會計電算化條件下事業單位檔案管理研究

朱紅霞

[摘 要]隨著我國經濟的飛速發展和信息技術的空前發展，互聯網技術已應用于各行各業，會計電算化也創新應用于事業單位的檔案管理中。會計電算化的檔案管理已成為事業單位會計工作的一部分內容，且會計電算化檔案管理對會計工作具有十分重要的意義，其改變了傳統紙質檔案的方式，使會計電算化檔案管理讓事業單位的檔案信息有了一個全新的形式。本文從會計電算化條件下事業單位檔案的特點入手，通過分析會計電算化條件下事業單位保存檔案時存在的問題，探究了會計電算化條件下事業單位檔案管理的措施和方法。

[關鍵詞]會計電算化；事業單位；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.031

[中圖分類號]F810.6；G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-00-01

進入21世紀以來，我國的信息化水平迅速發展，我國的事業單位開始對會計電算化檔案進行管理，且會計電算化使檔案管理數據更加準確，還能更好的節省紙質資源，節約資源，節省時間。而傳統的人工管理檔案容易造成檔案數據的丟失；會計電算化對檔案的管理彌補了傳統檔案管理的不足之處，但在電算化應用過程中，由于管理原因也帶來一些問題。因此，本文結合會計電算化在檔案管理中的特點以及存在的不足，探究如何更好的使用會計電算化進行檔案管理。

1 會計電算化檔案的特點

1.1 會計電算化檔案的范圍和存儲載體擴大

會計電算化檔案在檔案保存上發生了很大的變化，電算化檔案一般是通過打印機的打印或者是硬盤進行保存。會計電算化檔案和傳統紙質檔案在保存形式上有了很大的變化，會計電算化檔案對事業單位的檔案要求是要有內部的電子檔案，同時要能打印出紙質檔案，通過兩種形式的管理有利于檔案的安全。

1.2 電算化檔案保管的要求提高

電子檔案管理需要在一定的條件下，有安全的保存空間，有存儲介質的保障，有存儲的有效期限，只有這三個條件都充分具備后，才能更好地進行會計電算化檔案管理。傳統的檔案管理是直觀的，但電算化檔案是依賴于計算機對資料進行保存的，會計電算化檔案的保存應該與會計的其他內容一樣進行保存，為了方便查詢，還要對會計電算化檔案進行妥善保存，并在合理的有效期內進行使用。

1.3 會計電算化檔案保密的要求提高

我國事業單位在性質上是不同于其他私人企業的，事業單位從事的工作具有一定的特殊性，事業單位的檔案和其他單位檔案相比保密性要求更高，所以，事業單位對檔案的管理要求更高，重要性更高。進行會計電算化檔案管理時，要按照會計其他工作的要求，無論是在保存介質、保存期限還是保存空間上，都應重視保密性。

2 會計電算化檔案管理存在的問題

2.1 管理制度不健全

事業單位在進行會計電算化檔案管理后，對會計電算化提出了更高的要求，增加了會計工作的內容。但是實際工作中，事業單位對檔案管理的重視程度不夠，對會計電算化檔案的應用只是在形式上進行了改變，對檔案管理的處理工具發生了變化后，很多內容還是沿用傳統的會計系統進行管理，對檔案管理并沒有采用有效的措施和方法進行保管，且對會計電算化檔案管理的工作人員沒有明確規定其責任，因此，存在保管不當、工作人員管理意識不高的現象，最終導致電子檔案的損壞。

2.2 紙質會計檔案保管期限不合標準

一般情況下，事業單位對檔案打印都采用一般的針式打印，經過較長時間后紙質檔案資料容易褪色且變得模糊不清，嚴重影響使用。一般情況下，使用針式打印機打印的會計檔案會在7年或8年后變得模糊不清，為了安全起見，事業單位應采用必要的措施進行保護。

2.3 會計電算化檔案管理人員素質不高

相對傳統的檔案管理人員，對會計電算化檔案管理沒有太多的經驗，對檔案的認知依舊停留在傳統檔案管理的認知上，會計工作人員對檔案管理不夠了解，會計電算化檔案管理人員素質不高，不能將檔案與會計電算化工作相結合，不能對會計電算化檔案的相關數據進行及時備份，影響事業單位財務管理的發展。

3 會計電算化檔案管理的具體措施

3.1 加強會計檔案管理制度

事業單位要建立和完善會計電算化的保管制度，并通過規章制度明確規定會計電算化檔案管理人員的工作職責，加強對檔案的管理，確保會計電算化檔案數據的及時備份和保存。

3.2 建設會計電算化硬件設施

針式打印機打印文件的保存時間相對較短，因此，事業單位應重視對打印機設備的改進，配備清晰的激光或者噴墨打印機，使打印文件的保存時間更長，字跡更加清晰。事業單位對會計電算化的工作軟件應進行定期維護和更新，通過互聯網，保證系統的安全可靠性，避免檔案內容的泄露。

3.3 培養高素質的會計檔案工作人員

事業單位應對會計工作人員進行系統的培訓，并進行定期考核，從而提高工作人員的專業素質和水平。事業單位可以組織相關知識講座或者見面交流會，通過多種形式的活動，提高會計工作人員的專業技能，提高檔案管理工作的效率，從而有效進行檔案管理和檔案保存工作。

4 結 語

隨著時代的發展和信息技術的不斷革新，我國事業單位會計電算化檔案工作還需加強和完善，且在傳統檔案管理對會計電算化檔案管理還存在影響下，事業單位要針對會計電算化檔案的特點和存在的問題，完善會計電算化檔案管理制度，更新會計電算化檔案的硬件設備，提高會計電算化檔案會計工作人員的綜合素質，還要充分結合事業單位會計電算化檔案的重要性，進行妥善保管，確保檔案的保密性和安全性，以便更好地為事業單位會計工作提供服務。

主要參考文獻

[1]王茂林.事業單位會計電算化檔案管理[J].科協論壇，2008（4）.