探析數(shù)碼照片檔案管理辦法

戴建華

摘 要：隨著信息技術(shù)水平的提高，數(shù)碼照片已取代紙質(zhì)照片成為主流，加強數(shù)碼照片檔案管理工作刻不容緩，本文結(jié)合實際工作，對數(shù)碼照片檔案管理辦法進行探討，提出進一步提高數(shù)碼照片檔案管理工作的一些途徑和辦法。

關(guān)鍵詞：提高；數(shù)碼照片檔案；管理辦法

隨著信息技術(shù)水平的提高，數(shù)碼攝影技術(shù)因其具有使用方便、可以隨時檢查拍攝效果、存儲量大、傳播便捷等特點，迅速成為今天被普遍使用的攝影技術(shù)。數(shù)碼照片成為主要的照片形式，它以特殊的載體方式，反映悠久的歷史重大變革和重要人物的歷史面貌，極大的彌補了紙質(zhì)檔案的不足，是單位檔案資源的重要組成部分。由于數(shù)碼照片在存儲上有自身的特點，與一般傳統(tǒng)照片檔案在整理有所不同，為了更好地保護、利用這些生動、形象的特殊載體檔案，采取有效措施，加強數(shù)碼照片檔案管理工作刻不容緩。本文就如何提高數(shù)碼照片檔案管理辦法進行探討。

1 數(shù)碼照片檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 對數(shù)碼照片檔案管理認識意識亟需加強

由于傳統(tǒng)的檔案觀念，基層單位一般重視文書檔案管理，忽視照片檔案的收集與管理，相對照片檔案管理，數(shù)碼照片檔案起步更晚，從領(lǐng)導(dǎo)到一般干部對數(shù)碼照片檔案管理認識程度不深，宣傳不到位，管理意識淡薄，制度和規(guī)范不健全，影響了數(shù)碼照片檔案的制度化管理，使數(shù)碼照片檔案的完整和系統(tǒng)性受到影響。

1.2 數(shù)碼照片檔案收集意識淡薄，收集難度大

一是數(shù)碼照片收集來源更廣泛，由于數(shù)碼照片機及智能手機的普及，“拍照”不是辦公室的專利，數(shù)碼照片的形成方式更為隱蔽，接收的觸角更為廣泛，收集更難。二是收集制度不健全，拍攝者和檔案管理人員職責不明確，檔案人員與拍攝人員沒有及時溝通，多數(shù)部門的照片處于自由形成、自由處理的狀態(tài)，沒有統(tǒng)一管理。許多珍貴的照片散落于各職能部門，許多人員對照片檔案沒有意識，甚至將照片視為己有，不愿意上交或者不妥善保管，以至照片被丟棄、遺失，都造成數(shù)碼照片檔案收集難的原因。三是拍攝者缺乏數(shù)碼照片收集意識和檔案業(yè)務(wù)知識，拍攝完畢后只是將大量的數(shù)碼照片卸載，轉(zhuǎn)存于電腦上，很少有拍攝者會及時對其進行篩選、分類、編寫圖片說明等初步整理工作并主動上交，而隨著時間的推移，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確，甚至丟失。

1.3 數(shù)碼照片檔案保管存在安全隱患

一是數(shù)碼照片易損，由于數(shù)碼照片數(shù)據(jù)的保存和使用完全依賴于計算機硬件、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件，因此任何電腦病毒、硬件故障、軟件升級、網(wǎng)絡(luò)傳輸過程等因素的影響，都容易導(dǎo)致出錯和誤操作，造成數(shù)據(jù)文件的破壞或丟失。二是數(shù)碼照片易改，目前數(shù)碼照相機常用存儲格式是JPEG，這種格式的圖像瀏覽和編輯都可以打開它，因此這種格式的圖片文件極易被修改，而且一般難以看出痕跡。三是數(shù)碼照片易轉(zhuǎn)，復(fù)制或者轉(zhuǎn)移數(shù)碼照片檔案等相關(guān)行為很難察覺，威脅到了照片的保密性；另外一個方面照片源頭不容易控制，且拍攝者自身保密意識較低，隨意地進行儲卡的拷貝，或者用非指定電腦來傳輸以及存儲照片，這些都在一定程度上影響著檔案的安全性。四是存儲設(shè)備不可靠，常用的光盤存儲存在著數(shù)據(jù)無法讀取等問題。

2 加強數(shù)碼照片檔案管理的方法和途徑

2.1 加大宣傳力度，提高對數(shù)碼照片檔案重要性的認識

一要大力宣傳《檔案法》、《照片檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，逐步引導(dǎo)廣大職工樹立起正確的照片檔案管理意識，尤其是要不斷提升領(lǐng)導(dǎo)層的照片檔案管理意識，從思想上切實把照片檔案作為一項重要的工作內(nèi)容來抓。二是善于抓住機遇，結(jié)合基層單位特色，以制作紀念畫冊、創(chuàng)建展廳為契機，大力宣傳數(shù)碼照片的價值和重要性，全面征集照片，提升照片檔案工作在整個單位內(nèi)的影響力，拉近了照片和職工的距離，使廣大員工了解照片檔案作用，充分認識照片檔案的重要性，增強全員數(shù)碼照片的檔案意識，使照片檔案的收集工作獲得各方面的支持。

2.2 加強管理，制定辦法，狠抓制度落實

要改變數(shù)碼照片檔案管理工作的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法是很有必要，根據(jù)已有的《數(shù)碼照片管理辦法》，不斷完善單位的照片檔案管理規(guī)范并制作流程，使照片檔案從歸檔范圍、收集方法、價值的鑒定、整理、歸檔到保管統(tǒng)計利用，每一個環(huán)節(jié)都有有章可循，讓所有職工對數(shù)碼照片檔案管理工作流程有明確的理解，提高對數(shù)碼檔案管理工作的配合程度，使之成為自覺。

2.3 加強檔案人員及拍攝人員專業(yè)技能培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平

信息技術(shù)是數(shù)碼照片檔案存在和發(fā)展的前提，數(shù)碼照片檔案既具有文件的特性信息，又是以數(shù)字信息為特點的文件。對數(shù)碼照片檔案的管理不僅涉及到著錄、整理等檔案業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)，而且還涉及到檔案管理軟件的應(yīng)用、圖片處理應(yīng)用等與計算機相關(guān)的專業(yè)知識，各單位要加強檔案人員繼續(xù)再教育，通過培訓(xùn)、交流、自學(xué)等方式不斷擴展其知識面，在加強對檔案業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)的同時，要增強檔案人員及拍攝人員對計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和攝影技術(shù)的掌握力度，使其能熟練地掌握計算機數(shù)據(jù)庫技術(shù)、圖片編輯軟件技術(shù)等，以確保數(shù)碼照片的安全性、完整性和真實性。

2.4 實現(xiàn)數(shù)碼照片檔案工作的數(shù)字化管理是數(shù)碼照片檔案科學(xué)化管理的有效途徑

隨著文件檔案一體化管理的日漸成熟，數(shù)碼照片檔案數(shù)字化是發(fā)展必然趨勢，是提高照片檔案工作科學(xué)化的必由之路。借助辦公自動化管理平臺，利用綜合檔案管理系統(tǒng)通過著錄功能將照片和數(shù)據(jù)庫掛接，建立信息的關(guān)聯(lián)性，具有“操作方便、立卷、檢索快捷、資源共享”特點，實現(xiàn)數(shù)碼照片檔案“收、管、存、用”各種功能，以服務(wù)廣大職工，是單位數(shù)碼照片檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目的。

2.5 全面出擊，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)

數(shù)碼照片檔案的收集是整個檔案管理工作的起點和基礎(chǔ)，收集工作的質(zhì)量高低直接影響到整個數(shù)碼照片檔案管理水平。由于數(shù)碼照片的形成方式更為隱蔽，接收的觸角更為廣泛，收集的內(nèi)容更多，相對傳統(tǒng)照片檔案收集也更為復(fù)雜。為了保證收集完整，檔案部門應(yīng)主動實現(xiàn)“等靠要”被動式收集向“走出去”開放式收集轉(zhuǎn)變，多管齊下，切實做到應(yīng)收盡收。一要明確收集范圍。檔案人員應(yīng)根據(jù)本單位照片檔案的形成規(guī)律和特點，確定本單位的檔案收集范圍。二要建立數(shù)碼照片收集制度，實施前端控制，檔案部門密切關(guān)注單位工作動態(tài)，要對預(yù)歸檔部門進行有針對性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使他們清楚自己的職責，清楚歸檔的范圍和要求。對于重大活動，檔案人員應(yīng)主動參與，跟蹤服務(wù)，全面了解檔案信息資源，提出管理要求，做到“提前介入，全程監(jiān)管”。三要明確收集時間。采用定期收集與隨時收集相結(jié)合。四要抓住重要環(huán)節(jié)。引導(dǎo)與控制照片檔案的流向，如領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)人員外出開會、調(diào)研、考察形成的照片和單位機構(gòu)調(diào)整、人員變動過程中會出現(xiàn)照片被經(jīng)辦人帶走的情況。五要點面結(jié)合，抓住重點部門和重點人員，對產(chǎn)生照片檔案較多的宣傳、生產(chǎn)一線、黨政工團等重點部門和重點個人，作為照片檔案收集工作的重點。

2.6 加強措施，確保數(shù)碼照片檔案安全

由于數(shù)碼照片數(shù)據(jù)的保存和使用完全依賴于計算機硬件、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件，因此任何電腦病毒、硬件故障、軟件升級、網(wǎng)絡(luò)傳輸過程等因素的影響，都容易導(dǎo)致出錯和誤操作，造成數(shù)據(jù)文件的破壞或丟失，為保證數(shù)碼數(shù)據(jù)的安全，需對其進行備份，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離線結(jié)合的方式實現(xiàn)多套備份，在線存儲著眼于應(yīng)用，離線存儲則側(cè)重于保存和備份。一是在綜合檔案管理軟件對數(shù)碼照片檔案進行在線備份；二是利用穩(wěn)定的載體光盤進行脫機備份，并按保管條件購買光盤專用柜進行儲存，為了防止圖像被修改，光盤只能采用只讀光盤，一次性寫入，還要做封盤處理；三是對于重要的和利用頻率高的數(shù)碼照片檔案沖印成紙質(zhì)照片實現(xiàn)雙套保存。同時，建立數(shù)碼照片檔案檢查制度，定期對數(shù)碼照片檔案讀取設(shè)備和相應(yīng)軟件進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，隨著系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴充，應(yīng)及時對歸檔的數(shù)碼進行數(shù)據(jù)遷移。

3 結(jié)束語

對于數(shù)碼照片檔案這特殊檔案的管理，只有通過不斷地探索，不斷總結(jié)合理、科學(xué)的管理模式，才能達到數(shù)碼照片檔案安全長效地管理。

參考文獻

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