淺談事業單位會計檔案保管期限的變化及其提出的挑

戰吾·銀花

摘要：本文從2016年1月1日起開始施行的《會計檔案管理辦法》及其他涉及檔案管理的法律法規出發，結合筆者自身事業單位檔案管理工作經驗，闡述了會計檔案管理對于事業單位的重要性及會計檔案保管期限的變化，并在此基礎上分析了保管期限變化提出的挑戰及在日常工作中的應對措施。

關鍵詞：會計檔案；保管期限變化；挑戰

一、事業單位會計檔案管理的重要性

當視野聚焦于事業單位的會計檔案管理，區別于企業單位，事業單位執行的是預算會計類型，比較缺乏成本管理與控制意識，這種事前的預算控制就需要會計能夠對一整年單位整體的財務狀況有一定的把控。尤其是在增量預算的情況下，這種預算是指新的年度的預算以及以前年度的預算或者實際業績作為基礎來編制，在此基礎上增加相應的內容，所以以前年度的會計檔案作為參考就顯得尤為重要。此外，在事業單位人事調動中，領導者離任時根據規定須審計，這樣就需要核實查證大量的財務檔案，確定離任者在職時的財經狀況，從而給離任者一個真實、正確的評價。總之會計檔案管理的重要性表現于作為史料的一種參考作用。

二、事業單位會計檔案保管期限的變化

會計檔案保管期限意味著會計檔案保存期結束后經過鑒定就可以核銷了，在上述四類會計檔案中，會計憑證、會計賬簿的保存期限延長為30年；財務報告中除了月度、季度報表保管期限為10年外，其它的需要永久保存；其它會計資料保管期限也為10年、30年、永久不等。

而我們所保存的會計憑證、會計賬簿等都是公訴人對經濟犯罪分子提出訴訟，權利人提出權益保護的第一手證據資料。如果所需的資料超過保存期限，卻沒有超過最長追訴期限，這就是我國法與法之間的銜接漏洞，我們之前施行的管理辦法中會計憑證的保管期限是15年，所以這也是會計檔案保存期限延長的重要原因之一。

三、會計檔案保管期限變化提出的挑戰

《會計檔案管理辦法》31款條文中將近20款條文都跟會計檔案的存續管理有關，相應的會計檔案的保管期限的延長也加劇了我們檔案管理工作的難度，保管期限延長，保管的會計檔案數量也相應增加，在如何有效管理會計檔案方面也提出了挑戰。

（一）檔案管理人員銜接方面的問題

重要的一手的會計檔案如原始憑證、記賬憑證的保管期限延長至30年，在長于刑事訴訟最長有效期20年的基礎上，恰好與事業單位工作人員的工齡間出現一定的矛盾。一個新大學畢業的大學生23歲左右，假設能夠工作30年，也將近退休的年齡，同時如經濟學在經濟人假設的基礎上，每個人都以自身利益最大化為目標，期間可能碰到人事變動，檔案管理人員在檔案銜接工作上就會出現如“廉頗已老，尚能飯否”等擔憂。

這就需要建立梯度的接班機制，同時會計檔案管理工作因其具有一定的保密性，需要專人負責，我們事業單位需要根據目前的單位的人事情況，考慮合適的人選以及提前做好該人選今后是否會離開單位的準備。除此之外，電子檔案的普及也在配套的硬件設施以及使用方面也是我們檔案管理更要注重人員銜接的結構化問題。

（二）會計檔案管理制度方面的問題

要做好財務檔案管理工作，必須根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際，建立和健全一整套相關的制度。首先，建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全歸檔保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發揮其工作的積極性、主動性和創造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產劃分、固定資產、債權債務、經濟積案要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。

（三）會計檔案保管、銷毀等工作方面問題

規范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一、訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二、設有綜合檔案室的單位，會計檔案暫時有財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三、各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。

參考文獻：

[1]2015年12月11日中華人民共和國財政部、國家檔案局第79號令《會計檔案管理辦法》.

[2]朱亞鵬，卜鑒民.對現行會計檔案管期限問題的探討[J].檔案與建設，2008（7）.

[3]沈棟.會計檔案的功能與管理淺析[J].企業導報，2016（4）.

[4]郝菊玲，趙文蕾，李麗光.新制度下的會計檔案研究[J].中國商論，2016（29）.

[5]柯燕萍.會計檔案保管期限延長問題分析[J].中國鄉鎮企業會計，2016（3）.