事業單位內部信息管理系統的建立方式及相關問題分析

楊鵬?梁偲偲

摘要：隨著科學技術的不斷發展，信息管理系統逐漸被人們完善，企業信息管理工作越來越方便。近幾年來，我國應用信息管理系統不可能是一步到位的，各事業單位要了解自身實際情況，掌握系統結構和數據庫信息的相關知識，在實際應用中不斷地加以改進和完善，才能推進信息管理系統不斷的進步和發展。

關鍵詞：因特網；信息時代；信息管理

伴隨著世界經濟一體化的發展，世界國與國、國與地區之間無論是政治、經濟還是文化交往逐漸頻繁，以至信息量較大。同時，信息組織與存儲技術迅速發展，使得信息儲存積累可靠便捷。賴于信息技術的快速發展，才使信息處理和傳播的速度也不斷加快。信息對管理工作的作用大大提高，信息的處理方式方法也就變得復雜。早期所謂的信息加工就是指一種經驗性的加工或者就是低級的計算。而現在的加工處理方法不僅要依靠數學方法，還要使用數理統計和人工智能等方法。

一、信息管理系統的發展及其作用

（一）信息管理的發展

信息管理系統早在20世紀80年代初期，就已經在向美國等發達的資本主義性質的國家學習，而且經過漫長的研究開發，以英國為代表，有關管理信息的系統軟件被廣泛使用在生產生活、運輸交通等各個行業，早期人們稱信息管理為無紙化、無筆化管理方法。但是因為我們國家的計算機軟、硬件的研發技術相對發達國家是比較落后的，由于經濟發展的滯后性和計算機軟件研發受限以及軟件研發人才稀缺，很大程度上對我國管理信息系統的開發和應用造成了影響；就目前而言，我國信息管理系統大部分都是從國外引進的，再進行漢化、改造，變成符合我國事業單位或各行各業的信息管理系統，不符合發展要求。所以我們國家首要任務就是要建立自己的信息管理系統，來滿足國內各行各業的信息管理，減少對國外系統的依賴性，逐步健全我們自己的信息管理系統，只有這樣，我們國家才能享受現代化信息時代帶給我們的利益。

（二）信息管理系統的作用

1.輔助分析作用。事業單位對內部信息和外部信息管理需要進行監督，這也就要依靠各種數據信息。傳統依靠人工方式來處理數據，那樣得到的信息相對需要較長的周期，很難滿足事業單位的需要，導致很多事業單位的決策和監督不能有效的完成，這樣嚴重的影響了企業的經濟效益。信息管理系統主要就是通過計算機將信息儲存起來，可以隨時提供各種所需的信息，能保證決策監督的準確性和及時性。

2.節約人力、物力。由于計算機處理大量、重復的信息管理工作，所以可以減輕工人的工作強度，關鍵是將信息輸入到計算機系統以后，所有的工作都由它來完成處理和保存等工作，這樣可以省略人工方式處理環節，最后達到減員并且提高經濟效益的成果。

3.信息管理系統可促進事業單位組織管理的職能優化和結構優化。信息管理系統的本身就是一項繁瑣的工作，同時加上我國事業單位存在著管理基礎比較薄弱和管理方式方法不妥當等問題，所以在這個問題上，就會涉及事業單位原有的職能分配問題、機構設置問題是否恰當，因而需要進行管理職能和組織結構的調整、優化。

二、在事業單位應用過程中出現的問題以及解決對策

（一）導入階段

1.存在的問題。事業單位應用信息管理系統有什么目的呢？這個問題是每個事業單位在應用信息管理系統之前明確的首要問題。為了滿足事業單位信息整理的需要，信息管理系統實施過程中，很多時候問題的考慮出現很大的問題。應用信息管理系統需要準備好大量的人力、物力、財力各個方面的管理。信息管理系統的載體是一種先進的管理思維，這就要對事業單位的業務流程做出恰當的調整以及更好的優化。

2.解決導入階段問題的對策。第一，提前做好準備工作，比如說應用信息管理系統的可行性分析報告、在事業單位內部的宣傳工作、選擇什么樣的團隊等，做好準備工作，就能為接下來的開發工作奠定基礎。第二，需要上層管理者對信息管理的全面的、清楚的認識，這樣就會影響到基層對信息管理系統的認識以及實施的最終狀況。

（二）研發階段

1.存在的問題。研發階段過程中首要問題就是信息管理系統依靠什么方式？如果采用外包方式，軟件開發商需要承擔軟件開發及維護等一系列的工作。如果采用內部研發方式，事業單位的內部員工需要承擔相同的工作，這樣一來，就對事業單位信息管理研發人員的要求比較高。就目前國內情況來說，現在30%事業單位都采用研發外包的方式，但是外包往往使事業單位不重視調研和開發，缺乏研發的積極性，認為把研發的工作交給開發商做就可以了，這樣就造成在應用的時候軟件不符合事業單位的實際需求。

2.解決研發階段問題的對策。研發工作需要建立在市場調研的基礎上。如果在市場調研方面沒有基層參與，只有事業單位的上層領導獨自決定，容易造成信息管理系統不能滿足整個事業單位機構的實際需要，結果就是導致資源的浪費和效率提高不明顯的問題。因此技術人員需要在基層員工的幫助下進行技術建模，要盡量定制出適合事業單位各個機構的信息管理系統。

三、意見和建議

事業單位應用信息管理系統不可能是一步到位的，還需要在很多方面去進行改進，那么就其安全性設計而言可以從幾個方面加以改進：一是由于事業單位自身存在的特點，對其信息管理的安全性要求較高。在引入的階段必須要注意機構身份的識別，事業單位數據信息進入信息管理系統必須要嚴格把關。二是對于單位內部的信息的進入和管理的工作要做到責任到個人，這樣就避免任何的細節性錯發的發生。三是利用其他與事業單位信息管理系統相關的安全保護系統為工具，對數據庫信息的安全進一步保護。

參考文獻：

[1]王會青.淺析行政事業性國有資產管理[J].財經界（學術版），2011（09）.

[2]馬和平.加強行政事業單位國有資產管理的現時思考[J].行政事業資產與財務，2011（06）.

[3]楊軼，張友棠.企業財務預警國內外研究述評[J].財會月刊，2008（7）.