淺析稅收征管檔案的電子化管理

王曉勇+朱晨駿+季琴

摘 要 稅收征管資料是形成于稅收征納活動的第一手材料，它反映了納稅人生產經營的重要信息和稅務機關稅收征管工作的基本過程。貫徹“一戶式”檔案管理，實現稅收征管資料的檔案電子化管理是稅收規范化管理的重要工作。

關鍵詞 稅收征管檔案；電子化；一戶式

多年來，傳統的稅收征管檔案管理一直采取封閉式保管，以案卷不丟失為原則，致使目前征管資料的管理中存在著標準不統一、內容不齊全、查閱不方便、保管條件差等問題，制約了稅收管理水平的進一步提高，影響稅收事業的健康發展。對此，結合總局提出的“一戶式”檔案管理要求，實現稅收征管資料的檔案電子化管理是稅收規范化管理的重要工作。

一、實現稅收征管檔案電子化管理的可行性。

（一）取材容易，采錄便捷。對于稅收征管檔案電子化管理來說，需要的是將紙質資料轉換成電子數據。目前，日常稅收征管中有許多資料已經是在計算機中操作，如Word文檔和 excel表格可以直接使用，其它紙質資料可通過掃描儀掃描進入微機，只需要設計出實用的稅務征管資料檔案管理軟件將它們組合、分類、存儲起來，再配以適當的查詢應用系統便可順利運行。

（二）投資不大，技術不難。稅收征管資料檔案電子化管理的難點是軟件的編寫，雖然一般單位缺乏熟練的程序員，但通過“借腦”的辦法，結合本身稅收征管檔案工作的要求，借助外部技術先進人員的力量，可以成功地解決了這個難題。

（三）容易普及，實用性強。軟件的前臺應用十分簡潔，通俗易懂，先用掃描儀將紙質資料的掃描進機保存，再用檔案管理軟件將已保存的電子資料進行整理歸檔，然后便可按使用者的需求檢索資料，使用方法十分簡單。同時，網絡版的征管檔案管理軟件，通過授權可以實現系統內網中的任何一臺計算機都可以方便地檢索和查閱征管檔案資料，實現真正的資源共享，不需要再到指定的檔案室去，十分實用而又容易普及。

二、實現征管資料檔案電子化管理的優點。

（一）標準統一，要求規范。將征管資料檔案的范圍、分類、收集、立卷、歸檔、使用等流程要求以軟件的形式編制在稅收征管檔案電子管理系統中，從而使征管資料檔案化管理標準統一，要求規范。解決了目前紙質征管檔案資料管理中的標準不統一、內容不齊全、整理質量不高、整理的規格不統一等問題。

（二）即時采集，隨時歸檔。實行電子檔案管理可以在納稅人涉稅事宜辦結后立即掃描錄入微機，解決了有些單位平時不注意征管資料的收集整理，造成資料散失遺漏的問題。同時，電子檔案不需要裝訂，因此可隨時編號歸檔，解決了紙質資料平時無法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了征管檔案的歸檔率和完整率。

（三）易于管理，查閱方便。電子檔案是以電子數據的形式存儲紙質檔案資料，幾百甚至幾千本紙質資料用一張光盤便可輕而易舉地容納下，而無需固定的庫房、檔案架、防霉防蟲等設施，節約了人力和財力，徹底改變了以前一些單位檔案資料“拿出來一攤子，翻起來一片子，查起來沒法子”現象，提升了稅務機關的征管基礎管理水平，解決了多年來一直處于封閉式的傳統檔案管理局面，提高了征管資料檔案利用價值。

（四）監控前移，方便考核。由于采用的彩色高清晰度掃描，納稅人的簽名、章印、審核人意見、文書中的法律條款等，每一個細節你都看得清清楚楚，在微機中審核涉稅資料，可以方便地找出哪些申報表未審核簽字，哪些報表審核不認真，哪些稅務登記表填寫不全等，將納稅監控工作前移到受理錄入環節，有效地提高了各項基礎征管工作的質量。同時為內部考評提供了新的途徑和依據，想查基層征管書面資料情況直接在計算機上就可實現，無需再到基層分局檢查。

三、征管資料檔案電子化管理系統的特點。

（一）“一戶式”與“分類式”相結合。對于檔案來說，不論是“一戶式”管理還是“分類式”管理，其原始資料本身都是一致的，不一致的只是排列組合的方法不同而已。紙質資料一旦按某種分類方法歸檔裝訂后，就很難再改變，而運用數據編程技術卻可任意地對電子檔案進行排序、組合和檢索。目前使用的電子檔案管理系統，就是充分利用此項技術，按照總局“一戶式”管理要求及以往“分類式”管理的特點，編寫出相應的檔案軟件，輕而易舉地實現了“一戶式”與“分類式”檔案管理模式的結合。

（二）項目內容與金三信息系統相結合。軟件設置內容是以金三系統中各模塊功能項目為基礎，結合工作實際，將一戶納稅人的各類涉稅資料在電子檔案管理系統中也分為稅務登記、稅源管理等八大類四十四個小類和四十五個三級目錄，與征管模塊一一對應，易于相互進行資料比對，查找不足。同時，進入檔案電子管理系統的工號、密碼以及納稅人微機代碼等都取數于征管信息系統，確保一名稅務干部在系統中只有一個身份，一個納稅人在微機中只有一個識別號，彌補了稅收征管信息系統的部分不足。原來的省局征管信息系統記錄反映的是征管情況的一系列數據，而這些數據所對應的原始紙質資料的真實性卻無法反映，而電子化管理后，“想查征管數據用金三系統，想查金三系統中數據所對應的原始書面資料用檔案電子管理系統”，真正實現了互補作用，為征管信息化建設輔平了道路。

（三）檔案資料格式與稅務文書規定相結合。進入系統的文書檔案格式是嚴格按照省局規范化《表、證、單、書》中的資料的式樣進行，確保整體文書資料的規范統一。

（四）檔案質量與ISO管理相結合。借用ISO的標準實施規范化檔案管理，每一件事都確保做在檔案中看到：事前有目標，事中有記錄，事后有考核評價。

（五）紙質資料與電子目錄相結合。在檔案電子管理系統中查詢出的資料，如果想進一步查看實際的紙質資料，可通過電子檔案目錄后面的檔案類目號，直接查找書面檔案即可。解決了在紙質檔案登記目錄中花半天出找不到想要的資料的問題，提高了檔案服務于征管的價值。

四、實行征管資料檔案電子化管理應注意的幾個問題

（一）必須加強數據錄入前的資料審核。資料整理是檔案電子化工作中的一個基礎環節，準備不充分會造成數據錄入內容與名稱不對應或資料殘缺不全等現象。這要求在檔案錄入或掃描前，必須加強審核，對錯誤或模糊不清的書面檔案資料（如未簽字的申報表、填寫不全的稅務登記表等）必須及時改正后才能掃入微機。

（二）錄入過程中應注意按順序操作。稅收檔案在向電子化管理方向推進的過程中應先根據各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況，分清輕重緩急，將那些利用價值較高的檔案進行優先加工整理，循序漸進錄入數據，可以取得“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（三）應注意錄入后的電子資料保管

電子檔案資料雖然不怕蟲蛀、霉爛，但也有其自己的缺點，其是存儲在微機中的一系列數據，一旦發生中毒、計算機硬盤損壞等，將會造成數據的丟失，因此要加強對已錄入的數據的保存，在加強對計算機安全管理的同時，可定期對數據進行備份，確保數據不丟失；還要加強數據的保密處理，防止人為的數據破壞。

（四）應加強對檔案資料的利用

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案能為征管所用，而電子化就是為了提高檔案的利用率，更好地服務于征管，強化征管基礎建設工作，因此要加強對電子檔案系統的宣傳，讓人人都了解并會查詢檔案，以實現檔案電子化的真正目的。

實踐證明稅收征管資料檔案的電子化，將“一戶式”管理和征管資料的科學歸檔作了有機的融合，并借助現代化手段，對于稅務檔案的分類和利用必將開創一個嶄新的未來。