公文格式常見錯誤探析

劉文森

作為與《黨政機關(guān)公文處理工作條例》配套的國家標(biāo)準(zhǔn)，《黨政機關(guān)公文格式》在促進黨政機關(guān)公文格式規(guī)范化方面取得了一定成效。然而，公文格式不統(tǒng)一、不規(guī)范的情況仍時有發(fā)生?？纯聪旅?0種公文格式常見錯誤，你中過嗎？錯誤1：不急的公文標(biāo)注緊急程度，且未按規(guī)定位置標(biāo)注；在標(biāo)題中的文種前面加注緊急程度，如“緊急通知”“緊急請示”“緊急報告”等。正確做法：緊急公文應(yīng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，用三號黑體字，頂格編排標(biāo)注在公文首頁版心的左上角；如需同時標(biāo)注公文份號、密級和保密期限，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。錯誤2：發(fā)文機關(guān)標(biāo)志標(biāo)注為發(fā)文機關(guān)名稱后加“任免通知”“情況通報”“值班通報”等。正確做法：發(fā)文機關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機關(guān)名稱加“文件”二字組成（也可不加“文件”二字），但發(fā)文機關(guān)名稱后不能加文種。錯誤3：發(fā)文字號要素中的機關(guān)代字概括得不準(zhǔn)確、不莊重，字?jǐn)?shù)過長；年度使用“（）”或“[]”括入，發(fā)文順序號前“0”占位，且加“第”字；上行文的發(fā)文字號標(biāo)注的位置不準(zhǔn)確。正確做法：發(fā)文字號由機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。機關(guān)代字要求準(zhǔn)確、規(guī)范、精練、無歧義、易識別；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“﹝﹞”括入；發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，前不加“第”字，不編虛位（即1不編為01）；上行文的發(fā)文字號標(biāo)注在紅色間隔線左上方位置，居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。錯誤4：沒有標(biāo)注簽發(fā)人；標(biāo)注的簽發(fā)人不是該機關(guān)的主要負(fù)責(zé)人或其他經(jīng)授權(quán)的負(fù)責(zé)人；簽發(fā)人標(biāo)注了職務(wù)。正確做法：上行文應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人應(yīng)是機關(guān)的主要負(fù)責(zé)人或者其他經(jīng)授權(quán)的負(fù)責(zé)人，簽發(fā)人員標(biāo)注姓名，不標(biāo)注職務(wù)。錯誤5：公文標(biāo)題中省略發(fā)文機關(guān)名稱；把文種作為公文標(biāo)題；公文標(biāo)題的字體字號使用不規(guī)范，排列呈長方形或沙漏形等。正確做法：公文標(biāo)題由行文機關(guān)名稱、事由和文種組成；使用二號小標(biāo)宋體字標(biāo)注；標(biāo)題回行時，排列應(yīng)為梯形或菱形。錯誤6：公文正文中，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)語后的標(biāo)點符號一律使用頓號， 如：“（一）、”“1、”“（1）、”；同一篇公文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)語書寫不統(tǒng)一，使用好幾種結(jié)構(gòu)層次序數(shù)語，如：使用“首先”“其次”“再次”，又使用“其一”“其二”“其三”，再使用“第一”“第二”“第三”等。正確做法：公文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)語及標(biāo)點符號為“一、”“（一）”“1.”“（1）”；字體第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注；一篇公文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)語，使用同一種書寫，以體現(xiàn)上下文表述的一致性。錯誤7：附件說明中的附件名稱字?jǐn)?shù)較長換行時頂格標(biāo)注，未與附件名稱的首字對齊；附件名稱后使用標(biāo)點符號“；”或“?！?。正確做法：附件名稱較長需要回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊；附件名稱后不加標(biāo)點符號。錯誤8：發(fā)文機關(guān)署名與發(fā)文機關(guān)標(biāo)志不一致或使用不規(guī)范簡稱；公文成文日期中的數(shù)字使用漢字小寫數(shù)字書寫。正確做法：發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)當(dāng)署發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，并與發(fā)文機關(guān)標(biāo)志一致；成文日期中的數(shù)字應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。錯誤9：公文需要說明的事項標(biāo)注在版記的上一行；附注內(nèi)容未用“（）”括起來。正確做法：附注應(yīng)標(biāo)注在居左空兩字加“（）”編排在成文日期下一行；標(biāo)注內(nèi)容應(yīng)該用“（）”括起來。錯誤10：抄送機關(guān)未按黨政軍群團的順序或未按上級、平級、下級的層次標(biāo)注；抄送機關(guān)要素欄內(nèi)隨意標(biāo)注“內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)”“打印、核對人”“印數(shù)”“聯(lián)系人”“存檔”等內(nèi)容。正確做法：抄送機關(guān)的排列順序按機關(guān)性質(zhì)或隸屬關(guān)系確定；對于不同級別的應(yīng)依上級機關(guān)、平級機關(guān)、下級機關(guān)的次序標(biāo)注；抄送機關(guān)欄內(nèi)只允許標(biāo)注主送機關(guān)外需執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，不可標(biāo)注與此無關(guān)的內(nèi)容。（摘自《秘書工作》）endprint