通過(guò)新辦法做好會(huì)計(jì)檔案整理的鑒定工作

許琦

摘 要：會(huì)計(jì)檔案是一門特殊的檔案，我國(guó)境內(nèi)每個(gè)機(jī)關(guān)團(tuán)體還有企事業(yè)單位都要按照相關(guān)法律建立自己的檔案管理體系，無(wú)論能否建立檔案機(jī)構(gòu)，是否可以配備檔案工作人員，都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案，都要遵守《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格做好檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定工作。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；鑒定；銷毀；新方法

為了更加規(guī)范的進(jìn)行檔案管理工作，讓其可以在服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮出更好的作用，國(guó)家檔案局以及財(cái)政部聯(lián)合對(duì)已經(jīng)實(shí)施的原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行了重新修訂。并且新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已經(jīng)于2016年1月1日開(kāi)始實(shí)施。在此管理辦法中，把會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿的保管期限從15年延長(zhǎng)到了30年。這就給各單位帶來(lái)了一個(gè)難題，那就是：之前保管期限為15年的會(huì)計(jì)檔案要如何進(jìn)行處理？是保持現(xiàn)狀還是要重新對(duì)它們進(jìn)行整理？尤其是那些已經(jīng)到了15年保管期限的會(huì)計(jì)檔案是要立即鑒定銷毀，還是要當(dāng)做30年期限繼續(xù)保存？下面我們就進(jìn)行詳細(xì)的分析探討。

一、會(huì)計(jì)檔案工作的作用及特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案是在整個(gè)經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)中所形成的。會(huì)計(jì)檔案不但能夠?yàn)楦鞣N經(jīng)濟(jì)決策提供有益的信息，還在保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)和維護(hù)財(cái)經(jīng)紀(jì)律方面有著不可或缺的作用，所以，做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的意義就顯得十分重要。而從實(shí)際的職能來(lái)看，會(huì)計(jì)的工作主要是通過(guò)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料來(lái)完成的，它所形成的檔案是連續(xù)記錄、緊密相連、密不可分的一組材料。這種特點(diǎn)，就已經(jīng)決定了會(huì)計(jì)檔案在整理和鑒定工作中的特殊性。

二、新舊兩種標(biāo)準(zhǔn)銜接工作中存在的漏洞

新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》在具體的實(shí)施過(guò)程中可能遇到很多問(wèn)題，而國(guó)家檔案局的相關(guān)工作人員就針對(duì)這些問(wèn)題，在《中國(guó)檔案》上發(fā)表了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂內(nèi)容要點(diǎn)解讀的文章，在文章中對(duì)于新辦法中的修訂內(nèi)容進(jìn)行了解釋和說(shuō)明，但是有一些問(wèn)題解讀的還不算透徹和全面。例如在會(huì)計(jì)檔案保管期限的新舊標(biāo)準(zhǔn)的銜接方面，在《中國(guó)檔案》發(fā)表的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂內(nèi)容的要點(diǎn)解讀的文章中提到了三種情況：

第一，按照原來(lái)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)到了保管期限，同時(shí)也經(jīng)過(guò)鑒定但還沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行銷毀的會(huì)計(jì)檔案，要按照新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求進(jìn)行銷毀；

第二，根據(jù)舊的標(biāo)準(zhǔn)要求，已經(jīng)到了保管期限，但是還沒(méi)有進(jìn)行鑒定的會(huì)計(jì)檔案，要按照新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求進(jìn)行鑒定和銷毀；

第三，對(duì)還沒(méi)有到舊的管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的最低保管期限的會(huì)計(jì)檔案，要按照新實(shí)行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的最低保管期限重新進(jìn)行保管期限的劃分。這三種情況從整體上來(lái)看似乎覺(jué)得已經(jīng)很全面，可是檔案整理這一環(huán)節(jié)卻被忽視掉，也就是說(shuō)，已經(jīng)整理完畢的會(huì)計(jì)檔案還應(yīng)不應(yīng)該按照新的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行期限的重新整理。實(shí)際上，我們可以把2016年以前就已經(jīng)整理好的會(huì)計(jì)檔案保持現(xiàn)狀，只要按照新的管理辦法進(jìn)行管理就可以，而還沒(méi)有整理好的，按照新的管理辦法規(guī)定進(jìn)行管理歸檔。盡管新的管理辦法是是從2016年1月1日才開(kāi)始實(shí)施，可是在這之前就已經(jīng)形成的會(huì)計(jì)檔案，而且還沒(méi)有鑒定的，都要按30年保管期限來(lái)處理。

三、如何鑒定會(huì)計(jì)檔案是保存還是銷毀

會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作是會(huì)計(jì)管理工作中的重要環(huán)節(jié)之一。在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案鑒定工作時(shí)，會(huì)計(jì)檔案的鑒定人員必須要考慮到保管期限已滿的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)于本單位或者對(duì)于社會(huì)的意義和作用，把那些沒(méi)有保存價(jià)值的檔案要及時(shí)銷毀。究竟哪些會(huì)計(jì)憑證應(yīng)該銷毀，不需要保存呢？在新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的第十九條就提出：“保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。”根據(jù)這條規(guī)定要求，單位如果沒(méi)有債權(quán)債務(wù)未處理，或者沒(méi)有其他沒(méi)有處理完的事項(xiàng)，根據(jù)新的管理辦法規(guī)定，在對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定手續(xù)以后，可以全部銷毀，但是這樣很有可能會(huì)把對(duì)于實(shí)際工作具有參考價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證銷毀掉。因此，為了避免這種情況發(fā)生，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案保管期限的鑒定工作時(shí)，不僅要把會(huì)計(jì)憑證中債權(quán)債務(wù)還沒(méi)有了解的，以及其他未了解事項(xiàng)的提取出來(lái)，還要把涉及到個(gè)人、財(cái)產(chǎn)等相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證取出。通常以下幾方面的會(huì)計(jì)憑證具有保留價(jià)值，需要繼續(xù)保存：

第一，例如像公司在征地時(shí)產(chǎn)生的費(fèi)用或固定資產(chǎn)采購(gòu)發(fā)票，收罰款性的票據(jù)值得保留；

第二，關(guān)于財(cái)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)方面的會(huì)計(jì)憑證，例如：涉及到房產(chǎn)、林、地的產(chǎn)權(quán)購(gòu)買及轉(zhuǎn)讓的契據(jù)、證券和債券及股權(quán)的原始憑證、單位之間的付款憑證、和單位重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證等；

第三，工資、補(bǔ)貼及社保等費(fèi)用憑證，例如：職工的工資表、轉(zhuǎn)正定級(jí)的審批表、工資轉(zhuǎn)移單、由于員工被辭退或者開(kāi)除及辭退等一次性解決的付款憑證、發(fā)生重大事故的一次性理賠付款憑證、企業(yè)繳納社保的發(fā)票及花名冊(cè)、單位對(duì)于特殊工種員工下發(fā)的補(bǔ)貼等。

四、結(jié)語(yǔ)

會(huì)計(jì)檔案保管期限已滿后的積存問(wèn)題，是檔案管理工作中的一個(gè)難點(diǎn)，這不僅會(huì)使人力、物力、財(cái)力等方面造成很大的浪費(fèi)，同時(shí)還不利于對(duì)于已經(jīng)到達(dá)保管期限的檔案管理工作的順利進(jìn)行，所以我國(guó)的財(cái)政部和國(guó)家檔案局要對(duì)此引起高度重視。在未來(lái)的工作中，我們只有對(duì)檔案的鑒定規(guī)范制度不斷地完善與更新，并且要通過(guò)新方法，切實(shí)可行的措施來(lái)進(jìn)行工作，只有這樣，才可以保證保管期限已滿的會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作達(dá)到規(guī)范化。

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