環境監測檔案管理的對策建議

劉培杰

摘 要：本文就健全檔案機構、建設一支穩定的環保監測檔案管理干部隊伍，加快人才培養，全面提高檔案干部素質，加強檔案的動態管理，為環境保護提供法律保障，穩步推進計算機技術在檔案管理中的應用 ，抓好數據庫建設，推行檔案工作規范化標準化，正確處理好檔案保密與利用的關系，適應環保垂直管理的需要，提高環境監測檔案網絡管理的整體水平等提出對策建議。

關鍵詞：環境；監測；檔案；管理

中圖分類號：X830 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）07-0190-02

環境監測檔案是記錄環境監測發展歷史，研究未來工作的重要載體。當前環境形勢嚴峻，環境保護監測任務十分艱巨。做好環境監測檔案工作，對于推動環境保護事業發展具有重要的意義。環境監測檔案已從起步階段步入穩步發展階段，逐步實現規范化、法制化、科學化，基本形成了符合自身發展規律的環保監測檔案事業體系，在國家經濟建設和環境保護工作中發揮了重要作用。

1 環境監測檔案的特點

1.1 專業性

環境監測檔案是環境監測工作全過程的記錄和存在形式，從項目的規劃實施方案，從合理的布點，到樣品的采集、運輸、保存、前處理質量控制，分析監測，數理統計，綜合評價，直到報告形成。所以利用環境監測檔案的主要對象是專業技術人員。例如：環境監測的全過程所形成的技術檔案，主要對環境質量的優劣進行評價，對環境監測技術工作進行總結，為主管單位及政府的綜合決策提供依據。

1.2 準確性

環境監測檔案反映了科學活動的歷史，反映了環境監測技術發展的現狀，必須始終保持與環境監測的一致性。如：例行監測原始記錄檔案，綜合技術檔案，環境儀器設備檔案，質量控制檔案，污染源監測檔案，委托性監測檔案等，都要作相應的調整、修改或補充，使檔案與實際相符，有依據，有憑據。

1.3 成套性

環境監測檔案是環境監測工作的每個階段形成的科技文件、技術材料的綜合，對于提供利用具有很強的針對性和主動性。

2 環境監測檔案存在的問題

環境監測檔案取得長足的進步，但環境監測檔案管理的整體水平仍然較低，不能適應環保事業發展的需要。

（1）環境監測檔案干部隊伍不穩定，檔案人員管理能力和專業素質需要進一步提高。部分單位檔案人員更換頻繁，兼職過多，影響檔案工作正常開展。

（2）環境監測檔案基礎設施建設投資不足。部分單位領導不重視檔案工作，檔案經費沒有列入單位投資計劃，基礎設施落后。

（3）利用計算機進行檔案輔助管理剛剛起步，多停留在單機錄入和利用數據庫檢索水平上，尚未實現網絡化的信息管理，不能適應信息時代發展的需要。

（4）環境監測檔案信息開發利用率低，深層次開發少，不能及時有效地服務于環保事業和國家的經濟建設，是環境監測檔案工作中亟待解決的重要問題。

3 環境監測檔案管理的對策建議

為搞好環境監測檔案管理，本文提出如下對策建議：

3.1 健全檔案機構、建設一支穩定的環境監測檔案管理干部隊伍

各級環保部門要依據《檔案法》加強檔案機構建設，保障檔案管理職能到位。機構與人員的配備要以能履行檔案工作和對本單位及本地區環保檔案工作監督、指導的職能為原則。要配備專職檔案人員，并保持檔案管理干部隊伍的相對穩定。

3.2 加快人才培養 全面提高檔案干部素質

通過各種形式的培訓，對檔案專業技術人員實行繼續教育，提高檔案干部的綜合管理素質和業務工作能力，拓寬知識面，樹立改革意識，主動服務意識，掌握檔案業務的工作方法和規律，提高現代化管理技能和綜合管理能力，培養既有檔案專業知識又具有環保專業知識、能運用現代化管理手段的檔案干部隊伍。

3.3 加強檔案的動態管理，為環境保護提供法律保障

檔案要及時備份和更新，逐步建立一套與《檔案法》《環境保護法》及其相關標準規范相適應的檔案體系，工作業務規范和技術標準。

3.4 各級環保部門要把監測檔案工作納入目標責任制，統籌安排，加大對環境監測檔案工作的支持力度

將檔案工作所需經費納入單位財政預算計劃，確保必要的資金投入，保證監測檔案工作正常開展的業務經費及檔案人員培訓、基礎設施建設的必需費用。

3.5 穩步推進計算機技術在檔案管理中的應用

加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。檔案信息自動化系統是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多部門協作，多環節配套的復雜系統工程，系統建設發展到目前階段，研究探討對系統的協調組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。

3.6 抓好環境監測檔案數據庫建設

目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于環境監測檔案數據庫建設。開發和建設數據庫系統是檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立環境監測檔案數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，環境監測檔案數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

3.7 推行檔案工作規范化標準化

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

3.8 正確處理好檔案保密與利用的關系

保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端，大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

3.9 適應環保垂直管理的需要，提高環境監測檔案網絡管理的整體水平

隨著我國對省以下環境監測站實行垂直管理，對環境監測檔案管理提出了更高的要求，環境監測檔案目前正面臨著市場經濟、信息社會、特別是知識經濟的挑戰。應采取吸收、引進、消化、滲透、移植等手段，充實與強化檔案學科自身的內涵。引進先進的科技理論與手段，解決新型檔案載體材料的收集、整理、保管、鑒定與利用等問題；解決辦公室自動化條件下文書、檔案一體化問題；解決電子文件的收集、管理與利用問題；解決檔案信息的計算機管理、聯網、進入信息高速公路等問題。

進一步加大吸收創新力度，創新與完善已形成的檔案管理網絡，充分發揮大區環保檔案協作作用，增進省際、區際間的溝通與聯系，以典型引路示范，形成互相推動力量，提高環境監測檔案管理的整體水平。各級環保部門要把檔案管理現代化納入辦公自動化管理，同步規劃、統籌安排，配套實施，努力實現檔案信息數據的收集、處理、加工、檢索、傳輸全過程的計算機化及計算機網絡化管理。