S檔案管理系統(tǒng)。高校對“私有云”模式的利用，體現(xiàn)在如下兩個方面：1）檔案管理部門借助云計算來發(fā)展自身業(yè)務(wù)，運用云計算技術(shù)來管理與利用檔案信息；2）檔案形成者借助云計算技術(shù)來歸檔并查詢檔案信息，檔案管理者與檔案利用者通過“云”來完成所有的活動。這種對“私有云”模式的利用雖然在開放區(qū)域上沒有公有云那么大，但是與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，依然有著非常可喜的進步，如：高校的檔案管理模式向著“電子”的方式逐漸轉(zhuǎn)變，在很大程度上實現(xiàn)了辦公無紙化；工作成本與對用戶的要求越來越低；館藏得到了豐富，共享能力愈加優(yōu)化；檔案的移交可以通過云數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移來實現(xiàn)，工作質(zhì)量與工作效率都大大提高。

4結(jié)論

云技術(shù)在高校檔案管理中有著非常重要的地位，可以提高高校檔案管理效率，確保檔案的共享與檔案的安全，為高校檔案管理工作提供了極大的便利。本文對其現(xiàn)實應(yīng)用效果進行了分析研究，旨在提高高校的檔案管理效果。