淺談信息化建設下的科技檔案管理

康海珍

摘 要：介紹了現(xiàn)階段企業(yè)科技檔案信息化的建設情況，分析了傳統(tǒng)科技檔案和數(shù)字化科技檔案的特點，以及檔案人員的工作轉(zhuǎn)變。

關鍵詞：科技檔案；信息化建設

企業(yè)科技檔案是企業(yè)在生產(chǎn)過程中形成的具有保存價值的資料，是企業(yè)生產(chǎn)生產(chǎn)活動中真實可靠的歷史憑證，具有法律效力，且對業(yè)務工作的查考、總結(jié)經(jīng)驗、決策研究起著相當重要的參考價值，維護好企業(yè)科技檔案的完整和安全，對企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展至關重要。

傳統(tǒng)科技檔案管理一般而言在于管理檔案實體，側(cè)重于對紙質(zhì)文件和庫房的要求。庫房需要足夠的面積，再配備相應的檔案庫房設備如空調(diào)、滅火器等；檔案管理員需要對每份紙質(zhì)文件（文本、底圖、藍圖）或膠片光盤等載體進行分類編號、標識蓋章、打包裝袋，檔案排架、倒架、重復利用時的抽配、借閱及歸還等一系列的工作，傳統(tǒng)的科技檔案管理工作造成了拖延了業(yè)務的運作速度，降低了利用的效率。

中國瑞林工程技術(shù)有限公司創(chuàng)新開發(fā)了NIMS一體化智能管理信息系統(tǒng)，科技檔案信息建設工作也隨之穩(wěn)步展開。基于計算機技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)的廣泛應用，數(shù)字化信息讀取方便、不受時間空間限制的特點，信息建設工作為員工獲取知識和信息提供了更好的條件，更大限度的發(fā)揮出科技檔案的信息價值與知識價值。信息化建設工作依托于一個完善的圖檔系統(tǒng)，該系統(tǒng)應能滿足對科技檔案數(shù)據(jù)信息的采集存儲、格式轉(zhuǎn)化、權(quán)限控制、檢索瀏覽、借閱管理及統(tǒng)計報表集一體的功能需求，將檔案人員從繁雜的工作中釋放出來，檔案管理的重心轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)精細化管理，提高了工作效率，加快了檔案從歸檔到利用的速率，最大限度的利用好檔案資源，實現(xiàn)檔案業(yè)務的辦公自動化。

現(xiàn)階段企業(yè)科技檔案信息化建設主要集中在三個方面：

1）傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，即將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及膠片光盤通過掃描、轉(zhuǎn)換格式等方式，存儲為數(shù)字化檔案復制件，并上傳至圖檔系統(tǒng)。對于傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，掃描工作的完成是大前提，工作的完成度包含數(shù)量與質(zhì)量。由于公司歷史悠久，碩果累累，需要進行掃描的紙質(zhì)文件數(shù)以百萬計，而在繁重的掃描任務下一定要保證掃描文件的質(zhì)量。掃描時需要對生成的圖像進行仔細的質(zhì)檢驗收，圖像是否清晰，命名圖號是否正確，成套掃描件有無張數(shù)缺漏等；同時對于相關條目進行細致的核對，相關的條目元數(shù)據(jù)值權(quán)限一一對應，在保證最終上傳至圖檔系統(tǒng)的電子文件完整準確，杜絕少傳、漏傳、傳錯等失誤發(fā)生的同時，也保證相關專業(yè)人員能夠順利在線瀏覽與借閱。電子文件作為紙質(zhì)文件的有效補充形式，必須與紙質(zhì)文件保持一致性，當紙質(zhì)檔案修改時，電子文件也必須及時更新，同步歸檔。

2）通過信息系統(tǒng)線上設計的文字、圖表等電子文件經(jīng)歸檔形成數(shù)字化電子檔案。在線策劃設計是一項創(chuàng)新的事務，給科技檔案管理帶來新的改變。由于在線策劃人員非檔案人員，需要補充科技檔案分類基礎知識，才能做出組織出符合規(guī)范的項目結(jié)構(gòu)，保證后期檔案的分類整理工作質(zhì)量。且科技檔案形式種類各式各樣，需做好不同類型電子文件間數(shù)據(jù)接口之間的通用性與兼容性，保證系統(tǒng)的適用性和實用性。在信息化條件下的企業(yè)科技檔案管理工作需要更加標準化與規(guī)范化，實行科學的管理，采用統(tǒng)一的檔案信息采集標準，統(tǒng)一的規(guī)范化數(shù)據(jù)類型，才能建立好一個快捷有效、合理有序的檔案信息數(shù)據(jù)庫。信息智能化平臺建設是一項長期而充滿挑戰(zhàn)的任務.

3）公共知識庫的平臺分享購買或工作中收集而來的技術(shù)標準、行業(yè)規(guī)范、設計圖集等。此數(shù)據(jù)庫應保證信息的準確性，不能在企業(yè)內(nèi)傳播共享錯誤信息，及時更新和修改過時信息。為方便使用，提供了在線瀏覽和下載途徑，提供不同的搜索方法與資源分類，提供訪問日志和更新日志。且在日常生產(chǎn)過程中不斷收集有利用價值的標準規(guī)范，保證企業(yè)知識的有效累積、傳播及共享。

科技檔案信息化建設是現(xiàn)代企業(yè)管理提升的必經(jīng)之路，但并不意味著完全放棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形態(tài)。電子檔案盡管有很多優(yōu)點，但也存在著一些有爭議的地方。由于電子檔案的信息和載體可以分離，鑒定其原始性難度很大，容易被不留痕跡的篡改，使得檔案的可信度降低，由于技術(shù)和設備更新日新月異，電子文件的兼容性和識別性存在不確定因素，容易因系統(tǒng)更新或軟、硬件損壞造成數(shù)據(jù)丟失，簽名簽章的存在被截取的隱患等等。計算機網(wǎng)絡安全也是值得關注的地方，為杜絕黑客攻擊及不良信息入侵等隱患，應加大對信息系統(tǒng)的開發(fā)，加密存儲電子檔案，嚴格限制使用者的權(quán)限，加強網(wǎng)絡認證技術(shù)，建立好一套專業(yè)的保障體系來確保運行安全及信息安全，維護好個人隱私及知識產(chǎn)權(quán)。此外，紙質(zhì)檔案維護成本相對電子檔案維護成本較低，電子檔案維護需借助計算機軟硬件設備，定期的維護及優(yōu)化費用比較復雜，也對管理電子檔案人員的知識技能與業(yè)務素養(yǎng)相對要求較高。在法律憑證效力和安全保密性上，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案原件有著電子文件無法比擬的優(yōu)勢，依然發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此，紙質(zhì)檔案和電子檔案并存（“雙套制”）是現(xiàn)階段最普遍最合理的檔案管理方法，二者有著各自的適用范圍，相互依賴，相互補充，檔案管理人員應更好的利用二者的優(yōu)勢發(fā)揮效用，努力實現(xiàn)檔案利用的主動化、多元化、優(yōu)質(zhì)化，實現(xiàn)檔案業(yè)務跨越式發(fā)展。

科技檔案信息化極大的提升了檔案管理的水平，也同時對檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理員應對檔案信息的收集、整理、利用過程非常清晰，又掌握一定的信息管理技術(shù)及網(wǎng)絡安全知識，對信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)層次略有涉及，有新型檔案信息資源分析的能力，能為信息系統(tǒng)的開發(fā)與優(yōu)化提出專業(yè)的意見和建議，為構(gòu)建滿足企業(yè)信息化建設特殊需要的科技檔案信息化系統(tǒng)而努力做高素質(zhì)復合型人才。

隨著檔案信息化進程的不斷深入的探索和發(fā)展，重管理輕利用的檔案管理方式已成為過去式。管理是手段，利用才是目的，因此檔案信息化建設工作的開展應該本著方便利用的中心，科學規(guī)劃管理方法，積極推進信息共享，提高科技檔案的采集面和利用率。檔案工作的本質(zhì)是服務，服務的宗旨是以人為本。檔案人員更應立足本職工作，強化責任意識和服務意識，積極主動，熱情周到，細致入微，任勞任怨，用智慧和行動提升檔案信息化服務質(zhì)量，盡最大努力讓每一位使用者高興而來，滿意而歸。

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