試論司法檔案數字化過程操作人員保密管理

謝思集

摘 要：近年來，隨著科技的飛速發展，信息技術的騰飛，給各行各業的長遠發展帶來的重要的契機。檔案行業也是迎來了發展的新機遇。在過去，成堆的司法檔案往往是很多檔案管理人員最頭疼的事情，海量的檔案信息需要檔案管理人員花費龐大的時間和精力進行整理，遇到一些重大的案件需要在成堆的檔案資料中尋找相關聯的檔案資料。然而現在，隨著數字化檔案的落實，司法檔案的歸整成為了相對簡單的事情，但是在檔案資料數字化的過程中如何確保操作人員的保密，是一個值得深入研究的問題。

關鍵詞：司法；檔案資料；數字化；操作人員；保密管理

1 引言

司法檔案是人民法院在審判執行工作和司法政務、司法事務管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，具有證據價值和監督功能，可以說是人民法院歷史的記憶。司法檔案是公安、檢察院、法院、司法四大權力機關所產生的業務檔案的統稱。有些司法檔案在一定的時間內具有保密要求，有些具有永久的保密要求，這些檔案信息如果隨意擴散，會造成個人隱私、工作秘密、國家秘密的泄漏，是敵對分子、爆料人員、案件當事人刻意竊取的材料，哪里有需求，哪里就有買賣；這些司法檔案數字化的加工人員，有機會知道敵對分子、爆料人員、案件當事人所知道的信息，這些信息一旦泄漏，會對國家、對社會、對案件審判的公平性產生不利影響；所以，對司法檔案數字化操作人員，納入保密管理的戰線，加強保密管理是非常必要的。司法檔案的完整與安全乃是其功能充分發揮的基礎。該歸檔不歸、檔案滅失，都將影響檔案功能的發揮。確保司法檔案的完整必須規范司法檔案的整理和交接，明確司法檔案的歸檔范圍、期限、檢查驗收和落實考核等方面的內容。司法檔案的安全，既涉及檔案的物理安全，又包括保密安全。

2 司法檔案數字化過程中的保密控制

1.對檔案的內容進行保密控制

說道檔案工作，人們不由得想起了電視劇中的“保密局”，其實這是人們對于檔案工作中一個重要的工作內容：保密工作的關注和認識。如果檔案資料不能夠妥善的進行保存和保密，那么就會使得檔案資料出現歪斜的風險。上到國家經濟發展和國防建設的檔案資料，下到每一個人的個人檔案信息都是需要嚴格的保密的。試想，如果這些檔案資料都外泄到敵方手中，那么我們將完全暴露在別人面前，何談戰略思想，哪里還能在國際或者人際關系中保護自己。所以說，檔案資料最重要的就是檔案內容的保密工作，這是檔案管理的重要工作內容。然而司法檔案資料數字化的過程中，因涉及到大量的檔案信息，需要不同的操作人員進行數字掃描，不可避免的有檔案外泄的風險，所以檔案管理部門應該切實的出臺相關的措施，對檔案內容進行保密控制。

2.確保檔案保密的控制實施

檔案資料的保密不單單在于檔案資料的保密條款，更重要的是對檔案資料保密進行有效的執行和控制實施。司法檔案在數字化的過程中，存在的不安全和有外泄風險的預先分析是司法部門應該需要去思考和判斷的。結合司法檔案數字化中的操作人員、儀器設備、環境等不確定的因素，進行深入的分析研究，并且制定相關的措施，有效的對檔案保密進行管控。在司法檔案數字化的過程中，人的因素是所有因素中最重要的，也是風險最大的。人的不安全行為是與人的心理特征相違背的、非理智的行為。為此，可通過加強教育來控制人的不理智行為。首先，應組織工作人員學習檔案安全保密的相關規章制度。其次，科學地設計檔案數字化工作流程，明確各個環節需要注意的安全保密問題和需要遵循的原則，從而提高參與人員的安全保密意識。人是檔案數字化工作的主體，強化人員管理，能為安全保密工作奠定堅實的基礎。

3 提高司法檔案數字化過程中操作人員保密意識的措施

1.嚴明崗位職責要求，深化思想認識

提高司法檔案資料在數字化過程中的保密成效，首先就是要提高每一個檔案數字化操作人員的職責意識，嚴明操作崗位的職責要求，深化每一個檔案數字化操作人員的思想認識。在這樣的基礎之上，充分的發揮每一個檔案數字化操作人員的主觀能動性，切實的提高其工作成效和檔案資料的保密性。

2.明確數字化過程中的人員分工

在司法檔案資料數字化的過程中，相關部門應該切實有效的根據檔案資料數字化的內容、要求、流程等，對操作人員進行統一、協調的工作劃分。根據每個流程的工作性質和內容，安排相對應的工作人員從事更為細致的工作。明確數字化過程中人員的分工，有利于劃分檔案資料保密性的責任大小，便于分析各個環節中可能出現的問題，并且及時的進行相關的改善和提高。

3.實行嚴格的抽查和階段性的驗收

司法檔案資料的數字化過程，是一個工程量大、程序復雜的事項，需要大量的人力、物理、財力的支持，所以在司法檔案數字化的過程中，相關部門應該切實的做好相關檔案資料數字化的抽查工作，以防止檔案資料的錯誤分類，甚至檔案資料的掃面錯誤給后期檔案調閱工作帶來的極大麻煩。此外，司法檔案數字化工作中，相關部門還應該組織有關的工作隊伍進行定期或者不定期驗收，鼓勵和引導更多的數字化操作人員積極投入到檔案數字化的工作中，充分發揮自身的主觀能動性。

4.嚴格操作人員的錄用和培訓機制

在司法檔案數字化的過程中，相關部門應該嚴格進行操作人員的錄用和培訓機制。人員選拔和業務水平培訓。在任何實踐活動中，起到決定性作用的參與主體都是人類。因此，在進行檔案數字化工作過程中，首先要對于工作人員進行合理的選拔和業務培訓，以確保日后檔案數字化系統的建設工作、檔案管理和利用工作。也就是說，在進行人員選拔時，要偏向選擇工作細致、具有較強責任心的專人，同時，在進行人員培訓時也要注重道德素質與專業技能方面的培訓。

4 結語

當前，隨著各級司法機關開展進行檔案資料的數字化工作，面對繁雜、量大的檔案資料，司法機關應該立足本部門的實際情況，科學的選用、招聘操作能力強、專業技能優、綜合素質好的工作人員，參與到檔案資料的數字化過程中，確保司法檔案資料數字化的過程能夠有效的推進。此外，司法部門還應該重視對數字化過程中操作人員的技能和思想進行培訓和教育工作，引導他們嚴格遵守檔案方面的法律法規，確保經過數字化的檔案資料能夠按時、按要求的進行檔案封存和保護。

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