如何掌握檔案工作的保密性與便捷性

郝素杰

摘 要：檔案資料是有密級的，其等級是根據保密法有關規定進行劃分，確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，確保檔案信息的保密性，防止不法分子利用。但檔案資料終歸是供人們使用的，我們在確保檔案信息保密的同時，還要考慮檔案資料便捷性，提高使用效率、降低社會成本。該文就如何在實際工作中既能做好檔案的保密工作又能提高檔案資料使用的便捷性進行探討。

關鍵詞：保密 信息 便捷

中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）03（c）-0151-02

在信息化快速發展的當下，隨著人們對信息需求的增強，檔案信息的安全性以及信息資源使用的便捷性受到到前所未有的關注，這就使得檔案管理工作者面臨著越來越重的責任，一旦檔案管理工作中出現安全漏洞就會帶來巨大的損失，但是只顧保密性而忽視使用便捷性又不符合當前時代發展的需求，因此，如何兩者兼顧從而推動檔案管理工作快速有效發展是當前檔案管理工作者需要認真思考的重要課題。

1 做好檔案信息保密工作的措施

1.1 加大對檔案保密工作的宣傳力度

對檔案保密工作的重要性進行宣傳是當前檔案管理工作的重要要求，同時也是檔案管理工作者的職責所在。要加強保密宣傳，使得檔案信息資源使用者能夠對檔案保密法規有所了解，要對相關的違法行為以及責任加以明晰，從而避免出現相應的犯法狀況。對于我國檔案法制建設來說，還會受到社會環境的影響，比如宣傳不到位和執行力度不強等，所以，要進一步加強對檔案法制建設的相關宣傳工作，使得社會公眾對檔案保密工作有所了解，增強檔案保密意識，真正做到依法保密。

1.2 明確職責，強化檔案管理人員的保密意識和管理素質

因為檔案管理工作具有一定的特殊性，也因此擔負著比其他工作者更多的責任和義務，這些檔案管理工作者對檔案的安全性負有直接性的責任，因此在工作的過程中要有過硬的本領與技能，要保持清醒和警惕的頭腦，要做到手續情緒，避免出現檔案泄露的狀況出現。因為當前檔案管理工作者在工作過程中所接觸的信息很多都是未開放的，甚至很多都是涉及到機密性質的，這些信息往往會隨著管理者的社會活動帶到多個場合中，有時候在不知不覺中就將信息泄露了出去，因此，對于檔案管理者來說，不管是在什么樣的環境下，不管在怎樣的場合之中，都應當提高檔案保密意識，要重視檔案信息安全性，只有這樣才能夠切實保障不將檔案信息泄露出去。

1.3 建立完善檔案保密工作制度

不僅要制定相關的檔案庫房管理、檔案保密、檔案查閱等相關制度，相關的檔案管理工作者還應當依據實際的工作需求制定檔案利用權限與范圍，依據不同層次的使用者制定不同的審批手續，使得檔案利用工作能夠真正做到有章可循，在加強便捷性的同時使得檔案工作安全性得到有效保障。檔案管理工作的多項制度能夠做到簡潔明了便于執行，相關工作者在此基礎上要不斷總結，對制定進行及時的修訂和完善，從而能夠對檔案管理以及使用行為進行及時有效的約束和規范，從而推動檔案使用管理工作能夠真正朝著有序的方向發展。

1.4 開發利用先進的云端服務和量子加密技術

設計更為靈活的加密系統，即量子安全的加密方法。這種加密方法需要能夠包含免疫已知量子攻擊的協議；還需要包含量子加密協議，對數學暴力破解免疫——這可能就需要更多資源的“量子通訊通道”了，比如說采用光纖；最后，就是上面提到的加密靈活性，令其足以隨時應對新出現的攻擊威脅。

2 如何在檔案保密的同時，做到便捷性

2.1 解放思想，正確處理檔案的保密與便捷問題

在現實工作中，機密檔案應該保密，以免對國家或集體造成損失，但保密的目的就是為了利用，是需要在一定時間、地點、范圍限制內完成的，“保而不用”不僅會失去保的意義，更會失去檔案的存在價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會造成危害。所以，對檔案工作者來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏廢。為了使檔案資料得到充分合理的利用，首先要認真做好檔案的開放工作。開放檔案并不意味著要放棄保護國家秘密，而是在嚴格執行有關保密法規的基礎上，有序地、正確地執行開放檔案的政策。只有在開放工作平臺上，才能實現公眾在獲取政府信息時減少障礙，提高信息獲取效率，才能真正實現信息獲取的便捷性，但是做好這項工作不僅需要相關的工作者對制度和法律有所熟悉，更應當對保密法規嚴格執行，積極做好檔案審查等相關配套工作，從而使得檔案開放這一工作能夠得到有序推進。

2.2 由政府機關發布可供公眾查詢檔案信息目錄及便捷的獲取通道

政府機關應制定相關的信息目錄引導公眾進行查詢，告知公眾能夠獲得的信息和獲得信息的途徑和時間期限等，從而有效避免公眾申請相關政府信息過程中出現盲目性。

要盡量減少對申請獲取政府信息時的各種限制條件，在申請方式上，應不拘泥形式，可以靈活多樣，在信息法律認可，政府部門要接受各種形式的口頭申請和電子書面申請。

提高政府機關工作人員的服務意識，要明確政府機關在社會公眾申請獲取政府信息時的協助義務，為社會公眾提供一定的引導服務。具體來說，政府機關應以生動和易于接受的形式對申請獲得信息的具體程序與手續做詳細說明，要耐心解答，細心服務，協助公眾填寫表格和辦理手續，對于申請中出現的各種問題要及時通知當事人。

3 加強檔案管理信息化建設力度，提升檔案管理水平

對于檔案管理來說，其是一種服務性較強的工作，檔案管理工作者不僅是管理者同時也是信息資源的服務者，尤其是在當前信息化快速發展的時代背景下，社會對于檔案信息的需求越來越凸顯，檔案類型也越來越多，傳統的檔案管理方式已經無法滿足或者很難滿足當前社會發展的需求。因此，應當加強檔案管理信息化建設的力度，通過信息化的方式對檔案信息資源進行管理，以最大程度和最優質的服務使得檔案管理工作能夠協調運轉、有條不紊地進行，只有這樣才能夠提供更為優質的服務，才會使得檔案管理以及信息資源的提供更為便捷。但是需要注意的是，在檔案保密性有所加強的前提下，進行檔案管理信息化建設應當及時更新服務意識和服務理念，要對檔案信息服務環境進行及時的改善，對服務的范圍進行拓展，只有這樣才能夠不斷提升服務的水平，提升檔案管理工作的有效性，為檔案資源使用者提供更為便捷的通道與平臺。

4 結語

綜上所述，對檔案加強安全性保管是基礎，在對檔案進行保密的情況下為檔案使用者提供更為便捷的服務是檔案管理工作的主旨，為了檔案事業健康的發展，我們要不斷加大宣傳力度、強化人員意識、完善工作制度，在做好檔案保密的同時，還要讓檔案充分利用起來，方便公眾查詢，只有這樣，才能更好地促進檔案為經濟發展、社會進步服務。

參考文獻

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