辦公自動化中的計算機技術應用方法研究

孫健舒

摘 要：依托于計算機技術而產生的辦公自動化應用，無論在便捷性、數據處理的豐富度，還是業務流程的規范化方面都有著傳統辦公手段不可比擬的優勢，該文以辦公自動化的介紹為切入點，分析了辦公自動化中的計算機技術應用方法，為促進現代化辦公水平的進一步提升提供參考。

關鍵詞：辦公自動化 OA 計算機 技術 應用 方法

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）03（c）-0015-02

1 辦公自動化簡介

辦公自動化，也就是人們日常所說的OA系統，是一種將計算機技術與辦公流程、辦公業務有效結合的一種現代化辦公模式。從其概念可以看出，辦公自動化的核心是依托于計算機的技術平臺。辦公自動化最大的優勢在于信息處理的多元形式以及辦公便捷化，其中信息處理的多元化形式指的是利用辦公自動化系統不僅僅可以簡單處理文字內容，還可以處理其他諸如影音、視頻、圖像等其他形式的數據，同時數據的存儲展現形式也更加豐富和集中；辦公業便捷性，則是指通過辦公自動化系統，無論是工作人員的交流、異地業務處理都可以利用先進的計算機通信技術進行有效的解決，這是傳統辦公模式所不具備的優勢。總之，辦公自動化隨著計算機技術的深入發展，必將會有更加廣泛的應用。

2 辦公自動化中的計算機技術應用方法研究

2.1 辦公數據信息處理

辦公自動化最為常見的應用就是辦公數據信息處理，數據處理過程通常涉及到以下幾個方面的內容，首先是文字數據處理，文字數據包括日常辦公文件的起草、修改、發布過程，也包括日常辦公文字數據信息的處理；其次是表格數據處理，表格數據給人一種直觀形象的感覺，例如個人信息填報、工資清單等數據信息通常都是以表格的形式進行處理的；再次即報表數據的形成，報表能夠動態地反映數據組成、數據變化情況，能夠為辦公決策提供極其直觀的參考依據，這也是常見的辦公數據處理形式；最后則是辦公數據庫的應用，計算機數據庫的產生一方面是為了更加有效地利用計算機存儲空間，提供一種更加安全合理的數據存儲形式；另一方面也為用戶動態查詢、分析、處理提供了一種極其靈活的形式，作為一種較為高級的數據信息處理過程，數據庫的存儲必然會越來越重要。總之，辦公數據處理是在辦公自動化過程中應用計算機技術最為廣泛的方面。

2.2 辦公信息發布

辦公信息發布平臺的構建同樣是計算機技術在辦公自動化應用方法的重要體現，利用辦公自動化軟件，管理人員可以在信息平臺上進行動態的消息推送，而不必像傳統信息發布一樣，靈活性以及可達性都比較低，工作人員只需定期登錄自動化平臺便可以查詢辦公信息；除此之外，辦公信息發布的形式也多種多樣，包括多對多的數據發布形式（例如，常見的BBS，登錄人員都可以進行公開交流），一對一的數據發布形式（常見的私聊信息），這種可定制的信息發布一方面保障數據傳播的靈活性，同時也使得辦公人員信息交流更為便捷和有效。信息發布平臺并不局限于辦公環境內所使用的局域網絡，還可以在公共網絡上進行部署，這樣辦公人員就可以隨時隨地的通過互聯網獲悉重要的平臺數據信息。

2.3 遠程接入

在實際辦公過程中，往往少不了出差、休假等不在崗的情況，對于一些急需處理的辦公事項，傳統的交流聯系方式更多的是采取電話、傳真等方式，無論是效率、還是實用性都不盡人意。利用先進的計算機遠程接入技術（例如VPN技術），遠程用戶僅僅需要一條網線和一臺終端電腦便可以參與到公司的會議決策、事項處理等具體的辦公業務過程中來，無論是對于公司（或單位）管理者進行遠程管理公司，還是外出的員工處理辦公應急業務，其便捷性與可靠性不亞于在公司局域網內進行辦公，這種遠程接入功能同樣是目前辦公自動化中計算機技術應用方法的集中體現。在可預見的未來，隨著云計算平臺的構建和不斷完善，辦公環境如果搭建于遠程的云平臺之上，辦公人員只需要登錄云賬號便可以隨時隨地的處理日常辦公業務，這對于辦公便捷化更是一種質的提升。

2.4 多媒體數據處理

在辦公過程中往往也會涉及到一些多媒體數據，所謂的多媒體數據通常是指諸如影音、視頻、照片、工作演示稿等日常辦公中常見的數據類型，傳統的多媒體數據處理方式都是以單獨的形式進行處理，例如對于照片的處理都是以紙質相片為主，其可查閱性與可傳播性，相對不足，再比如視頻數據通過都是DVD/VCD之類的專門視頻播放器來進行播放，對于多媒體數據集中式處理或者展現的手段顯得捉襟見肘，極其不方便。利用辦公自動化中的先進計算機技術，對于各種多媒體數據處理都有各種非常專業的處理軟件，并且存儲展示的形式也更加多元化，既可以以傳統的刻錄光盤、移動硬盤的形式進行保存，也可以存儲到本地磁盤或者遠程的文件服務器，這種多元化的處理形式，使得數據的安全性以及保密性方面有了更加可靠的保障。由此可見，對于多媒體數據的處理，計算機技術應用方法也在辦公自動化過程中有著不可替代的作用。

2.5 計算機技術應用方法在辦公自動化其他方面的應用

除了上述的計算機應用方法以外，計算機技術還在業務流程的規范度方面有了更為精準的把控，利用計算機應用方法，可以動態追蹤各種辦公業務的進展情況，以及處理過程；另外，對于一些規模較大的機構而言，利用好計算機技術，可以有效協調各個部門、各個崗位之間的工作規范和流程，使得整個辦公效率得到大幅度的提升，這是傳統的辦公方式所不具備的。當然，計算機技術應用方法還可以在網絡視頻會議、協調跨國夸區域業務等方面有著不可比擬的優勢，限于篇幅的限制該文就不一一進行介紹了，總之，隨著計算機技術的發展，計算機應用方法在辦公自動化方面的體現會越來越多元化和深入化。

3 結語

通過該文的論述，可以看出辦公自動化中計算機技術應用方法集中體現在辦公數據處理、遠程接入、多媒體數據處理、信息發布等諸多方面，對于現代辦公業務流程的簡化和規范性都提供了巨大的優勢。相信隨著信息技術的深入發展，未來計算機技術應用方法在辦公自動化方面還必將大放異彩。

參考文獻

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