檔案信息化建設過程中的主要問題及對策

牛新羽

摘 要：所謂的檔案信息化，簡而言之就是在檔案工作中合理地運用信息技術，更好的配置資源，更好的開展管控工作，目的是為了為社會和廣大群眾提供更為優質的服務。作者具體的闡述了當前時期我們國家的檔案信息化建設工作面對的不利現象，并且針對問題提出了幾點自身的看法。

關鍵詞：檔案信息化；建設；問題；對策

1 我國檔案信息化基本情況

在我們國家，經過長久的發展，目前檔案工作已經能夠基本實現信息化了。

最近幾年，我們國家的檔案工作開展得非常不錯，各個相關機構不斷提升工作的信息化程度，管理工作開始出現質的革新，此時檔案機構之間開始共同分析資源，共同交流信息，此時的檔案工作開始朝著開放性方向發展。而且它的服務客體也發生了變化，之前的時候僅僅的為國家機構服務，目前已經轉變為為廣大群眾工作了。具體來說，作為普通群眾，我們可以借助遠程信息，分析檔案信息，像是養老金等等，這在過去顯然是不能的，目前我們真真切切的感受到了它帶來的方便。不過，信息化工程是一個非常繁瑣的工程，而且需要的時間非常久，所以，作為公民我們有義務共同推進它的發展。

2 信息化進程中存在的弊端

2.1 沒有優秀的團隊

檔案的信息化建設工作并不是一件非常簡單的工作，要想將其開展好，就需要有一個優秀的團隊來操作，具體來講就是需要打造一個高素養高能力的工作組織。作為工作者，不但要懂得基本的管理知識，還要了解信息技術。假如專家和工作人員在認知水平上不一致的話，那么就會導致很多問題出現，進而影響工作效率。

要想開展好信息化建設工作，當務之急要做的就是轉變思想，提升自身的創新能力。當前的實際情況是，很多的工作人員過于守舊，還是喜歡依靠過去的模式開展工作，無法從內心之中接受信息化，更別提創新了，還有更甚的竟然存在抵觸的心理。很顯然就算存在了網絡，配置了相關設備的話，也無法發揮它們的存在意義和價值，大多數都被閑置了，最終導致了資源的不合理利用，導致信息化工作無法正常開展。

2.2 欠缺資金

要想做好信息化創建工作，必然少不了資金的支持。比對于別的工作來講，該項工作不太受人們的關注，因此投入的資金相對要少很多，其實這主要是和該項工作本身的特性有關。除此之外，如果工作者不具有創新意識的話，不去積極爭取資金，有的甚至錯誤的認為資金有無都是一樣，那么我們很顯然就不會獲取足夠的資金，無法正常開展創建工作了。

2.3 沒有合理的開發

當前的檔案管理工作規定我們必須保證所有的流程都合乎規定。不過實際情形是許多的工作者在運用信息體系的時候，沒有合理的開發它的功效，僅僅的將其用在儲存信息了，沒有意識到它的強大之處。

2.4 沒有從大層面上做好規劃工作

目前該工作還沒有形成體系化，各個機構只做自己的工作，缺少交流。

3 加快實施檔案信息化的措施

3.1 打造優秀的團隊

任何工作的開展都離不開人類，尤其是檔案信息化工作，更是需要有一批綜合素養極強的工作者來開展。所以，當務之急是要培養一批優秀的人才，確保他們能夠既懂得基本的管理知識，又能夠很好的操控信息系統，只有這樣才能夠保證工作開展順暢。

3.2 做好產業化創新工作

經濟的發展，人們生活水平的提升，加速了市場對信息的需求。積極開展信息產業化創新工作，能夠幫助我們獲取足夠的資金，而且還能夠增加檔案本身的價值。具體來講創新方法有六個。第一，建立收費系統，也就是要想使用信息的話就要繳納費用，像是最常見的學歷驗證。第二，結合所在區域的具體情況，吸引資源，積極開發，共享產權和利益。第三，舉辦展覽，不但能夠取得社會效益，更能夠獲取資金，像是實物檔案等。第四，為個別群體開展新型服務。第五，在國際之間開展檔案文化交流。最后，借助高科技制作方針檔案。

3.3 利用“需求驅動”總體規劃

實施檔案信息化，不能單純從IT領域技術上努力以求達到目的，關鍵是要制定相應的信息化規劃。需求驅動是檔案信息化應該遵循的重要原則，它是從利用者需求的角度，從電子檔案的形成和管理開始，依據使用人的需求，明確信息化的具體要素，也就是說按需而定，只有在這種發展模式下，信息化才可以獲取相應的發展條件。例如，在自動化網絡辦公環境下，文檔一體化會變得急需；有了先進的應用網絡，人們對信息的網絡服務會變得比較急需；在實現檔案目錄使用計算機和網絡檢索的條件下，人們會提出全文檢索的需求；為了保護珍貴的歷史檔案（實物原件）及其信息，又會想到將其數字化；隨著政府職能轉變，管理工作日益走向科學化、規范化和高效化，檔案信息輔助決策功能的發揮也將日益重要，不同檔案管理部門只能根據現實用戶需求來確定階段性的建設目標，逐步開展信息化工作，并逐步完善系統。

3.4 做好資源利用工作

檔案存在的最大價值就是服務社會，因此只有合理的利用才能夠體現出它的存在。有其是當前社會，對于檔案信息的需求更加明顯，所以只有積極開發使用檔案信息，才能夠更好的為社會服務。一是不斷完善信息結構，建立完善的信息保障系統。積極更新當前的檔案利用方法，做好檢索體系的創建工作。要敢于面對現實，不斷創新，使得資源利用的范圍不斷加寬。同時還要做好如下四點內容：在做好為原有團體服務的前提之下，認真分析廣大群眾的需求，更好的為他們服務；增加檔案機構和社會的聯系，有目的地開發資源；不斷開發機構的社會功能。四是靈活多樣，廣泛求實，積極開展宣傳活動，爭取為信息化建設打造較好的社會氛圍。作為檔案機構在做好相關法規普及的前提之下，還要在社會之中廣泛宣傳檔案信息。同時還要不斷完善法規，增加使用范圍，創造良好環境。

3.5 結合國情開展特色信息化工作

任何事情都不是短期之內就可以完成的，檔案的信息化工作也是如此，它是一個不斷進步的過程，不可能在短時間達到我們想要的某種效果，因此我們就要制定滾動發展戰略。一是信息不斷發展，此時我們要積極發展管理系統，不應該過分的看重設備更新，而應該從思想上創新。二是數字檔案信息的積累應該是一個無止境的過程，其掌握的資源越多，服務面就越廣，其潛力才能夠被更好的發揮，進而才能夠展示出檔案工作的意義。所以，不管是何種形式的檔案工作，它的發展都是一個滾動發展的過程。三是對數字檔案資源的共享和開發利用，從目錄檢索、全文檢索到社會化開發、知識化管理、輔助決策支持；從單份的檔案信息到基于對象管理的信息鏈接加工；從本單位共享、行業共享、區域共享到全國乃至全球共享，以及開發檔案信息資源等都是一個滾動遞增與漸進發展的過程。四是在自動化辦公、信息化管理的基礎上，還將逐步實現數字檔案館和智能化控制的目標。上述內容均是以滾動發展的模式存在的，借助這種模式我們可以獲知信息化的發展特征，進而走出一條具有中國特色的檔案信息化之路。

參考文獻

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