城市規劃檔案管理方式創新探究

黎穎珊

摘 要：隨著我國社會經濟的不斷發展，城市化建設也在不斷加快，城市規劃的檔案管理工作對城市化建設的影響也越來越大。因此如何提高城市規劃檔案管理也逐漸受到研究者的關注。本文先論述了城市規劃檔案管理，又分析了在城市規劃檔案管理中存在的問題，并提出了促進城市規劃檔案管理發展的舉措。

關鍵詞：城市規劃；檔案管理；發展創新

城市規劃是一項系統性的工程，它具有專業性和技術性的特征。其涵蓋的內容非常廣泛。因此，城市規劃檔案的管理就需要具有保密性。然而，現有的城市規劃檔案管理還存在很大的缺陷，比如各項規章制度不完善，管理人員認識不到城市規劃檔案管理的重要性，機構設置不完善等。為了使城市規劃工作的順利進行，我們就需要不斷運用新的技術手段，探索出新的發展模式。

1 城市規劃檔案管理概述

一方面，城市規劃檔案具有客觀性，城市規劃檔案是施工單位的名稱、建筑工程方面的信息的依據和憑證，直接反映了建筑工程的各種情況，城市建筑的具體管理工作離不開城市規劃檔案這些基本依據。另一方面，城市規劃檔案具有法律性，城市規劃檔案的形成和管理主要是依據城市規劃法和其相關的法律法規。另外，城市規劃管理檔案具有廣泛性，城市規劃涉及到很多的環節，包括建筑物的報建、建筑單位的更名、建筑的裝修審批等，因此，城市規劃是一個系統的項目，這就意味著城市規劃檔案包含的內容非常廣泛。

2 城市規劃檔案的內容

城市規劃檔案的內容包括規劃編制成果類，具體有總體規劃、概念性規劃、城市設計等；工程審批類，具體有正式發證、臨時發證、規劃設計方案等；用地審批類。具體有發證、發函、規劃設計條件等；監督處罰類。

3 城市規劃檔案管理方式中存在的問題

3.1 城市規劃檔案管理人員專業素質有待提高

城市規劃檔案部分管理人員的管理理念落后，檔案員的專業素質也參差不齊，專業知識不扎實，他們只追求數量的完成，檔案的收集方法落后。同時，對于關鍵材料經常出現漏歸或少歸的情況，這樣就會制約城市規劃檔案的創新和發展。城市規劃檔案管理部門幾乎沒有對一些年齡較大的工作人員進行新技術的培訓，導致他們不能很好的運用新技術，這樣就使城市規劃檔案的管理效率降低。還有一些檔案管理人員專業知識不足，導致檔案缺乏完整性。

3.2 在城市規劃檔案上規章制度不完善

在改革開放和市場經濟的推動下，城市化進程不斷深入，但是其發展時間較短。隨著當今城市化進程的加速，之前的城市規劃檔案的規章制度已經無法滿足其需求。規章制度的不完善致使檔案管理工作人員責任心不強，管理意識淡薄，不能對檔案管理工作起到監視作用。即使一些單位有相應的規章制度，但是很多工作人員不遵循規章制度，僅僅憑借多年的管理經驗操作，這樣不斷循環下去，使年輕的檔案管理人員也不會按照規章制度操作，這些都是由于規章制度不完善造成的。

3.3 城市規劃檔案管理工作的硬件設施落后

檔案脹庫現象是城市規劃檔案管理部門中較為常見的問題，由于一些地區檔案經費的限制，使得相關部門不能建立專門的檔案室，而城市規劃檔案的數量較大、分類詳細，占用的空間大。因此，在實務工作中，相關部門就將城市規劃的檔案放在建設局或者文物局等，有的甚至完全交出了管理權，這樣就不利于產權登記查詢，也不能保證檔案管理工作的順利開展。

3.4 城市規劃檔案管理信息網絡建設不完善

隨著現代信息技術的發展，很多和城市規劃相關的文件都是以電子形式存在的，因此，檔案管理部門也應該改變管理方式。目前，很多檔案管理部門都以電子形式錄入檔案，以便進行迅速檢索。但是，檔案管理部門仍舊沒有實行網絡信息管理，這是由于專業技術人員的缺乏、經費的不足造成的。這就影響了檔案管理工作的順利進行。

4 城市規劃檔案管理的發展與創新

4.1 加強檔案管理優秀隊伍建設

管理人員綜合素質的提高對城市規劃檔案管理工作至關重要，因此，檔案管理部門要積極引進專業技術人才，不斷培養工作人員的專業素養。檔案管理人員需要不斷學習相關的專業知識，也要不斷提高自身的政治素養，時刻樹立為人民服務的意識。另外，領導人員也要結合實際情況，經常鼓勵檔案管理人員，以便激發他們的積極性，鼓勵他們要努力學習，不斷創新。以便培養出優秀的管理人才。

4.2 創新檔案管理部門的服務機制

城市規劃的檔案管理需要與城市的發展相一致，結合城市發展中出現的問題，需要創新檔案管理部門的服務機制。首先，檔案管理部門需要轉變服務思想，管理人員需要逐漸轉變為主動的服務人員，以便為城市規劃檔案的發展創造良好的環境。其次，檔案管理部門應該提高工作效率，在不違反操作原則的情況下，要盡量簡化中間的手續環節。積極為來訪人員做好引導工作，以防出現為客戶服務不周的問題，引發客戶的投訴。

4.3 在檔案管理中實行高效的管理方法

在檔案管理中不僅要將檔案材料進行分類管理，還要進行目標化管理。這樣有利于維護檔案的安全性和系統性。要逐漸把各項的管理細化、落實。把定性化的管理轉化為定量化的管理。另外，還需要將檔案管理工作的操作流程進一步細化和標準化，建立一套科學的管理流程，使各個環節都有章可循，還要分工明確，以便在出現差錯時可以追究相關工作人員的責任。同時，要把管理型的城市規劃檔案管理部門逐漸轉變為引導性和服務型的管理部門。

4.4 建立統一的檔案信息標準

由于每個省、市、縣都有自己的檔案管理標準，而這些標準和國家標準又不一致，這就導致檔案資源大量浪費，使全國性的檔案信息資源管理系統不能正常運行。從而嚴重制約了國家標準的執行力度。因此，應該加大國家標準的宣傳，使國家標準在各個地區都能夠有效的實施和開展。這樣就可以有效提高檔案信息化管理系統的質量，避免資源的浪費，從而也提高了檔案管理的效率。有助于城市規劃檔案管理的高效性，也有助于檔案資源的優化配置。

4.5 開發檔案管理智能化

智能化的軟件管理系統檔案信息數據庫建立的基礎，開發一套適合各個地區使用的智能化系統，可以節省一部分各個地方開發智能化系統的資金的重復投入。這個全國統一的智能化軟件管理系統可以 對全國的檔案進行統一管理，實現資源共享。使各個級別的檔案管理部門之間相互合作。以便使檔案資源更加科學和完整，為政府的城市規劃行政管理部門提供較大的支持。

5 結語

城市規劃檔案管理為現代化城市建設、規劃和管理提供了有效的決策依據，一個合理、科學、高效的城市規劃檔案管理發揮著重要的作用。一方面，可以對城市的規劃起到監督作用，另一方面，可以對城市建設進行全景展示。政府的相關部門以及城市規劃檔案管理部門需要不斷努力，不斷完善城市規劃檔案管理工作，以便促進城市化建設。

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