政府采購檔案管理工作面臨的瓶頸問題及對策

黃藝蘭

摘 要：檔案是指單位在生產經營過程中產生的具有保存價值的各種文件材料。通過對材料的整理、開發和運用，規范單位的經營活動。政府采購工作具有較強的復雜性，為了明確錢財的去向，減少貪污受賄，建立政府采購檔案十分重要。既能明確政府決策，又能列明采購行為。本文主要分析了政府采購檔案管理工作所面臨的問題，并提出了加強采購檔案管理工作的措施，以期規范政府采購行為。

關鍵詞：政府；采購；檔案管理；瓶頸問題；對策

《政府采購法》中對政府采購文件作出了相關的要求，相關采購文件至少要保留十五年。政府采購檔案是對政府相關決策和采購活動的書面記錄，能夠為之后可能出現的財務問題提供書面依據，也能為成本的節約提供前提。對政府采購檔案進行科學、規范的管理，正視并解決工作中出現的問題，保障政府工作的順利開展。

1 政府采購檔案管理工作所面臨的問題

1.檔案收集周期長，影響歸檔完整性

所收集檔案的完整性關系到檔案歸檔工作的順利度，在實際工作中，部分政府由于沒有規范科學的進行采購，致使在收集采購資料時出現問題，資料收集不齊全，延誤了資料的歸檔，影響了采購檔案管理工作的順利進行[1]。影響資料完整性的情況有以下幾種，第一，缺乏健全的投訴機制，投訴人往往在投訴時選擇當地主要領導或紀委，直接略過了政府采購部門和采購中心，致使由領導的政務批示決定采購的結果，但是實際情況是，相關領導政務繁多，對于相關部門提供的材料不能及時處理，增加了得到結果的時間。第二，采購人沒有出示驗收證明、拒絕簽訂相關合同、中標人遲遲不履行合約、中標供應商確定后采購人要求退貨等行為都會影響采購資料收集的完整性。第三，部分采購中心將工作重心放在日常開標事物上，無暇處理積累的檔案，導致檔案管理缺乏規范性。

2.缺乏專業的檔案管理人員

檔案管理是一項長期復雜的工程，對于檔案管理工作人員的素質要求較高。對于檔案管理工作各地政府持有不同的意見，有相當大一部分政府對檔案管理工作的重視不足。主要表現如下，一些地方采購中心因為各種各樣的原因沒有設立專職的檔案管理人員，在實際開展檔案管理工作時，工作人員之間互相推諉，逃避責任，缺乏敬業心，導致檔案管理工作無人可管，工作效率低。一些采購部門沒有對采購檔案管理工作的工作難度進行正確的評估，所安排的檔案管理人員缺乏專業性，要么根本不懂檔案管理，要么業務水平較低，采購檔案管理工作開展較為困難，達不到預期效果[2]。還有一些基層部門沒有制定嚴格的獎懲制度，對一些不良現象采取得過且過的態度，懲罰力度不到位，這種負面影響比較惡劣，大幅度的降低了工作人員的積極性，影響了工作效率。

3.檔案管理的保密工作不到位

之所以進行采購信息的收集歸檔，就是因為這是該政府獨有的能夠推動其發展進步的資料，這是一把雙刃劍，利用的好可以改進不足，謀求發展。利用的不好就會被別有用心的人利用做一些違法的事情，所有檔案資料信息的保密性非常重要。但是在實際管理工作中，多數是采用電子檔案的形式，電子檔案是依托于計算機信息技術而發展的，具有信息技術資料健全、高效、便捷特點的同時，也相應的傳承了計算機信息技術的缺點，即安全性問題。在進行電子檔案的發送、接收、保管和歸檔時，可能會被篡改、偽造、泄密、竊聽，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護措施不到位，相關資料信息被泄露的情況頻頻發生，帶來了一定的隱患。另外，工作人員泄露資料、崗位設置不合理、檔案管理存在漏洞等也同樣會導致資料信息的泄露。

4.沒有進行合理檔案開發利用

檔案收集管理的目的就是為了使用，要與實際情況相結合，充分發揮檔案管理的原始功能。制作評分辦法和標書需要參考相關的供應商投標技術方案和技術參數，售后服務承諾、財務狀況等方面的資料。供應商登記資料證明了其資質水平，記錄了供應商的資信等級、履約能力、技術水平，能夠為中標候選人產生、投標名單確定提供一定的依據。但是，有些采購中心過于重視資料的保密性，嚴禁檔案資料的借閱，使檔案僅僅成為了一堆無用的材料，導致資源的浪費。

5.檔案室軟硬件設備配備不足

一些采購中心所配備的檔案室容量較小，使用的是簡單的檔案柜，所收集的資料都一股腦的堆積在里面，缺乏檔案密集架的使用。還有些采購中心連檔案室都沒有配備，所收集的資料多是胡亂放置。增加了資料尋找的難度。還有部分的采購中心沒有將采購信息電子化，缺乏計算機設備的配備。

2 加強政府采購檔案管理的措施

1.建立健全相關的規章制度

建立健全政府采購檔案的各項規章制度，實施高效、科學、規范的管理，讓采購檔案管理走出無序化狀態。現有的采購檔案之間缺乏聯系，導致無法進行集中管理。為了充分的開發利用采購檔案，發揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善檔案的管理制度。詳細規定檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環節，并且各部門要協調配合，加大對采購檔案的監督、檢查力度。檔案管理制度是檔案管理工作的依據，有利于規范工作人員的行為，實行檔案的統一集中管理。

2.提高工作人員的專業水平

現階段的采購檔案管理人員，不僅要具備檔案管理的知識和經驗，還要能夠熟練的操作計算機。首先，要加強對于工作人員的培訓，讓其學習采購檔案管理的專業知識，了解采購檔案管理工作的作用，加強對采購檔案管理工作的重視，增強責任心。同時，提高計算機的操作水平。其次，在錄取人員時要偏向專業性，能夠滿足檔案管理的基本需要。各部門人員要加強交流，多聽取意見，優化采購檔案管理方案。最后，要設立專門的檔案管理人員，在采購項目完成后，及時將資料整理好，上交保存。

3.提高檔案管理的安全性

檔案的安全是檔案管理中的一大重點，首先，要設置訪客權限，根據檔案的保密程度設置權限，劃分讀取人群，保障采購檔案的保密性。其次，對一些保密性較強的檔案設置使用期限，控制使用范圍。另外，電子采購檔案的管理人員要開啟電子檔案管理系統的監控和自動記錄功能，防止檔案的外流。

4.加強信息化建設，建立數字化數據庫

根據統一的信息化建設標準，建立數字化數據庫，為實現采購文檔的共享提供基礎。通過數據庫的建立，實現檔案資料的資源共享，降低人工出錯的幾率，在最大程度上保證人們的信息查詢。同時，數據庫的建立可以讓工作人員及時更新檔案資料的內容，保障采購檔案信息的準確性和完整性。另外，建立采購檔案信息系統，利用計算機信息技術實現案卷的重新整合，規范檔案的標號、標題，提高檔案的檢索功能，提升檔案管理工作水平。

5.完善采購檔案管理的工作設備

首先，要設立獨立的采購檔案管理工作間，如陳列室、閱覽室、檔案庫房、辦公用房等。其次，配備統一的數字化信息設備，如計算機等，實現采購檔案的自動識別、上載、轉化、存儲等。最后，建立強大、專業的采購檔案管理系統，實現采購檔案的統一化管理。

3 結語

綜上所述，政府采購檔案管理工作是政府工作的一個重要組成部分，對政府的后續工作具有推進作用，要加強對該工作的重視。現今的檔案管理工作還存在著一定的問題，采購部門要建立合理的規章制度、配備專業的工作人員和設備、提高檔案管理的安全性、建立數據庫，提高檔案管理工作水平。

參考文獻

[1]周偉.如何建設規范化的政府采購檔案管理工作[J].蘭臺世界，2012，（z2）：151.

[2]尹艷.淺析政府采購檔案管理工作中存在的問題及對策[J].科技信息，2014，（14）：159.